نظام المعلومات ، هو بيئة تحتوي على عدد من العناصر التي تتفاعل فيما بينها مع المحيط ، وذلك بهدف جمع البيانات ومعالجتها حاسوبيًا ، وإنتاج وبث المعلومات لمن يحتاجها من أجل صناعة القرارات ، وعلى الرغم من وجود اتفاق مشترك حول تعريف مصطلح نظم المعلومات Information system ، إلا أن هنالك تعريف عام لما يعينه المصطلح ويتبين من التعريف:

أنه كيان قائم بذاته ، ويتألف من عدد من العناصر هي الأفراد سواء اختصاصي أنظمة المعلومات أو الحاسوب والمستخدمين النهائيين للنظام ، والمنظومات ، وتتكون من جانبين ، هما الجانب المادي الهارد وير ، والجانب البرمجي السوفيت وير ، وأيضًا ومنظومات الاتصال ، مثل الهاتف التلكس والتلفاكس و

الأقمار الصناعية

، والإجراءات والأساليب الأخرى ، التي تحكم النظم وتديرها من معدات وآلات الطابعة وأجهزة التسجيل وغيرها.

والهدف الرئيس لنظم المعلومات ، وهو جمع المعلومات ومعالجتها وإنتاج وبث المعلومات ، ودراسة الشبكات التكميلية التي يستخدمها الجمهور والمنظمات بهدف جمع البيانات وتصفيتها ومعالجتها ، و بشكل عام فإن نظم المعلومات مجموعة من المكونات التي تتفاعل لإنتاج المعلومات ، حتى أصبحت نظم المعلومات ، هي العمود الفقري لمعظم المنظمات كالبنوك ، والحكومات ، ومتاجر البيع ، والتعليم والرعاية الصحية ، والشركات الكبرى والمصانع وشركات الاتصالات ووكالات السفر ، وحتى في النظم الجغرافية.

وتسمى المعلومات التي تنتجها نظم المعلومات بالمعلومات الرسمية ، و تكون عبارة عن مجموعة من التشريعات والقوانين والأحكام والتعليمات ، والقرارات التي تحكم وتنظم علم المعلومات ، و بالتالي تكون المعلومات الرسمية هي المصدر الرئيس لصناعة القرار، في حالة عدم توافرها ، يلجأ صاحب القرار لتحصيل المعلومات من زملاء العمل والأصدقاء والأفراد من حوله ، دون دقة في المعالجة والجمع.

و يوجد العديد من أنظمة المعلومات مثل نظم المعلومات الحاسوبية ، ونظم المعلومات الإدارية ، ونظم المعلومات الجغرافية ، ونظم المعلومات الاسترجاعية ، ونظم البحث والمقارنة .. ، و بشكل عام تكون نظم المعلومات ، مجموعة من العناصر المترابطة ، و التي تعمل معًا ، لجمع ومعالجة وتخزين ونشر المعلومات من أجل دعم القرار والتنسيق والحكم والتحليل وإطفاء الطابع الواقعي على المنظمة.

أولًا المفاهيم الأساسية لنظم المعلومات:

هنالك العديد من المجالات والحقول العلمية ، التي تستخدم مصطلح نظم أو نظام ، لذلك ما هو النظام :

النظام system :

هو مجموعة من العناصر المترابطة والمتداخلة ، ويمكن التعرف على العديد من النظم في حقول العلوم البايولوجية ، والفيزيائية ، والتكنولوجية ، والمجتمعات الإنسانية ، أما التعريف العملياتي للنظم فهو :

مجموعة من الأجزاء المترابطة ، التي تتفاعل مع البيئة ، ومع بعضها البعض لتحقيق هدف ما ، و عن طريق قبول المدخلات وإنتاج المخرجات من خلال إجراء تحويلي منظم ، ويتحول النظام لثلاث أجزاء متفاعلة رئيسية هم:

المدخلات :

وهي تتعلق باستحصال وتجميع العناصر التي تدخل إلى النظام ، ولكي يتم معالجتها سواء كانت بيانات ومعلومات ، أو حتى جهود بشرية ، و موراد ، و طاقة ، و مواد خام .

المعالجة :

وهي مجموعة عمليات تحويلية ، يتم من خلالها تحويل المدخلات إلى مخرجات ، مثل العمليات التصنيعية ، والحسابات التي تجري على البيانات ، في عملية المعالجة ، وهي التي تجعل للبيانات معنى ، وقابلة لاستخدام بشكل أفضل ، وتحويلها إلى معلومات.

المخرجات :

والتي تتعلق بنقل العناصر التي تم انتاجها ، من خلال عمليات التحويل ، إلى الجهات التي تحتاجها ، مثل المنتجات النهائية والخدمات البشرية ، والمعلومات الإدارية وتنقل بالتبعية إلى مستخدميها.

