كيفية كتابة بريد إلكتروني لموظف في قسم الموارد البشرية

تقوم الشركات بتوظيف المتخصصين في الموارد البشرية للتعامل مع كل شيء بدءًا من كشوف المرتبات وقضايا السياسة إلى المظالم القانونية. إذا كان لديك سؤال قانوني أو بشأن سياسة الشركة ، أو مشكلة خطيرة مع أحد زملائك في العمل ، فقد تحتاج إلى الاتصال بممثل في قسم

الموارد البشرية

. قد تكون الموارد البشرية أيضًا أول قسم تقوم بالاتصال به في شركة معينة. إنها فكرة جيدة لبدء هذه المحادثة ببريد إلكتروني بسيط ، رسمي يعرف هذا الشخص بمشكلتك المحددة.

الخطوة الأولى كتابة وإرسال البريد الإلكتروني

حدد عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك إلى الشخص المناسب

تحقق من دليل الموارد البشرية وتعرف على ما إذا كان هناك شخص معين للتعامل مع نوع المشكلة التي تريد معالجتها. قد يكون هناك أيضًا نقطة اتصال مخصصة لقسمك في الشركة. إذا كنت قلقًا بشأن أن مشكلتك لن تؤخذ على محمل الجد ، يمكنك أيضًا التواصل مباشرةً مع رئيس الموارد البشرية.

اكتب سطر يحدد الموضوع مشيرا إلى الإجراء المطلوب

يساعد سطر الموضوع الواضح الذي يوضح مشكلتك ومستوى الأهمية الذي تخصصه الموارد البشرية في تحديد أولويات مشكلتك. إذا تركت هذا السطر فارغًا أو غير واضح ، فقد تختفي مراسلاتك في صندوق بريد شخص ما.

استخدم التحيات الرسمية في بداية بريدك الإلكتروني ونهايته

أنت بحاجة إلى تعيين وتيرة رسمية ومهنية في وقت مبكر في هذه المحادثة. سيساعد ذلك الموارد البشرية على معرفة أنك تعالج المشكلة على محمل الجد. حتى لو كنت تعرف الممثل شخصياً ، فتذكر أن هذا أسلوب احترافي ، وليس مجرد نقاش ودي.

اكتب محتوى واضحًا ومباشرًا ومحدّدًا

حافظ على جملك قصيرة ومحددة. لا تقدم مزيدًا من المعلومات عما هو ضروري ، لأنك لا ترغب في تعثر القارئ في

البريد الإلكتروني

. لا تدرج أي تفاصيل من شأنها إرباك الموارد البشرية بشأن مشكلتك.

صف المشكلة بدقة

اشرح طبيعة مشكلتك بالضبط. قدّم جدولاً زمنيًا لموعد بدء المشكلة . وضح ما إذا كنت تعتقد أن هذه مشكلة قانونية أو مشكلة يمكن أن تتعامل معها الشركة نفسها.

لاحظ ما إذا كان لديك وثائق عن مشكلتك

الموارد البشرية تريد أن تعرف على الفور كيفية معالجة المشاكل القانونية أو السياسية. قد تؤثر الوثائق الخاصة بك على استجابتها ، لأنها ستساعد في توضيح خطورة المشكلة والانعكاسات القانونية التي قد يواجهها موظف معين. اجعل الممثّل الخاص بك على علم بأي “دليل” موجود لديك في حوزتك ، واعرض تقديمه في اجتماع شخصي.

اطلب اجتماع شخصي

يساعدك الاجتماع الذي تجلس فيه وجهًا لوجه مع ممثلك في مناقشة المشكلة بالتفصيل. وسيتيح ذلك للممثل فرصة طرح أي أسئلة للمتابعة أو التوضيح. يعد بريدك الإلكتروني هو المكان المثالي لبدء جدولة الاجتماع المهم.

تعديل بريدك الإلكتروني بحثًا عن الأخطاء الإملائية والنحوية

معظم خدمات البريد الإلكتروني لديها خدمة التدقيق الإملائي. بعد ذلك ، اقرأ البريد الإلكتروني الخاص بك لاكتشاف الأخطاء النحوية والكلمات المفقودة وقضايا الوضوح.

الخطوة الثانية متابعة إرسال البريد الالكتروني

أشكر الموارد البشرية عن أي استجابة يرسلونها

أولاً ، أشكر الممثل على تخصيص بعض الوقت للنظر في قضيتك ، حيث سيؤدي ذلك على الفور إلى تعيين نغمة مجاملة في محادثتك. تأكد من الرد على أي استجابة ترسلها الموارد البشرية بسرعة. سيشير هذا إلى أنك لا تزال تشعر بالقلق إزاء المشكلة ، ويجب أن تبث أيضًا رغبتك في معالجتها عاجلاً وليس آجلاً.

