إعداد وكتابة التقارير
تعريف التقرير
يُعتبر التقرير طريقة لنقل البيانات والمعلومات بين الجهات المختلفة إمّا شفهياً أم كتابياً، وبذلك فهو يعتبر وسيلة إدارية للتواصل؛ فالقائم على العمل مثلاً لا يمكنه مراقبة موظفيه طوال الوقت، مما يستلزم وجود وسيلة فعّالة لنقل المعلومات من المستويات الأدني للأعلى خلال العمل الإداري.
أسس كتابة التقرير الفعّال
- يجب أن يكون هناك حاجة للتقرير.
- يجب عرض المؤشرات والأسباب الدالّة على ضرورة إعداد التقرير.
- يجب أن يستند التقرير إلى حقائق وليس آراء ووجهات نظر، ويجب أن تستند الآراء على الحقائق التي تصف الواقع كما هو، فالتقارير لا تعتمد على القيم المرتبطة بالآراء الشخصيّة لدى مُعِدّ التقرير.
مراحل كتابة التقرير
الإعداد والتجهيز
هي مرحلة تحديد الهدف من التقرير، ولهذا بعض الشروط اللازمة كالآتي:
- على مُعِد التقرير أن يحدّد مسبقاً ما سيعرضه في التقرير بدقّة.
- على مُعِد التقرير أن يفكّر بشكل عميق في كيفيّة تحديد الهدف والغرض من التقرير، فأغراض التقرير قد تكون:
- إعطاء بيانات.
- تفسير ظاهرة ما.
- عرض مقترحات وآراء.
- تحليل لمشكلة ما.
- توثيق حدث أو موقف ما.
- على مُعِد التقرير أن يحدد قارئي التقرير، فقد يسأل نفسه أسئلة تتعلّق بجمهور التقرير مثل:
- من هو القارئ؟
- ماذا يجب أن يعرف القارئ من خلال التقرير؟
- كيف يمكن لمعلومات التقرير أن تضيف على ما يعرفه القارئ مسبقاً؟
- أي المصطلحات يجب استخدامها في التقرير حتى لا تشكل لُبساً في فهم القارئ؟
- ما هي السلطات المُتاحة للقارئ التي تمكنه من تنفيذ المقترحات المُرفقة في التقرير؟
- على مُعِد التقرير أن يعرف مسبقاً مصادر المعلومات التي سيذكرها في التقرير سواء كانت مكتبية من خلال السجلات، والملفات، أو ميدانية بناءً على الملاحظة والحوار، ومن ثمّ يجمع الحقائق ويراجعها بدقّة، وكذلك يجب على المُعِدّ ألا يخلط بين الحقيقة وبين رأيه الشخصي.
الترتيب والتنسيق
هنا يجب مراعاة ما يأتي:
- كتابة الغرض أو الهدف الأساسي من التقرير في عبارة واضحة؛ فهذا يساعد القارئ على استبعاد ما لا يتعلق بموضوع التقرير، بعد ذلك يتم اختيار عنوان مناسب للتقرير.
- ترتيب الحقائق والمعلومات والأفكار في تتابع زمني منطقيّ، وحذف ما هو غير مهم.
- التأكّد من أنّ الأفكار والمقترحات مستندة على الحقائق المذكورة.
كتابة التقرير
فيما يأتي أقسام التقرير:
- صفحة العنوان: ويُذكر بها رقم التقرير، وعنوانه، وأسماء مُقدِّميه، وعدد صفحاته، والتاريخ، واسم الشخص المُوجَّه له التقرير.
- محتويات التقرير: تقدّم الموضوعات المختلفة والرسوم البيانيّة والتوضيحيّة، وبعدها يعرض مُعِدّ التقرير مقدمة تقدّم ملخصاً لموضوع التقرير.
- ملخص التقرير: وهو ملخص لما يحتويه التقرير من الغرض، والإجراءات، والنتائج، والمقترحات، فهو بذلك يمثل خلاصة للتقرير.
- التقرير التفصيلي: وهو جسم التقرير، ويعرض الخطوات المؤدّية للنتائج والمقترحات.
- النتائج: تتم مناقشة النتائج المبنيّة على الحقائق.
- التوصيات: تدرج مع مبررات وضعها.
- جميع الملاحق: كل ما يلزم لإتمام التقرير.
المراجعة
في هذه المرحلة يراجع المُعِدّ تقريره بعدما يتركه جانباً لفترة من الزمن، ثم يعود ليقرأه بشكل موضوعي وانتقادي ويعدل عليه ما يجب تعديله لغوياً أو شكلياً.
أسس إعداد التقرير الجيد
- وضوح العناوين.
- أن ترتبط فقرات التقرير ببعضها بشكل منطقي لا يترك فجوات مُبهمة لدى القارئ.
- الإيجاز.
- سهولة الفهم للقارئ.