اسلوب صياغة الخطابات
نبذة عن الخطابات
الخطابات هى وسيلة هامة من وسائل التواصل التي استخدمها الانسان منذ عقود طويلة حيث أنها من أقدم وسائل التواصل التي عرفتها البشرية، وهناك نماذج قديمة لأقدم الخطابات في التاريخ والتي استخدمها الملوك والحكام فيما قبل.
ومع ظهور وسائل الاتصال الحديثة واستخدام الانترنت أصبح هناك وسائل أخرى للاتصال كالايميلات، ومع ذلك ما يزال البعض يستخدمون الخطابات وخاصة في المعاملات الرسمية بين الجهات الحكومية، حيث أنها وسيلة اتصال ملموسة تؤكد على حدوث الاتصال بين الطرفين، وفي هذه السطور نوضح اسلوب صياغة الخطابات الرسمية.
انواع الخطابات
هناك نوعين رئيسيين من الخطابات وهما:
الخطابات الرسمية
والتي دائمًا ما يكون لها نمط محدد وبرتوكول معين في طريقة الكتابة سنعرضه تاليًا، وتستخدم هذه الخطابات الرسمية في التعامل مع الجهات الرسمية أو الأعمال التجارية، أو فيما بين الأشخاص الذين لا تربطهم علاقات قوية.
الخطابات الغير رسمية هى الخطابات التي يتم تداولها بين الأهل والأصدقاء والأفراد التي تربطهم علاقات قوية وهذا النوع من الخطابات ليس لديه ضوابط أو قواعد قوية تؤثر على كاتب الخطاب عند كتابته مثل النوع الأول لذلك فإننا نستعرض معكم طريقة واسلوب كتابة الخطابات الرسمية.
اسلوب صياغة الخطابات
هناك نمط عام متفق عليه في كتابة الخطابات الرسمية التي يتم تداولها والعمل بها الجهات الرسمية في أغلب الأحوال وهذا النمط يعتمد على عدة أسس رئيسية لعل أهمها:
1- كتابة الخطابات الكترونيًا
على الرغم من أنه لا يوجد مانع رسمي من توجيه الخطابات المكتوبة بخط اليد إلى الجهات الحكومية إلا أنه من الأفضل أن يتم كتابة الخطابات الرسمية باستخدام الكومبيوتر وطباعتها واستخدامها فيما بعد، حيث تعطي الكتابة الالكترونية طابعًا احترافيًا للخطاب.
2-استخدام ورق ابيض
يعد ورق الطابعة الأبيض A4 هو الورق الأنسب والأكثر استخدامًا عند توجيه الخطابات الرسمية، لذلك من الأفضل أن يتم استخدام هذا النوع من الأوراق حيث يضفي وقارًا على الخطاب، وقديمًا كانت الأوراق المستخدمة ملونة باللون الأصفر حيث كان يتم استخدام جلود الأغنام للكتابة أما الآن فالورق الأبيض هو الخيار المثالي.
3-اختيار فونت مناسب للكتابة
ان الخطابات الرسمية ليست المكان المناسب لإظهار كاتب الخطاب مدى ابداعه، ولذلك عليه أن يستخدم فونت كتابة واضح وغير مزركش وسهل القراءة ويعد Times New Roman هو الخيار الأمثل لجميع الخطابات.
4- كتابة الخطاب بطريقة رسمية
يبدأ الخطاب باسم المؤسسة المرسلة أو الشخص الراسل وعنوانه أعلى يمين الصفحة، كما يجب إضافة اليوم والتاريخ وأسفل الإسم والعنوان، على أن يتم وضع كل بند من البنود السابقة – والمقصود بالبنود الاسم والعنوان – كل في سطر منفصل مع عدم ترك مسافة بين كل بند والآخر، وترك مسافة قبل التاريخ فقط.
عقب التاريخ يتم ترك سطر فارغ ويكتب اسم المرسل اليه بشكل رسمي مثل دكتور ___، واسم الجهة التي يعمل لديها، ثم يترك سطر فارغ ويبدأ الراسل في تحية المستلم عزيزي السيد _____، وفي حال عدم وجود شخص بعينه يتم وضع عبارة إلى من يهمه الأمر.
يتم ترك سطر فاصل ويبدأ الراسل في توجيه رسالته مباشرة مع استخدام كلمات وعبارات معبرة وواضحة وذلك في الفقرة الأولى، وتستكمل الفقرات التالية شرح ما ورد في الفقرة الأولى وإعطاء المرسل إليه المزيد من التفاصيل، ثم تأتي الفقرة الأخيرة لتعيد تحديد الهدف من الرسالة فإذا كان هناك طلب معين أو هناك حاجة لمتابعة الأمر بين الطرفين يجب توضيح ذلك في الفقرة الأخيرة بأسلوب مهذب وراقي، ويتم ختام الرسالة بمجاملة أو تحية مقتضبة، وفي النهاية يجب وضع توقيع المرسل واسمه.
نموذج لخطاب
اسم المرسل
عنوانه
التاريخ
اسم المرسل اليه
الجهة التي يعمل بها
السيد المحترم الدكتور ________
تحية طيبة وبعد
خطاب مكون من صفحة واحدة وحوالي 3-5 فقرات
تحياتي
الراسل
اسم الراسل