مفهوم مراقبة التسيير
مراقبة التسيير
تحتاج المنشآت الاقتصادية بمختلف أشكالها إلى أنظمة رقابة داخلية تعرف باسم مراقبة التسيير؛ التي يتم من خلالها التأكد من صحة العمليات، وتحقيق الأهداف، واكتشاف مناطق الخلل، ومعرفة أسبابها، والعمل على حلها. وفي هذا المقال سوف نتحدث عن خصائص نظام مراقبة التسيير، وأهميته، وأهدافه، بالإضافة إلى وظائفه.
خصائص نظام مراقبة التسيير
- توفير معلومات صحيحة وخالية من الأخطاء لمتخذ القرار، مما يسهل عليه اتخاذ القرارات بسهولة؛ لأنّ المعلومات التي حصل عليها تتميز بالوضوح، ولا تحتاج لإعادة تفسير وتحليل.
- توفير المعلومات في الوقت المناسب، فالمعلومة وإن كانت صحيحة خالية من الأخطاء، فإنّها لا تعود بالفائدة إذا تمّ الحصول عليها في وقت متأخّر.
- تقليل التكاليف في حال استخدام نظام مراقبة تسيير إلكتروني، وبالتالي التقليل من الوقت.
- سهولة تطبيق النظام، وفهمه.
- التحكّم في أداء المجموعات التي تسعى إلى تحقيق أهداف وغايات في المنشأة.
- توفير المعلومات، والتقارير المفصّلة التي يحتاجها موظفو المنشأة الداخليين كالمدراء، وموظفو الأقسام.
- تميّز النظام بأنّه نظام مراقبة أماميّة وخلفيّة لأداء الموظفين، حيث يتابع سير الأعمال في وقتها، وبعد انتهائها.
أهمية نظام مراقبة التسيير
لجأت المنشآت الاقتصادية بمختلف أشكالها إلى الاعتماد على نظام مراقبة التسيير بصورة كبيرة، ويعود ذلك للأسباب التالية:
- التعقيد والتشتت في مجالات الأعمال.
- تقليل حجم الغش، والأخطاء التي قد يرتكبها الكادر البشري داخل المنشأة، وذلك من خلال الضبط الداخليّ لنظام الرقابة.
- اكتشاف الانحرافات من خلال مقارنة الإنجاز الفعليّ مع الخطة، ومعرفة أسبابها، ووضع الحلول المناسبة لها.
- عدم القيام بأي خطوة اقتصاديّة وماليّة دون اللجوء إلى الرقابة.
- تقليل مخاطر أداء العمل وسيره، وذلك من خلال قيام نظام المراقبة في تسيير العمل بالطريقة المخطّط لها وبكفاءة عالية.
- مساعدة إدارة المنشأة في توزيع الموارد المحدودة، وتوجيهها؛ ليتم استخدامها بكفاءة وفعالية.
أهداف نظام مراقبة التسيير
يسعى هذا النظام إلى تحقيق أهداف متعدّدة للمنشأة، ومن هذه الأهداف:
- تحليل الانحرافات، وعرض أسبابها.
- خفض التكاليف.
- اتّباع أنظمة التحفيزات؛ لتحسين أداء الموظفين.
- اكتشاف نقاط الضعف والقوة، والعمل على تقوية نقاط الضعف.
- وضع نظام للمعلومات؛ ليتمّ استغلاله من قبل العاملين بشكلٍ جيد.
وظائف نظام مراقبة التسيير
- مراقبة الأداء الوظيفي: وتُعدّ من أهم وظائف الإدارة التي لا يمكن الاستغناء عنها، حيث تعتبر من الوسائل الرئيسية لتقييم الأداء.
- مراقبة الجودة: تعتبر الجودة ذات أهمية في جذب المستهلك نحو السلعة، والخدمة المقدمة، سواء في شكلها الخارجي، أو في الفوائد التي تقدمها.
- إدارة الوقت: ينظر إلى الوقت على أنّه من أهمّ الأمور التي يجب استغلالها بالشكل الصحيح في أي منشأة؛ ليتم تنفيذ الأعمال والمهام بالطريقة الصحيحة، وذلك عن طريق تحديد الأولويّات، وجدولة المهام، ووضع خطط زمنية لتحقيق الأهداف.