ترتيب الاولويات ستيفن كوفي

لقد تغير عالم العمل كثيرا منذ خمسينيات

القرن العشرين

، لكن بعض الأشياء بقيت على حالها، مثل Eisenhower Matrix وهي أداة طورها الرئيس دوايت دي أيزنهاور، الذي شغل منصب رئيس في الفترة من 1953 إلى 1961 ، وما زال إطارا مفيدا، وقد تم تسليط الضوء على هذه الأداة في كتاب

ستيفن كوفي

للأعمال الذي صدر في أواخر كتاب العادات السبع للأشخاص ذوي الكفاءة العالية، والذي نشر في عام 1989، وتتيح لك Eisenhower Matrix جدول أسبوعك وفقا لما هو الأكثر أهمية بالنسبة لك وماذا سيكون أفضل النتائج، وتم تقديمه كجزء من برنامج العادات الثلاث من السبع عادات للأشخاص الأكثر فعالية، ضع أول الأشياء أولا، وتم تصميمه لمساعدتك على أن تصبح مديرا ذاتيا أكثر فعالية .

من هو ستيفن كوفي

ولد ستيفن ريتشاردز كوفي في 24 أكتوبر ، 1932 وتوفي في 16 يوليو 2012، وكان مربيا أمريكيا ومؤلفا ورجل أعمال ورئيسيا، وكتابه الأكثر شعبية هو 7 عادات للناس الأكثر فعالية، وتشمل كتبه الأخرى First Things First ، والقيادة التي تركز على المبدأ ، و 7 Habits للعائلات عالية الفعالية، و العادة الثامنة، و The Leader In Me – كيف تكون المدارس والآباء حول العالم عظمة ملهمة ، وطفل واحد في كل مرة، وفي عام 1996 صنفتها

مجلة التايمز

واحدة من أكثر 25 شخصا نفوذا، وكان أستاذا في كلية جون إم هانتسمان للأعمال في جامعة ولاية يوتا وقت وفاته .

وكما ترون فإن المعيارين الرئيسيين اللذان تقوم بتقييمهما هما الأهمية الملحة، والأهمية تتطلب الأنشطة العاجلة عناية فورية، وتساهم ترتيب الأولويات في انجاز مهمتك وقيمك وأهدافك، وستحتاج إلى تركيز معظم طاقتك على الأنشطة المهمة ولكن غير الملحة، مثل الأنشطة التي تقع في الربع الثاني من المربع .

ترتيب ستيفن كوفي لتنظيم الوقت

وفقا لكوفي يتضمن الربع الثاني بناء العلاقات والاعتراف بالفرص الجديدة والتخطيط والوقاية، وستحتاج إلى البقاء خارج الربع الأول ، الذي يتم ملؤه أساسا بالأزمات، والربع الثالث الذي يتضمن الانقطاعات والاجتماعات غير الضرورية و Quadrant IV الذي يتضمن العمل الدؤوب والوقت مثابل الوقت .

يبدو الأمر سهلا بما يكفي، لكن المشكلة تكمن في أننا أكثر احتمالا للتعامل مع الأنشطة العاجلة، وبغض النظر عن أهميتها لأننا نستطيع رؤيتها مباشرة أمام وجوهنا، فكر في رسالة إلكترونية أو اتصال هاتفي ، أو لقاء زميلا في العمل، حيث كتب كوفي الأمور العاجلة عادة ما تكون مرئية، إنهم يضغطون علينا ويصرون على العمل، إن الأمور العاجلة غالبا ما تكون شائعة عند الآخرين، وعادة ما تكون أمامنا مباشرة، وغالبا نراها ممتعة وسهلة، لكن في كثير من الأحيان تكون الأمور العاجلة غير مهمة .

