تُشير العمليات التجارية الى جميع الأنشطة التي يقوم بها الموظفين بشكل يومي و ذلك من اجل تحقيق أهداف المنظمة، هذه العمليات تعتبر بمثابة تقرير لإنجازات الشركة من أجل تحقيق هدف معين.

العملية التجارية تشتمل على أي اختلافات أو استثناءات تحدث فيها. ولا يمكن أن يتم فهم طريقة تحليل العملية التجارية الا اذا تعرفنا على طريقة انشاء العملية.

كيفية انشاء العمليات التجارية

يقوم المدير في البداية بتحليل العمليات التجارية من أجل معرفة طريقة سير عمل ما، فبعد أن يقوم المدير بالتحليل للعملية الحالية، تُقرر الإدارة عمل أية تغييرات تراها من اجل أن تحسن من العملية الحالية، وهذا التحسي يساعد بدوره في توقير وقت وتكاليف الشركة و الوصول الى رغبات العملاء وتحقيقها من خلال تقديم خدمة أو خلق منتج عليه طلب من قاعدة كبيرة من العملاء.
لابد من تحديد لان نطاق كل عملية تجارية يشير إلى سعتها.
يجب تحديد النتيجة المرغوبة.
تحديد العملية يسهل كثيرًا من تحليلها و تحسينها فالعملية التجارية ليست شيئًا واحدًا فقط ولكن العمليات الفرعية أيضًا موجودة بداخل العملية.
يتم توثيق العملية التجارية و تحديد الأقسام في العمليات التجارية وأيضًا أية مدخلات ومخرجات.
يجب كتابة أية استثناءات لكل عملية، فيجب مثلا ادخال أي خصومات كبيرة بشكل يدوي من أجل عمل فواتير دقيقة.
التفكير في نوع كل عملية قد قمت بإنشائها، فيمكنك عمل التحليل للعملية وإجراء التحسينات اللازمة.
لابد من الاهتمام بعمل عمليات التشغيل لدميع المهام التي تتم بشكل يومي بحيث تتمكن من انهائها بشكل سريع.
لابد من عمل تحليل للعمليات التجارية من أجل اكتشاف القصور و الاخطاء و النواقص.
اذا كان تصحيح الاخطاء يستغرق منك وقتًا طويلا وتجد ان العمل تراكم بشكل كبير فاعلم أن هناك شيئا خاطئاً في العملية.
ستجد في نهاية الامر مجموعة من المشكلات قد ظهرت لك وبناء على هذه المشكلات التي تُحددها، سوف تقرر أي العمليات التي تحتاج إلى تحسين، ولابد من أ تقوم بالبدء بالعملية التي لها تأثير كبير على عمليتك.

تحليل العملية التجارية

في البداية لابد من التحدث مع الموظفين القائمين على العملية بشكل رئيسي، ويتم هذا الامر بمجرد أن تقوم بتحديد أية عملية تحتاج الى تحسين أو اصلاح، و لابد من مناقشتها مع المسئولين عن تنفيذها واجعل كل منهم يقترح أية تحسينات قد يراها مناسبة ولماذا والنتائج المترتبة على تنفيذ الاقتراح.
قم بتحديد المدخلات التي يلزم عملها من أجل تنفيذ كل عملية ومن أين يمكنك الحصول على كل مدخل.
قم بعمل اجتماعات مع القائمين على العمليات واطلب منهم حلول مقترحة لعلاج أوجه القصور التي قد اكتشفها الموظفين، من خلال تنظيم لقاءات عصف ذهني من أجل العثور على تحسينات للعمليات، فالعملية الواحدة يدخل فيها أكثر من قسم في مشروعك.
المعلومات التي تتلقاها يجب عمل ملخص واضح وشامل لها ويتم توزيعه على المشاركين في العملية سواء من تم اجراء مقابلة معهم أو من لم يتم اجراء مقابلة معهم و قبل ا ينصرف الجميع لابد من طلب تقييم منهم وسوف تلاحظ اضافة توجيهات جديدة لتحليلك.
ان لم تكن المعلومات التي توفرت لديك من المشاركين في العملية توضح لك سير العملية وفيم تستخدم فأعلم انك تسير في طريق خاطئ.
إجراء التغييرات على العملية التجارية يعتبر امرًا أساسيًا لا يجب الإغفال عنه نهائيًا لأن هذه التغيرات قد توفر لك في الوقت والتكاليف وتجعل العملية أبسط وأسهل و تحسن من تقديم الخدمات إلى العملاء.
عمل المخططات لكل العمليات التجارية لكي يمكنك من وضع تصور للعملية التجارية، و يمكنك استخدام المستندات التي تم استخلاصها من اللقاءات حول العملية في عمل المخططات ولا بد أن يشتمل المخطط على جميع الخطوات اللازمة لكي تتم العمليات التجارية.
يتم إعداد المخطط بطريقتين إما بشكل يدوي أو باستخدام الكمبيوتر و التقنيات اللازمة المتطورة، و المخطط الانسيابي يعتبر بمثابة أداة دقيقة لكي يمكنك رؤية العملية التجارية بوضوح أمامك، والذي يترتب على ذلك تحديد وإصلاح القصور بشكل بسيط و يسير.
الخطوة الاخيرة و الهامة جدا هي بمجرد الانتهاء من إجراء التغييرات على العمليات التجارية، يجب أن تقوم بمراجعة النتائج والنظر في التحسينات هل تمت كما كان متوقع أم لا، فإن كانت الإجابة هي لا، فيجب أن تعيد عملية تحليل العملية مرة أخرى و تحدد الأجزاء التي تحتاج إلى تحسين.