نظّم أي مواد ضرورية لاجتماعك الشخصي

جهز نفسك للاجتماع عن طريق إنشاء مجلد ملف خاص يحتوي على أي مستندات تخطط لجلبها. إذا كان لديك سؤال حول السياسة ، فضع دليل الموظف مع السياسات المحددة التي تم وضع إشارة مرجعية عليها. سيساعد هذا الاجتماع على العمل بسلاسة بمجرد وصولك.

فكر في الاستعانة بمستشار قانوني إذا كنت تثير مشكلات قانونية

إذا كنت قلقًا بشأن حماية نفسك من أي أعمال قد تتخذها ضدك ، تحدث إلى محام. يمكنهم تزويدك بمعلومات حول حقوقك ، وقد تقرر تقديمهم إلى أي اجتماعات شخصية. قد ترغب في إبلاغ الموارد البشرية عن خططك لتوظيف محام إذا اخترت أن تسلك هذا الطريق.

أرسل رسالة إلكترونية مرة أخرى إذا انتظرت أسبوعًا دون استجابة

يعتبر الأسبوع بشكل عام مقدارًا مناسبًا من الوقت للانتظار قبل إرسال بريد إلكتروني للمتابعة. إذا كنت تتعامل مع مشكلة ملحة بشكل خاص ، فيمكنك إرسال متابعة بعد 24 ساعة. بدلاً من القلق من أنك تزعج ممثلك ، تذكر أن لديهم العديد من المسؤوليات. قد يحتاجون إلى تذكير بأنك واحد منهم.

الخطوة الثالثة اتخاذ قرار بشأن الاتصال بالموارد البشرية

حل المشكلة بنفسك إذا كنت تستطيع

إذا كانت لديك مشكلة بسيطة وغير قانونية لا تتعلق بسياسة الشركة ، فقد تتمكن من معالجتها بنفسك. إن أمكن ، ناقش المشكلة مع رئيسك أو زملائك في العمل لتحري المشكلة وإصلاحها. سوف تقدر الموارد البشرية معرفة أي خطوات اتخذتها للتوصل إلى حل قبل المجيء إليها.

راجع دليل الموظفين الخاص بك للتحقق من سياسات شركتك

قد تشعر أنك تواجه انتهاكًا لسياسة الشركة. قبل الاتصال بالموارد البشرية ، أعد قراءة السياسات المحددة التي لها علاقة بمشكلتك. يجب أن تكون قادرًا على ذكر هذه الأمثلة في أي مناقشات تجريها مع الموارد البشرية.

اتصل بالموارد البشرية فورًا إذا تعرضت لمضايقات في العمل

لا تتردد في التواصل معهم إذا كنت تعاني من أي نوع من أنواع التحرش اللفظي أو الجسدي أو الجنسي من أي مصدر في العمل. أنت محمي قانونيا من هذا النوع من السلوك ، والموارد البشرية ملزمة بمساعدتك وحمايتك.

اتصل بالموارد البشرية إذا كنت بحاجة إلى حماية حكومية

قد تنشأ حالات معينة في العمل تخولك بالحماية أو التعويض من الحكومة. على سبيل المثال ، إذا كنت مصابًا في العمل ، يمكن أن تساعدك الموارد البشرية في تنسيق تغطية نفقاتك الطبية.

اسأل الموارد البشرية للمساعدة في أماكن الإقامة الضرورية

يمكن أن تساعدك الموارد البشرية أيضًا على التعامل مع أي احتياجات فردية قد تكون لديك في العمل. يجب أن تتضمن بيئة عملك الموارد التي تتيح لك التمتع بنفس الفرص لتحقيق النجاح مثل أي موظف آخر.

تجنب الاتصال بالموارد البشرية للشكاوى الشخصية

تذكر أن الموارد البشرية تعمل لصالح الشركة أولاً ، لذا فهم ليسوا من الأشخاص الذين يريدون الذهاب إليهم إذا كنت تريد فقط التنفيس. على الرغم من أنه لا ينبغي لك مطلقًا تجنب الإبلاغ عن أي مواقف تجعلك تشعر بعدم الارتياح أو التمييز ضدك ، فكن حريصًا على التمييز بين المشكلات التي قد تكون مجرد مشاكل مزعجة أو أكثر خطورة وأكثر خطورة.