تخطيط المشروعات

تعتبر خطة المشروع من أهم الخطوات الرائدة لتطوير الأداء الفعلي للعمل في كافة مراحله، كونها تأخذ بعين الاعتبار وضع أسس تمهيدية لكافة الخطوات المراد اتباعها، والتي تضمن تحقيق كافة الأهداف الرئيسية والفرعية من المشروع، وتسليم مخرجات نهائية مطابقة للمواصفات والمعايير المطلوبة والمحددة، وفي الوقت المخصص لذلك، وضمن التكاليف التي تم رصدها لهذا الغرض، كما يقع على عاتق خطة المشروع لتحليل العوامل المؤثرة في عمل المشروع والتي تنقسم إلى العوامل الداخلية والخارجية، بالإضافة إلى كافة المتغيرات التي توثر في ديمومة عملها وأدائها، بحيث يتم تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمشروع في ظل ظروف المنافسة الكبيرة والتحديات الاقتصادية الجمة انطلاقاً من قناعة إدارة المشاريع أنّ العمل الكفؤ يقوم على التنظيم والتخطيط الفعال.

عناصر خطة المشروع

الممولون: مجموعة الجهات التي مولت المشروع من حيث تغطية كافة تكاليفه ومتطلباته المالية.
العملاء أو المستهلكون: الفئة المُتلقية للخدمة أو للمنتج.
الشركاء: المساهمون في رأسمال المشروع، في حال كان غير ممول.
الموردون: الجهة التي زودت المشروع بكافة احتياجاته، من المواد الخام، المرافق، والخدمات المختلفة.
الموظفون: كل شخص يعين بقرار من القائمين على المشروع.
المدراء: هم مدراء المشروع والمهندسون.
المجتمع: المجتمع المحلي المحيط بالمشروع.

خطوات عمل خطة مشروع

الإعداد للخطة

تشكيل فرق عمل فنية لإعداد الخطة تكون على خبرة كافية في العمل الاستراتيجي وفي إدارة المشروعات، من خلال عقد ورش عمل واجتماعات العصف الذهني التي يتمّ فيها وضع ملامح المشروع، ويتمّ صياغة خطوات مبدئية تسهل العمل، وتختصر الوقت والجهد.

تحديد الأهداف

يشمل ذلك كل من الأهداف الرئيسية والفرعية المُراد تحقيقها في نهاية المشروع، بحيث تضمن الخطة تسليم مخرجات عمل مطابقة لكافة الشروط المحددة من قبل القائمين على المشروع، أو من قبل الجهات الداعمة له.

إجراء التحليل الرباعي

معرفة نقاط القوة التي يتميز بها المشروع، ومواطن الضعف التي تهدد نجاحه، ووضع سبل لاستغلال الفرص، وخطط لمواجهة التهديدات المختلفة والتصدي لها.

تصميم عناصر ومكوّنات الخطة

قيام فريق المشروع بعقد سلسلة من الاجتماعات مع كافة الأفراد المراد تشغيلهم في العمل في المشروع، بحيث يتمّ بحث عناصر ومحاور الخطة، ويتم وضع تصور أولي لمكوّنات وعناصر الخطة ورفعها إلى الممولين للموافقة عليها.

تحديد المهام والوظائف المراد تنفيذها

تحديد الطرق الكفيلة بتحقيق ذلك، وتوزيعها على الجهات المعنية، ثمّ تحديد أسس التقييم بما في ذلك كل من التقييم المرحلي، وكذلك التقييم النهائي أو الأخير لمطابقة النتائج الفعلية، بتلك التي تمّ التخطيط لها مسبقاً.

إعداد وثيقة الخطة بصيغتها النهائية

بعد الاتفاق على المكوّنات الرئيسية للخطة لا بدّ من تعميم محتوياتها بصورتها الأولية على كافة الجهات العاملة فيه، لمراجعتها ووضع الملاحظات حولها، ثمّ صياغة الخطة بصورتها النهائية واعتمادها.