تحتاج المؤسسات و

الشركات الكبرى

إلى كتابة تقارير دائمًا لمعرفة آخر ما وصل إليه العمل ، فالتقرير يعد من أهم الوسائل التي تربط صاحب العمل بالموظفين ، و كتابة التقارير تحتاج إلى مهارات خاصة .

أهمية كتابة التقارير

– تمثل التقارير حلقة وصل هامة بين

صاحب العمل

و الموظفين ، حيث يتم كتابة التقرير من قبل الموظفين للتعبير عن آرائهم و مقترحاتهم لتطوير العمل ، و كيفية تحسين أداء الشركة أو المؤسسة و النهوض بها ، و يكون تقرير العمل عبارة عن قائمة أو عرض واضح بمعلومات معينة ، و حقائق و بيانات متعلقة بموضوع أو مشكلة أو طارئ ما .

– و يكون

التقرير

في ضوء تحليل منطقي واضح ، و يعرض فيه الموظف اقتراحات خاصة و توصيات معينة ، أو توجيهات تتماشى مع طبيعة نتائج التحليل ، أما أنواع تقارير العمل فإنها قد تكون إما شفهية ، أو لفظية ، أو تحريرية ، أو مكتوبة بالاستعانة بالوسائل المناسبة لإيضاحها و تحقيق الغاية منها بفعالية .

– و تعتبر التقارير هي مصدراً أساسياً للمعلومات القابلة للرجوع إليها في أي وقت ، و ركيزة أساسية للقرارات الهامة في الشركة ، و هذا الأمر الذي يجعل منها وسيلةً مساعدة أكثر من غيرها في فهم الحقائق ، و استيعاب وضع المؤسسة عند منحنيات معينة أو ظروف طارئة تعترضها .

كيفية كتابة التقارير

– في البداية يجب تحديد الغرض من مادة التقرير كخطوة أولى لكتابة تقرير ، ثم تحديد متلقي التقرير ، و طبيعة المعلومات المراد إضافتها ، و كيفية إضافتها بالشكل الذي يحقق الهدف منها ، و بعد كتابة جزء من مادة التقرير يتم مراجعة الأفكار التي يتضمنها التقرير ، و استنتاج الأفكار الرئيسة منها ، و ترتيبها بتسلسل منطقي .

– و بعد ذلك يتم المباشرة بكتابة المحتوى المراد عرضه ، و لكن يجب مراعاة عدة أمور ، منها أن يكون التقرير مركزاً لا يخرج عن غاية التقرير ، و متماسكاً الأجزاء ، و أفكاره المنظمة المدعومة بالثوابت و الحقائق اللازمة ليؤدي التقرير غرضه ، و عند الوصول للهيكل البنائي ، و الذي يعد وصف مختصر لمحتوى العرض بشكل منطقي و مرتب ، يجب مراعاة تناسق محتوياته ، و توازيها ، و تدرجها المنطقي ، و تقسيمها المناسب ، و ذلك من أجل مساعدة المتلقي على فهم و استيعاب ما سيعرض عليه ، و كذلك لمساعدة المرسل في صياغة موضوعه .

– و في النهاية عندما يصل الكاتب إلى مرحلة المراجعة و التدقيق ، و التي يفضل أن يقوم بها شخص مختص و ليس كاتب المحتوى الأصلي ، فيه يتم التركيز في هذه المرحلة على مراجعة الجمل و التأكد من سلامتها لغوياً ، و كذلك دون شك مراعاة علامات الترقيم ، و مراعاة مواضع النقط و الفواصل و غيرها ، و يُراعى أيضاً في هذا الخصوص توافق الأزمنة المستخدمة في الجملة الواحدة ، و مدى وضوح مقاطعها ، بحيث يحتوي كل مقطع على فكرة أساسية واحدة يتم ربطها ببعضها بأسلوب منظم و سلس باستخدام وسائل الربط اللغوية الملائمة .

المعاير الأساسية لكتابة تقرير

– تعد عملية كتابة التقارير من أدق عمليات الكتابة ، و ذلك لوجود بعض الأسس و المعايير التي يجب مراعتها عند كتابتها ، مثل : الفقرات ، و المفاهيم المتعارف عليها دولياً ، و التي لا يحقق التقرير الأهداف المنشودة منه بغيرها ، و على هذا الأساس تم تسليط التركيز المتزايد من قبل رجال

إدارة الأعمال

في المؤسسات الكبرى على فن كتابة هذه التقارير .

– و قد استحدثت لهذا الغرض عدة مدارس متخصصة تهدف بصورة رئيسية إلى البحث في مجال وسائل صياغة التقارير ، و معاينة أهدافها ، و جعلها أكثر قدرة على التأثير في الأفراد من خلال صياغة محتوى جيد و بدقة عالية بأسلوب علمي صحيح متبع في الكتابة و الاقتراحات العملية و الواقعية .

عناصر التقرير

1- صفحة العنوان ، و هي أولى صفحات التقرير ، و تساعد في معرفة المعلومات الأساسية التي يضمها التقرير ، و تشتمل على عنوان التقرير ، و اسم معد التقرير و وظيفته ، و اسم الجهة التي صدر منها هذا التقرير ، و تاريخ إصدار التقرير .

2-

الملخص

، و هو عبارة عن عناوين رئيسة لما يحتويه التقرير ، و ترتكز أهمية الملخص في أمرين ، و هما أن يعلم المخاطب إن كان بحاجة لقرءة هذا التقرير أم لا ، و أن يتعرف المخاطب المعلومات الأساسية في التقرير ، مثل : طبيعة القرارات ، و النتائج ، و التوصيات ، و بهذه المعلومات يكون قد اكتفى عن قراءة التقرير بأكمله .

3- جدول المحتويات ، و يهتم جدول المحتويات ، أو ما يُعرف بالفهرس ، بتحديد عدد صفحات كل قسم : من أي صفحة يبدأ و بأي صفحة ينتهي ، و يضم اسم كل فصل أو قسم، الفرعية والرئيسية .

4- قائمة الجداول ، و هي قائمة توضيحية تضم شرحاً للأشكال و الجداول التي ضمها التقرير ، و بعد ذلك تكون المقدمة و تتكون من ثلاثة عناصر رئيسة ، و هي موضوع التقرير ، و الهدف من التقرير ، و وحدود التقرير .

5- متن التقرير أو موضوع التقرير ، و يتكون من عدة أقسام و فصول ، يشرح كل فصل على حدة شرحاً مفصلاً .

6- الاستنتاجات و التوصيات ، و هي المعلومات التي يتم استخلاصها من التقرير ، و هو جزء لابد أن يجيب على جميع التساؤلات في التقرير ، و يكون مصدر هذه الإجابات من إجراءات العمل نفسها ، و في النهاية يتم كتابة التوصيات ، و هي الاقتراحات التي يوصى بها اعتماداً على ما تم تقديمه من حقائق في التقرير .