وظيفة السكرتارية و أهميتها
وظفية السكرتارية من أهم الوظائف التي تتطلب اتقان الكثير من المهارات الادارية و تشكل السكرتارية أهمية كبيرة بالنسبة للمدراء اذا أنها تسهم في تخفيف الأعباء عنهم بجانب ذلك تمدهم بكافة المعلومات و البيانات اللازمة لاتخاذ القرارات الصحيحة و من خلال السطور التالية لهذه المقالة سوف نتعرف على مفهوم السكرتارية و أهميتها فقط تفضل عزيزي القارئ بالمتابعة .
أولاً مفهوم السكرتارية ..
تعرف السكرتارية بأنها احد الوظائف التي تقوم بمساعدة كافة الادارات و المدراء ،و ذلك من خلال امدادهم بمعلومات فيما يتعلق بمختلف المجالات سواء الفنية أو الأمور المكتبية من أجل أداء جميع المهام المطلوبة كما تقوم أيضاً بأداء كافة الأعمال الروتينية أو التقليدية من أجل تخفيف الضغط عن المدراء ،و ذلك ما يضمن أداء المهام في الوقت المحدد لها و بتكلفة أقل ،و يمكن تعريف السكرتير أو السكرتيرة بأنه هو الشخص المسئول عن مساعدة مديره و اداء كافة الأعمال الروتينية نيابة عنه من حفظ المعلومات ،و تسجيلها و ترتيب جدول الأعمال و تنظيم الوقت بشكل سليم مما يعينه على أداء مهامه بسهولة .
ثانياً ما هي أهمية وظيفة السكرتارية
..؟
تحتل وظيفة السكرتارية مكانة مميزة في جميع الشركات و المؤسسات و خاصة في الوقت الحاضر حيث زادت المهام و الأعباء الخاصة بالرؤساء و المدراء و الدور الرئيسي للسكرتارية هو القيام بمساعدة المدراء و الرؤساء و تخفيف الضغوط عنهم بالشكل الذي يسمح لهم بالتفرغ من أجل أداء المهام الموكلة إليهم ،و متابعة سير العمل ،و يمكن ايجاز أهمية السكرتارية في النقاط التالية :
* القيام بالأعمال المكتبية الروتنية .
*ترتيب جدول أعمال المدراء .
* جمع كافة البيانات و المعلومات للمدراء حتى يتمكنوا من اتخاذ القرار بشكل سليم .
* حفظ أسرار مكتب العمل و عدم التحدث بها مع أحد مهما كان الأمر .
* إعطاء المدراء الفرصة للقيام بالمهام و الوظائف الأساسية .
ثالثاً ما هي الصفات و المهارات الواجب توافرها في السكرتير \ السكرتيرة ..
؟
يجب أن يتوافر في السكرتير\ السكرتيرة مجموعة من الصفات و المهارات التي تتنوع ما بين صفات شخصية ،و صفات علمية كالتالي :
– أولاً الصفات الشخصية المطلوب توافرها في السكرتير \ السكرتيرة
* الصدق ،والأمانة ،و ذلك من أجل المحافظة على أسرار الشركة أو المنشأة .
*
اللباقة
و التعبير بطلاقة و الإنصات بشكل جيد لكافة الأوامر المطلوبة منها .
* الفطنة ،و القدرة على التعامل مع مختلف المواقف بشكل صحيح
* الذاكرة القوية و القدرة على
التركيز
* الصبر و القدرة على تحمل ضغوط العمل .
* الإهتمام بالمظهر الخارجي .
* الإنضباط في العمل و الإلتزام بالمواعيد .
* القدرة على التواصل مع الآخرين عبر مختلف الوسائل سواء ان كانت التقليدية أو الحديثة .
* النشاط ،و القدرة على التنظيم و الترتيب .
*
الثقة بالنفس
و عدم التردد أو الخجل من التعامل مع الآخرين .
– ثانياً الشهادات أو الصفات العلمية المطلوب توافرها في السكرتير \ السكرتيرة .
* يجب الحصول على مؤهل علمي مناسب يسمح بأداء مهام السكرتارية .
* اتقان اللغات الأجنبية بجانب اللغة العربية ،وعلى رأسها اللغة الإنجليزية .
* معرفة لوائح العمل التي تطبق في البلد التي يعمل بها و كذلك يجب أن يكون على معرفة تامة بكافة القوانين المعمول بها في المؤسسات و تحديداً المؤسسة التي يعمل بها .
* اجادة استخدام أجهزة الحاسب الآلي ،و برامجه المختلفة .
* القدرة على كتابة التقارير الادارية .
* اجادة استخدام بعض الأجهزة الخاصة بمجال عملها مثل الآلة الكاتبة ،و آلة التصوير و غيرها .
نموذج للأعمال التي تقوم بها :
* استقبال الزوار ،و المكاالمات الهاتفية .
* تنظيم الإجتماعات و المواعيد الخاصة بالمدير .
*فتح البريد الصادر و البريد الوارد ،و القيام بكتابة المراسلات .