خطاب الشكر هو أحد وسائل التواصل الغير المباشر التي يتم استخدامها لأغراض عديدة و مختلفة و بطرق متعددة إما من خلال الرسائل المعتادة الورقية أو عن طريق البريد الالكتروني ، و يكون متلقي الرسالة فرد محدد أو أحدى الجهات الرسمية ، و هناك نوعان من خطاب

الشكر

و هما : خطاب الشكر الرسمي و خطاب الشكر الشخصي ، و سيكون حديثنا في هذا المقال عن خطاب الشكر الرسمي .

خطوات كتابة خطاب الشكر الرسمي :

– كتابة مقدمة للخطاب :

هي التي يتم كتابتها في بداية

الخطاب

، و يتم اولاً البدء من خلال ترك مسافة بمقدار كلمة واحدة ثم بعد ذلك يتم كتابة ( إلى ) ثم إسم الشخص الذي من المفترض أن يتم إرسال ذلك الخطاب إليه ، و يجب أن تكون صيغة الرسالة رسمية تتناسب مع مكانة هذا الشخص فمثلاً يُمكن تلقيبه بالسيد أو السيدة أو حضرة الأستاذ و هكذا

بعد الانتهاء من كتابة الإسم يتم كتابة جملة ( تحية طيبة و بعد ) و يتلو هذه الجملة رسالة الشكر المرغوبة ، و يُمكن أن يتم البدء في مقدمة موضوع الرسالة بجملة ( أود شكر سيادتكم على مجهوداتكم العظيمة في .. ) ، و بعد أن يتم الانتهاء من ذكر عنوان الموضوع المرغوب و الهدف من كتابة هذه الرسالة ، فيتم البدء في الخطوة التالية و هي كتابة محتوى الرسالة .

– كتابة محتوى الخطاب :

يشتمل محتوى الخطاب على موضوع الرسالة بطريقة تفصيلية أكثر ، و لكن يجب تجنب المماطلة بشكل لا داعي فيه ، كما يجب أن يتم كتابة الرسالة بأسلوب الثناء و المدح و إظهار التقدير للشخص الذي سيستقبل هذه الرسالة ، و ذلك من خلال الاستعانة ببعض الكلمات الجذابة و المصطلحات الإيجابية المختلفة .

يجب مراعاة المصداقية الشديدة في الرسالة ، حيث يُفضل تجنب المبالغات و ذكر أشياء لم يقم الشخص المتلقي بفعلها على الإطلاق و التي لا تتناسب معه ، حيث كلما كانت الرسالة متوافقة مع الشخص المرسل إليه فإنها تتلقى قبولاً أفضل و تفهُّم من الشخص ، كما أنها تكون دليلاً على شخصية المُرسِل الأمينة و تقديره لأهمية المتلقي .

– كتابة خاتمة الخطاب :

يجب أن تحتوي خاتمة الرسالة على مجموعة من الكلمات التي تدل على تمني النجاح و التقدُّم للجهة الرسمية أو للشخص المتلقي ، و من الممكن الدعاء لهم بالنجاح و إنجاز تطورات عديدة في مجالهم ، و لكن يجب مراعاة أن لا تكون الخاتمة كبيرة أكثر من اللازم ، حيث يجب أن لا تزيد عن سطرين أو ثلاثة ، و في النهاية يتم كتابة إسم المُرسِل و تاريخ إرسال الخطاب .

نصائح هامة عند كتابة خطاب الشكر :

– الالتزام باللغة الفصحى :

يجب الحرص على أن يتم كتابة

الرسالة

باللغة العربية الفصحى و الرسمية ، كما يجب الاهتمام كثيراً بجميع النقاط الخاصة باللغة مثل الأسلوب النحوي و علامات الترقيم و غيرها ، و ذلك لأن الرسالة يجب أن تكون متكاملة و خالية من الأخطاء و بعيدة تماماً عن الركاكة ، و لابد من تجنُّب ذكر أي كلمة عامية أو رموز غير واضحة يُمكن أن يصعب فهمها .

– عدم الإطالة و التكرار :

يعتبر هذا الأمر من أساسيات كتابة رسالة الشكر ، حيث يجب الابتعاد تماماً عن التكرار الغير ضروري للكلمات المختلفة حتى إذا كانت هذه الكلمات تحتوي على الشكر و الثناء ، حيث يعمل هذا التكرار على بعث الملل على المتلقي و جعل الرسالة ركيكة و غير قوية ، و يجب أن تكون الرسالة مختصرة إلى حد كبير كما لابد من اختيار كلمات متنوعة من المدح و الثناء .

– مراجعة الخطاب قبل إرساله :

يجب أن يتم التأكد من خلو الخطاب من أي أخطاء إملائية قبل أن يتم إرساله ، لذلك من الضروري أن يتم قراءة الرسالة بشكل دقيق بعد الانتهاء من الكتابة و التأكد من أنها لا تحتوي على الأخطاء التي ذكرناها في النقاط السابقة ، و بعد الاطمئنان على كل هذه الأمور يتم على الفور إرسال الخطاب .