طريقة كتابة محضر اجتماع

محضر الاجتماع

تعد كتابة محضر الاجتماع من الأمور والمهارات الضروريّة والمطلوبة من أي موظف يتمتع بكفاءة وفعاليّة عالية، حيث لا يخلو أي عمل من عقد الاجتماعات والتي تتطلب كتابة أهم النقاط التي تُناقش وتم الاتفاق عليها، ويمكننا تعريف محضر الاجتماع على أنه صحيفة لتدوين أحداث جلسة أو اجتماع ما، وكتابة أهم ما يُناقشه المجتمعون، محضر الاجتماع له عدّة صوّر فقد يكون كتابة فورية خلال الاجتماع أو بواسطة التسجيل الصوتي أو بالصوت والصورة ثم تُنقّح ويستخرج منها ما هو مهم وضروري.^[١]

أمور يجب مراعاتها عند كتابة المحضر

من الأمور الهامة التي يجب مراعاتها عند كتابة محضر الاجتماع:^[٢]

• الجلوس بالقرب من مدير الاجتماع.
• كتابة الاقتراحات وأسماء مقترحيها.
• كتابة النقاط الرئيسيّة حسب تسلسل مناقشتها.
• تدوين محضر الاجتماع بصيغة الماضي.
• عدم كتابة الرأي الشخصيّ لكاتب المحضر.
• عدم التردد في مقاطعة المتحدث، ولكن بطريقة لطيفة لاستيضاح نقطة معيّنة.
• مراجعة المحضر ومعالجة أي أخطاء إملائية أو تنسيق.
• الاحتفاظ بمحضر الاجتماع في مكانه المخصص وبالترتيب حسب الأقدم.

كيفية كتابة محضر اجتماع

لكتابة محضر الاجتماع قم باتباع الخطوات التالية:^[٣]

• استعد للاجتماع بإحضار قلم ومفكرة بحجم مناسب أو من خلال شراء أجندة كبيرة خاصة لتدوين محاضر الاجتماعات، كما يمكنك التدوين بواسطة حاسب شخصيّ، ولكن ذلك لا يمنع من توّفر القلم والمفكرة لمواجهة أي عطل قد يحدث للحاسب.
• اكتب تاريخ وموعد انعقاد الاجتماع في البداية وبشكل دقيق، أي الوقت بالساعة والدقيقة والتاريخ باليوم والشهر والسنة.
• سجل أسماء جميع المشاركين بالاجتماع في حال كان عدد الحضور قليلاً، أما في الاجتماعات الكبيرة فيمكنك توزيع ورقة تحتوي على جدول لأخذ المعلومات من الحضور، بحيث تمررها عليهم بطريقة مناسبة، بالإضافة إلى تدوين أسماء المتغيّبين عن الاجتماع.
• اقرأ أجندة الاجتماع على الحضور أي المواضيع التي سيتم مناقشتها وطرحها بالاجتماع من أجل فتح المجال لتعديلها أو الإضافة إليها أو غير ذلك، ثم أعد ترتيبها بشكل جيّد.
• أحضر محضر الاجتماع السابق فقد يُطلب منك قراءته على الحضور للوقوف على آخر المستجدّات ومتابعة ما تم مناقشته والاتفاق عليه بالاجتماع السابق، ويفضل توزيعه على الحضور قبل انعقاد الاجتماع.
• كُن موجزاً في تدوين الملاحظات فالتفاصيل غير المهمة لا تكتبها، بل اكتب الأمور والنقاط الرئيسيّة فقط؛ لتخفيف العبء والمجهود عليك.
• أرفق جميع التقارير أو المذكرات التي تم تقديمها بالاجتماع لمحضر الاجتماع.
• دوّن وبشكل دقيق المهام التي تم التكليف بها والأشخاص المكلّفين بكل مهمة ومتابعة التزامهم بها.
• اكتب الآليّة التي بواسطتها تم اتخاذ القرارات، فقد يكون هناك تصويت من الحضور على نقطة تم الخلاف عليها، فعليك تدوين الآلية وعدد الأصوات الرافضة وعدد الأصوات الموافقة كلاً على حدة، بالإضافة إلى تدوين القرار النهائي.
• اكتب موعد انتهاء الاجتماع واستكمل جميع البيانات الناقصة بعد انتهاء الاجتماع مباشرة، وتأكد من حصولك على جميع المستندات المهمة مثل ورقة أسماء الحضور والتقارير والمذكرات وغيرها.

المراجع

1. ↑ “How to Take Minutes”, wikihow, Retrieved 13-6-2018. Edited.
2. ↑ “How to Write Meeting Minutes”, meetingking, Retrieved 13-6-2018. Edited.
3. ↑ “How to Write Meeting Minutes”, meetingbooster, Retrieved 2018-6-13. Edited.