الرسالة الإدارية و خصائصها
تعتبر الرسائل الإدارية ذات أهمية كبيرة بالنسبة للشركات و المؤسسات اذا أنها تسهم في إنجاز الأعمال و تبادل الأفكار ،و الآراء بين الموظفين داخل الشركات و تسير العمل الإداري بالشكل الذي يحافظ على الوقت و الجهد ،و يسهم في انجاز مصالح العمل بشكل سريع ،و خلال السطور التالية لهذه المقالة سوف نتعرف على مفهوم الرسالة الإدارية ،و خصائصها ،و عناصرها فقط تفضل عزيزي القارئ بالمتابعة .
أولاً ما هي الرسالة الإدارية
..؟
تعرف الرسالة الإدارية بأنها من أهم أنواع الرسائل التي تأخذ طابعاً رسمياً حيث يقوم موظف ما أو جهة إدارية ما بأرسالها ذلك من أجل غرض محدد مثلاً كالإستعلام عن شيء ما بشأن العمل أو تنفيذ أمر ما .
فوائد الرسائل الإدارية
تعتبر الرسائل الإدارية ذات أهمية كبيرة اذ يعتمد عليها في تحقيق مجموعة من الأغراض الحيوية من أبرزها الآتي :
* التواصل بين الأفراد العاملين أو الموظفين بمختلف القطاعات سواء الحكومية أو الغير الحكومية ،و كذلك التخاطب بين القطاعات و بعضها فيما يتعلق بأمور العمل و التي قد تتمثل في الدعوة لحضور الإجتماعات ،و الندوات و الدورات التدريبة أو الطلب لتنفيذ أمر ما .
* تتغلب الرسائل الإدارية على الحواجز و المسافات مما يحفظ الوقت و الجهد .
* يمكن الإعتماد على الرسائل الإدارية كمستندات قانونية وذلك خلال وضع ما أو مشكلة ما .
* يستفاد من الرسائل الإدارية في تبادل الأفكار ،و الآراء بين الأفراد بعضهم البعض .
* تسهم في تسيير العمل الإداري ،و انجازه بالشكل الذي لا يعطل مصالح المنشأة و العملاء .
أقرأ :
التقارير الإدارية وقواعد كتابتها
سمات الرسائل الادارية
تتميز الرسالة الإدارية بمجموعة من الخصائص و السمات من الممكن إيجازها في النقاط التالية :
* الإلتزام بالدقة ،و حسن اختيار الألفاظ .
* بساطة المعاني و عدم الغموض و التعقيد .
* خالية من عبارات الشكر ،و الثناء ،و المجاملات ،و تتحدث في صميم الموضوع .
* تمتاز بالتسلسل و المنظقية فكل فقرة من فقرات الرسائل الإدارية تؤدي إلى الفقرة الآخرى .
* تعتمد بشكل جوهري على الألفاظ الإدارية .
* يعتمد أسلوب الرسالة على الإقناع بعيداً عن المشاعر و العواطف .
*يوجد بها أدق التفاصيل كالتواريخ ،و الزمان ،و المكان ،و أسماء الأشخاص .
خطوات وعناصر الرسائل الإدارية
يجب أن تحتوي الرسالة الإدارية على مجموعة أساسية من العناصر ،و هي كالتالي :
– أولاً بداية الرسالة :
خير ما نبدأ به كافة أعمالنا ،و الرسائل الإدارية البسملة ( بسم الله الرحمن الرحيم ) ،و يتم كتابتها تحديداً بمنتصف بداية صفحة الرسالة .
– ثانياً التاريخ :
في هذه الخطوة يجب أن تحتوي الرسالة الإدارية على تاريخ ،و في الغالب يكون مكانه بأعلى يمين صفحة الرسالة .
– ثالثاً المرسل إليه :
يتم هنا ذكر اسم و لقب الشخص الذي سيتم ارسال الرسالة إليه ،و هو المرسل إليه .
– رابعاً التحية : توجيه التحية للمرسل إليه ،و في الغالب تكون التحية تحية الإسلام ،و هي ( السلام عليكم ورحمة الله و بركاته ) و هناك شكل آخر للتحية ،و هو كتابة هذه العبارة ( تحية طيبة وبعد )
– خامساً مضمون الرسالة :
و هذا يعني البدء في كتابة موضوع الرسالة و يجب أن يكون الموضوع شامل كافة المعلومات التي يريد توصيلها ،و إبلاغها للمرسل إليه دون غموض أو تعقيد .
– سادساً خاتمة الرسالة :
يتم انهاء الرسالة بعبارة محددة ،و هي كالتالي تفضلوا سيادتيكم بقبول فائق الإحترام و التقدير ) أو غيرها من العبارات .
– سابعاً بيانات المرسل :
هذه الخطوة يقوم المرسل بكتابة اسمه ،و عنوانه الشخصي وتوقيعه ،و هذا يكون بأسفل الصفحة .