تعلم طريقة كتابة البريد الالكتروني

أصبح التقدم والتطور في عالمنا يتخدل في كل شيء , ففي الماضي كانت وسيلة المراسلة عن طريق سفر شخص يحمل رسالة الى بلد اخر وما بالك من سفر الرسالة مع شخص وقت السفر ومخاطر عدم وصولها وهكذا , فتطور الامر الى وسيلة ارسالها عبر الحمام الزاجل وايضا الوقت ومخاطر عدم وصول الرسالة ما زال موجود , وتطور السفر بالقطار ثم السيارات واصبح اسرع طريقة لسفر الرسائل بين الدول بالطائرة فاصبح تصل الرسالة في اسرع الظروف في خلال يومين او يوم كأسرع وسيلة , لكن الان فكما ذكرنا التطور وعلم التقنية الحديث جاء لنا بوسيلة التصال عبر شبكة الانترنت وخاصية ارسال الرسائل عبر البريد الاكتروني (e-mail) لتكون النتيج ان الرسالة ستصل الى الطرف الاخر اي المرسل اليه في نفس وقت كتابتها لحظات قليلة لا تذكر بضغطة زر واحدة يكون المستقبل يقرأ الرسالة .

وعليه يجب عند ارسال رسائل الى شخص اخر مراعاة اصول وقواعد حتى تأتي الرسالة بمرادها , وعند كتابة بريد الكتروني وارساله يجب اتباع اساليب وطرق وادبيات الكتابة لتخرج الرسالة بالشكل وكذلك المضمون كما يجب وهذا ما سنتعرضه اليوم في مقالنا .

لماذا البريد الالكتروني هو افضل الطرق لارسال الرسائل :

– السرعة والسهولة :


بالطبع ان البريد الالكتروني (e-mail) اصبح هو افضل طريقة لارسال الرسائل لسهولة كتابة الرسالة وسهول الاستقبال . اذ يمكن للشخص انشاء رسالة وكتابتها في دقائق قليلة والضغط على زر ارسال لتصل في ثواني الى الطرف الاخر , وعن استقبالها وقرائتها ن الطرف الاخر يكنه الرد عليه من نفس الصفحة برسالة اهرى , فاصبح البريد الاكتروني اكثر تداولا وافضل طريقة لارسال الرسائل .

– تكلفة المراسلة :


يمكن لاي شخص القيام بانشاء وكتابة بريد الكتروني وارسالهدون ان يقوم بشراء طوابع بريدية او دفع اي رسوم شحن او اي مبالغ مالية , غهو مجاني بالكامل , ومن مميزاته انه يمكن تحميل صور ومستندات ورقية عجيجة عبر البريد الالكتةرني وارسالها ايضا دون اي تكلفة مالية , عكس في حال ارسال اوراق او مستندات اوصور بالربد العادي سيكلفنا الكثير من المال .

– طريقة امنة :


ان كتابة بربد الكتروني او رسالة بريد الكتروني يتم عبر الحاسوب الشخصي او الهاتف الذكي لاي انسان أو بمعنى ادق يتم من خلال كلمة مرور او كلمة سر (Password) لا يعلمها ال صاحب البريد الالكتروني ولا يستطيع احد الاطلاع عليها او على فحواها الا الطرف المرسل والطرف المستقبل , ولذلك اصبح البريد الالكتروني هو من افضل وسيلة امنة لارسال الرسائل .

– سرعة الاستقبال والمتابعة :


بالطبع ان الرسالة التي ترسل عبر البريد الالكتروني () يمكن لمستقبلها الاطلاع عليها في اي وقت اراد اذ انها ترسال عبر شبكة الانترنت والتي يمكن فتح البريد الاكرتةني عبر الهاتف المذكي الذ اصبح في يد كل العالم تقريبا او الجهاز اللوحي او الحاسوب المحمول لذلك هو من افضل السبل لراسال الرسائل حول العالم .