ومن ناحية أخرى ، فإن أنشطة الربع الثاني لا تكون لها نفس النتائج المباشرة ومن المحتمل أنك تنفق القليل من الوقت على الأشياء المهمة على المدى الطويل، ويعطي كوفي مثالا على كيفية تأثير الصراع بين الإلحاح والأهمية في الحياة الحقيقية، وقد طلب من مجموعة من مديري مراكز التسوق تحديد أحد التغييرات التي يمكنهم إجراؤها والتي سيكون لها تأثير هائل على نتائجهم، وقال جميع المديرين إنهم سيبنون علاقات شخصية مع مالكي المتاجر في مركز التسوق، ولسوء الحظ عندما ساعد كوفي المديرين في تحليل جداولهم اليومية، أدركوا أنهم كانوا ينفقون حوالي 5٪ من وقتهم على هذا النشاط الهام الربع الثاني، وهذا إلى حد كبير لأنهم كانوا مشغولين بمهام أخرى تبدو مهمة وهي ليست كذلك، مثل الاجتماعات و

المكالمات الهاتفية

.

وفي الوقت نفسه اصيب اصحاب المتاجر بمشاكل التوظيف والمخزون من بين قضايا أخرى، وكان ذلك بسبب الحد الأدنى من التدريب على الإدارة، وقرر المديرون أن يقوموا بقضاء حوالي ثلث وقتهم في بناء علاقات مع مالكي المتجر، ونتيجة لذلك يقول كوفي ارتفع عدد المديرين بنسبة 20٪، واكتسبوا المزيد من المستأجرين المحتملين بسبب زيادة المبيعات من قبل المتاجر في مركز التسوق، والفكرة الرئيسية هنا هي أنه في بعض الأحيان تحتاج إلى اتخاذ خطوة إلى الوراء حتى تتمكن من رؤية التباين بين كيفية قضاء وقتك وكيف تنفق وقتك، ثم يمكنك وضع خطة لضبط الجدول الزمني الخاص بك بحيث يمكنك تخصيص المزيد من الوقت والطاقة للأنشطة التي ستؤدي في الواقع إلى نتائج طويلة الأجل بدلا من النتائج التي ستنتج بعد خمس دقائق ولكن النتيجة ستكون بخسارة .

التحكم في مشاكلك عن طريق تنظيم أولوياتك

نتيجة لذلك يقول كوفي سوف ينتهي بك الأمر مع عدد أقل من أنشطة الربع الأول للتعامل مع أزماتك ومشاكلك، وسوف تتقلص إلى نسب يمكن التحكم فيها لأنك ستفكر في المستقبل وتعمل على الجذور، وتفعل الأشياء الوقائية التي تحافظ فيها على المواقف من التطور إلى أزمات في المقام الأول، وبالطبع ما لم تكن مديرا كبيرا ، سيكون من الصعب الضغط على القول بأنك لم تعد تظهر للاجتماعات التي تبدو غير مجدية، ولكن ما يمكنك فعله هو مقاومة الرغبة في الرد على رسائل

البريد الإلكتروني

والمكالمات الهاتفية وطلبات زملاء العمل بمجرد ظهورها، ويمكنك الرد عليها في وقت محدد في وقت لاحق من اليوم، وبعد ذلك يمكنك استخدام الوقت الذي توفره للتخطيط المسبق للمشاريع الكبيرة التي ستحدث فرقا لك وللفريق .

كيفية الاستفادة من ترتيب الأولويات لستيفن كوفي

1- الربع 4، غير عاجل وغير مهم، وقد يشمل ذلك تصفح الويب طائش، وكثرة تصفح القنوات .

2- الربع 3، عاجل وغير مهم، والأمثلة المفضلة لدي ، مثل المهام الأخرى العاجلة ولكن غير مهمة، أو المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني الذي يتعين عليك الرد عليه فورا .

3- الربع 2، غير عاجل وهام، ويمثل ذلك صحتك العامة، فهي أمر قد تعتبره غير مهم ، وقد لا ترى الحاجة الملحة للتعامل معه ولكن على المدى البعيد سوف تعلم أنه ذو أهمية، وهناك أشياء أخرى مهمة ولكنها ليست ملحة ضمن هذا الربع أيضا :

1- ممارسه الرياضة .

2- مراجعة مسار حياتك المهنية .

3- الحفاظ على العلاقات مع العائلة والأصدقاء .

4- الربع 1، عاجل وهام، ربما لا تكون عقلانية بالكامل ولكن على الأقل أولوياتها سليمة يكون لها الأولوية والأهمية مثل :

1- حالات الطوارئ العائلية .

2- مواعيد نهائية حقيقية وصعبة للمشاريع الهامة .