نظرة على تاريخ نظم المعلومات:

كانت النظرة الكلاسيكية لنظم المعلومات الموجودة في الثمانينات ، هي النظم التي تعكس التسلسل الهرمي للمنظمة ، وتكون المعالجة في قاعدة الهرم ، ثم تليها

نظم المعلومات الإدارية

، ثم دعم نظم القرار ، ثم تنتهي للمعلومات التنفيذية ، كان علم نظم المعلومات ، من ضمن فروع علم الحاسوب ، حتى تم تضمين تقنية المعلومات بشكل كبير.

ومن أنواع نظم المعلومات التي برزت على الساحة المعلوماتية ، كانت

نظم المعلومات الجغرافية

، فقد ساعدت نظم المعلومات الجغرافية في حل الكثير من المشكلات الخاصة بتنظيم المعلومات ، من خلال الاستعانة بالحاسوب وربط ذلك من منظور جغرافي.

لعل الظهور الأول لمصطلح نظم المعلومات الجغرافية كان عام 1963 من قبل الحكومة الكندية، لتطوير نظام رقمي لمعالجة خرائط الموارد الطبيعية ، في كندا ، وفي عام 1970 م تم عقد أول مؤتمر في نظم المعلومات الجغرافية من قبل الاتحاد الدولي للجغرافيين .

ويمكن تعريف ذلك من خلال إدخال وتخزين وتحليل وإخراج البيانات الجغرافية ، وهي نمط تطبيقي لمعالجة وتحليل المعلومات ، ويعتمد على الكفاءة البشرية والتقنيات الحديثة، في نفس التوقيت ظهرت نظم المعلومات الإدارية ، من أجل المساهمة في رفع كفاءة المنظمات ، والهيئات الحكومية وتكون عناصرها البرمجيات والماديات والأفراد.

ثانيًا فعاليات نظام المعلومات :

أولًا ادخال موارد البيانات :

يتم استحصال البيانات الخاصة ، بعمليات المنظمة والأحداث الأخرى ثم إعادة المعالجة ، وذلك من خلال إدخال البيانات وتسجيلها ثم تحريرها ، ثم يقوم المستخدمون النهائيون بتسجيل البيانات ، حول العلميات على أوساط معينة ، من ثم إدخالها إلى الحاسوب .

ثانيًا معالجة البيانات إلى معلومات :

و تتم معالجة البيانات بفعاليات مثل الحساب والمقارنة والترتيب والتصنيف والاختصار ، وتحويلها إلى معلومات لمستخدم أخر .

ثالثًا إخراج منتجات المعلومات :

تنقل المعلومات بمختلف شكلها ونوعها إلى المستخدمين الآخرين، من أجل إنتاج منتجات ملائمة للمستفيد ، لتحسين الأداء المهني والشخصي للمجتمع والمنظمة.

رابعًا خزن البيانات والنموذج ومصادر المعرفة :

و الخزن ، ” هو وحدة رئيسية من وحدات نظم المعلومات ” ، ووظيفتها حفظ وتخزين المعلومات بصورة منظمة من أجل الاستخدام المستقبلي لها .

وتكون المعلومات والبيانات هى المواد التنظيمية فائقة الأهمية ، ويمكن تخزين نظم المعلومات في عدة أشكال رئيسية :

1- قواعد البيانات.

2- قواعد النماذج تعتمد على الأساليب التحليلية .

3- قواعد المعرفة تحتوي على حقائق وقواعد خاصة.

ما هي موارد نظام المعلومات:

تحتوي نظم المعلومات على أربعة موارد أساسية هي البرمجيات والماديات والأفراد والبيانات :

1- الماديات:

و تشمل جميع المعدات والمواد المستخدمة في معالجة البيانات ، مثل الحاسوب والآلات وأدوات الطباعة وشبكة الاتصال والمحطات .

2- البرمجيات :

و لا تشمل البرامج فقط ، و لكنه يشمل برمجيات المنظومة ، مثل نظم التشغيل والبرامجيات التطبيقية ، وهي البرامج التي تعالج البيانات في الحاسوب .

3- الأفراد :

هنالك حاجة للأفراد من أجل جمع و تشغيل جميع أنظمة المعلومات ، مثل الاختصاصيين هم من يصممون نظم المعلومات والمبرمجين والمحليين وأيضًا المستخدمون النهائيين وهم الأفراد الذين يستخدمون نظم المعلومات .

4-البيانات :

وهي المواد الخام لنظم المعلومات ، والتي يتم تخزينها في قواعد البيانات، وقواعد المعرفة .

بات استخدام نظم المعلومات اليوم ، في كل الشركات ، والمنظمات والمؤسسات الحكومية والتعليمية ، فهي العصب الرئيس الذي يغذي تلك المؤسسات، ويقدم لها الرقي والتقدم ، من أجل اتخاذ القرارات السليمة ، التي تصب في مصلحة المنظمة أو الشركة أو المجتمع ككل.