قواعد واصول كتابة بريد الكتروني :

– العنوان :


بالطبع كتابة رسالة خطية هي نفسها كتابة الرسالة عبر البريد الاكتروني اذ انهما لايختلفان , لذلك يجب البداية من خلال عناون واضح وصريح يوضح فكرة عن متحوى الرسالة ومضمونها , والمن بديهي ان يكون العنوان واضح ومباشر وايضا مختصر .

– تحية مقدمة الرسالة :


ان من اهم قواعد كتابة البريد الالكتروني هو كتابة تحية بسيطة وقصيرة , مع مراعاة اسلوب الذي ستكتب به التحية ومن هو الشخص الذي سترسل له الرسالة هل هو رئيسك في العمل او زميلك في العمل او شخص مقرب لك صديق او قريب وهكذا .

– الأيجاز في الكتابة :


ان كتابة بريد الكتروني يعتمد على سرعة الارسال والاستقبال لهذه الرسالة , وعليه يجب عند كتابة بريد الكتروني الاختصال وعدم الاطالة في التفاصيل بحث تصل الفكرة والهدف باسرع وسيلة , مما يتيح للطرف المستقبل ان يقوم بسرعة التفكير والرد على هذه الرسالة لتؤدي الهدف منها .

– نوعية الخط وترتيب الكتابة :


يجب ان يقوم كاتب رسالة البرسد الالكتروني باختيار خط الكتابة بعناية بحيث يكون واضحا ومفهوما , والا يكون كبير جدا ولا صغير بل يكون بحجم متوسط مريح لعين القارئ , وكذلك لون الخط يجب ال يكون بالوان ذاهية ومختلفة حتى لا يتشتت القارئ في قراءة الرسالة .

كذلك يجب مراعاة ترتيب الكتابة من فواصل بين الجمل , وكذلك النقاط بين كل فقرة والاخرى , حنى تظهر الرسالة بشكل منظم وواضح لكل نقطة في الرسالة .

-الاخطاء الاملائية :


كتابة البريد الاكتروني اواي رسالة لها هدف وفكرة معينة يريد المرسل ارساله الى الطرف الاخر , وعليه ان اي خطأ المائي يؤدي الى مشاكل كبيرة قد تحدث نتيجة هذا الخطاء , زكمن هنا يجب الحرص عند كتابة البريد الالكتروني ان يقوم المرسل عدم الوقوع في الاخطاء الاملائية والقيام بمراجعة بعد الانتهاء من الكتابة لتفادي اي خطاء املائي نهائيا ز

-لغة الكتابة :


عن قيام اي شخص بكتابة رسالة بريد ألكتروني يجب عليه ان يختار لغة رسمية في اسلوب الكتابة , وهذا يعتمد على الطرف الاخر المستقبل لهذه الرسالة من هو حيث من الممنوع الكتابة باللغة العامية في اثناء الكتابة بخصوص العمل , اما ان كانت الرسالة لشخص كصديق او ما شابه فيعتمد الكاتب على نوع هذه العلاقة .


– الرابط والملفات :


عند كتابة بريد الكتورني قد نقوم بارسال رسالة تحتوى على ملفات مثل مستندات او صور وا روابط الكترونية زغيرها , وعله يجب التنبيه لوجود مثل هذه الشياء اذ يمكن كتابةت عناوين لهذه الاشياء ببنط مختلف أو لون مختلف عن باقي الرسالة مما يشير الى المستقبل بوجودها , وايضا تمكنه من الوصول اليها بسرعة وسهولة اكبر .

– النهاية والتوقيع :


عندما بدأنا بكتابة البريد الالكتروني او الرسالة عبر هذا البريد بدانا بتحية المقدمة , وعند الانتهاء يجب كتابة تحية في النهاية مع كلمات امتنان أو شكر مثل اتمنى التفويق , أو معأطيب التمنيات أو مع وافر التحية , كذلك يجب ان يزيل البريد الالكتروني بتوقع الشخص كأن يكتب الاسم او وظيفته وما شابه ليدل على المرسل من يكون .