لا تخلو الشركات و المؤسسات الكبرى من وجود سكرتارية بها ، و ذلك يرجع للدور الهام و الفعال التي تقوم به السكرتارية من أجل إدارة و رعاية شؤون الهيئة التي تعمل بها ، فالسكرتير هو الشخص الذي يعمل على مساعدة مديره في تنظيم العمل ، و لكي يكون الشخص مؤهلًا للحصول على وظيفة السكرتارية التنفيذية يجب أن يكون صاحب مؤهل عالٍ و يكون حاصل على شهادة دراسية أو دورة في

أعمال السكرتارية

التنفيذية لكي يكون قادرًا على إنجاز مهامه .

مهام و واجبات السكرتير التنفيذي :

1- يقوم السكرتير التنفيذي باستلام البريد اليومي و العمل على فرزه ، و أخذ صور من البريد ، و بعد ذلك يقوم بعرضه على المدير المسؤول في الشركة أو المؤسسة ، و بعد ذلك يقوم المدير بإرسال البريد للموظفين و يقوم بتوزيعه عليهم حسب اختصاص كلا منهم ، بالإضافة إلى ذلك فالسكرتير هو المسؤول عن حفظ البريد ، و القيام بعملية تسجيل البريد الوارد و الصادر .

2- يقوم السكرتير التنفيذي بالاهتمام بمتابعة الاتصالات الهاتفية على مدار اليوم ، و يقوم بتدوين العناوين و أرقام الهواتف الخاصة بالعملاء و من يقوم بالاتصال بالشركة ، ففي الشركات الكبرى يقوم السكرتير بالرد على المكالمات الهاتفية و يستفسر من المتصل عن اسمه و الهدف من اتصاله بالشركة ، و إذا كان الاتصال لمدير الشركة ففي هذه الحالة يقوم السكرتير بتحويله للهاتف الخاص بالمدير .

3- يعمل السكرتير على إعداد المراسلات ، و ذلك لأن من مهامه الأساسية أن يقوم بتحرير الموضوع الخاص بالمراسلات و يعمل على إرسالها للمديرلكي يقوم بالموافقة عليها ، و يعمل السكرتير أيضًا على تصميم و تجهيز طلبات الإجازات و المغادرات ، و المذكرات الداخلية ، و التقارير اليومية و الشهرية الخاصة بالشركة .

4- يعمل السكرتير على تنظيم مواعيد زيارات و اتصالات العملاء لمدير الشركة ، و ذلك عن طريق تسجيل أسماء الأشخاص الذين يطلبون مقابلة المدير و تسجيل أرقام هواتفهم ، و بعد ذلك يقوم بعرضها على مديره ليعمل على ترتيب الأوقات المناسبة له لتلك الزيارات .

5- يعمل السكرتير على ترتيب أوقات الاجتماعات التي يقوم المدير بعقدها ، بالغضافة إلى ذلك فهو يعمل على متابعة تجهيز غرفة الاجتماعات ، و إذا لم يكن الاجتماع في مقر الشركة يقوم بحجز قاعة في أحد الفنادق أو غيرها من الأماكن المناسبة ، ويقوم أيضًا بمتابعة عملية توجيه الدعوة للمشاركين للحضور إلى الاجتماع ، و يكون السكرتير في استقبال الأشخاص المدعوين للاجتماع ، و يمكننا أن نرى السكرتير دائمًا يجلس على يمين المدير ، و هذا من أجل سهولة تدوين ما يتم قوله في الاجتماع و ملاحظات المدير و البنود التي يتم الاتفاق عليها .

6- يقوم السكرتير بمتابعة سفريات المدير و تنقلاته ، و ذلك من حلال توجيه اهتمامه بجمع المعلومات التي تتعلق بموضوع سفر المدير ، و أيضًا يقوم بحجز التذكرة و تجهيز ملف العمل الذي سوف يقوم المدير بمناقشته خلال رحلته ، و أيضًا يقوم المدير بالتواصل مع الجهة التي سوف يسافر المدير لها و يخبرهم بموعد وصوله ، و هو أيضًا المسؤول عن الاتصال بالجهات الأخرى في حالة إلغاء السفر و الاعتذار نيابة عن المدير .

7- يعمل السكرتير التنفيذي على تحضير غرفة الملفات الخاصة بالشركة و ذلك من خلال اهتمامه بترتيب و حفظ الملفات و الأوراق الخاصة بالعمل داخل خزائن الملفات الخاصة .

8- يعمل السكرتير التنفيذي على تنظيم متطلبات الشركة و الموظفين العاملين فيه ، و أيضًا يقوم بمتابعة

أعمال الصيانة

و ملاحظة الأعطال التي قد تحدث في الأجهزة المكتبية كالحاسوب و المكيفات .