كيفية كتابة طلب خطي

الطلب الخطيّ

يُعرف الطلب الخطي (بالإنجليزيّة: Written Request) بأنّه عبارةٌ عن وثيقة تُكتب من أجل التقّدم بطلبٍ للحصول على شيء ما، سواءً يخصّ صاحب الطّلب أو شخص غيره.^[١] ويُعرَف الطلب الخطيّ أيضاً بأنّه ورقة رسميّة يتمُّ تقديمها لجهة ما، من أجل الحصول على معلومات مُحدّدة، وتُعتَبر الموضوع الرئيسيّ للطّلب الخطيّ، وقد يتمُّ تقديم هذا الطّلب ورقيّاً أو باستخدام جهاز الحاسوب.^[٢] ومن التّعريفات الأُخرى للطّلب الخطيّ هو كل ورقة قانونيّة مكتوبة على نموذج رسميّ، وتُستخدم في المُعاملات الرسميّة ضمن الدّوائر والمُؤسّسات العامّة والخاصّة، ومن الأمثلة عليه طلب الحصول على إجازة من العمل.^[٣]

كيفيّة كتابة طلب خطيّ

تُعتبر كتابة طلب خطيّ من الأمور المُهمّة والتي يجب إدراكها والتأكّد من إتقانها بشكل صحيح؛ حتى يتمَّ تقديم الطّلب الخطيّ إلى الجهة الرسميّة الخاصّة به بطريقة مُناسبة، والآتيّ توضيح لطريقة كتابة ومُكوّنات الطّلب الخطيّ:^[٤]

خطوات كتابة الطّلب الخطيّ

يجب التقيّد بمجموعةٍ من الخطوات لكتابة الطّلب الخطي، وهي:^[٤]

• كتابة الاسم الكامل من أربعة مقاطع، أو الاسم المُتعارَف عليه ضمن بيئة العمل في حال الطّلبات الخطيّة الوظيفيّة.
• تعبئة العنوان التفصيليّ لمُقدّم الطّلب الخطيّ، والذي يشمل على مكان السّكن أو (العمل)، بالإضافة إلى أيّ معلومات أُخرى تُساهم في توضيح العنوان الشخصيّ.
• تدوّين رقم الهاتف الشخصيّ، أو الأرقام الشخصيّة التي من المُمكن التّواصل من خلالها مع مُقدِّم الطّلب الخطيّ، وتشمل الأرقام الآتية: رقم الهاتف المحمول، ورقم هاتف المنزل، ورقم هاتف العمل.
• كتابة عنوان البريد الإلكترونيّ في الطّلبات الخطيّة الإلكترونيّة، أو التي تحتوي على مَلفّات مُرفقة عبر الإنترنت.
• ذِكر الموضوع الرئيسيّ للطّلب الخطيّ، والذي يُشير إلى الغرض من تقديم الطّلب إلى الجهة الرسميّة، أو الشّخص المسؤول عن استلامه.
• كتابة مُحتويات الطّلب الخطيّ، والتي تُعتبر النصّ الخاصّ به، وتحتوي على مجموعة من التّفاصيل المُهمّة.
• تدوين تاريخ تقديم الطّلب، والذي قد يُعتَبر تاريخ استلامه أو إرساله للعمل على تنفيذ محتوياته، أو لدراسته من أجل المُوافقة عليه أو رفضه.

مُكوّنات الطّلب الخطيّ

يحتوي الطّلب الخطيّ غالباً على مجموعة من المُكوّنات الرئيسيّة، وهي:^[٤]

• عنوان جهة الإرسال الخاصّة في الفرد أو المُؤسّسة المسؤولة عن الطّلب الخطيّ.
• المُحتوى (النصّ) الخاصّ في الطّلب الخطيّ، والذي يحتوي على الأسباب المُوجِبة لكتابته وإرساله.
• عنوان الجهة المُستلَمة للطّلب الخطيّ، أو اسم الشّخص الذي سيتمّ تسليم الطّلب له.
• المعلومات التفصيليّة الأخرى، كرقم الهاتف، والبريد الإلكترونيّ، ورقم حساب البنك (إنّ كان مطلوباً).

نماذج الطلب الخطي

يُعدُّ نموذج الطّلب الخطيّ هو التّصميم أو الشّكل الخاص به، والآتيّ بعض من الأمثلة على نماذج من طلبات خطيّة:

نموذج الطّلب الخطيّ الرسميّ

التّاريخ:  /   / 

نموذج طلب خطيّ لديون العقارات

التّاريخ: /  /

أهداف الطّلب الخطيّ

يتمُّ تحقيق مجموعةٍ من الأهداف باستخدام الطّلبات الخطيّة، ومن أهمّها:^[٧]

• الاستجابة إلى المضمون الخاصّ في الطّلب الخطيّ بما يتوافق مع الأحكام القانونيّة والمهنيّة المُناسبة.
• الحصول على المعلومات الكافيّة حول شيء ما، وعادةً ترتبط هذه المعلومات مع الموضوع الرئيسيّ للطّلب الخطيّ.
• تنفيذ الإجراءات المُناسبة للطّلب الخطيّ بما يضمن تحقيق الوصول إلى النّتائج الخاصّة فيه، وتقديمها إلى مُقدِّم الطّلب خلال فترة زمنيّة مُحدّدة.

الخلاصة

تُعدُّ الطّلبات الخطيّة من أكثر أنواع الوثائق استخداماً في العديد من المجالات المُختلفة؛ حيث تُساهم في توفير المعلومات التي يحتاجها الفرد في عمله، أو دراسته، أو في الأمور العامّة، كما يُساعد الطّلب الخطيّ في الحصول على تفاصيل حول شيء ما، سواءً أكان خاصّاً في فرد بعينه، أو في المُؤسّسة أو الجهة التي يُمثّلها؛ لذلك تُوفّر المُؤسّسات العامّة والخاصّة خيار تقديم طلبات خطيّة حول العديد من المجالات، كالطّلب الخطيّ الخاصّ بطلاب الجامعات، أو في الحصول على معلومات حول الإعفاءات الضريبيّة، أو الطّلبات الخطيّة الخاصّة في تسجيل حقوق نشر الكُتب والمُؤلّفات الأدبيّة، وغيرها من الطّلبات الأُخرى.

عند كتابة الطّلب الخطيّ يجب معرفة المُكوّنات الخاصّة فيه؛ وخصوصاً في حال كان الطّلب مكتوباً ورقيّاً، أو سيقوم كاتبه في تحريره بنفسه، وأيضاً يجب إدراك الخطوات المُناسبة لكتابة الطّلب الخطيّ بما يضمن النّجاح في صياغته بطريقة صحيحة، ومفهومة، وقادرة على تحقيق الهدف الخاصّ به، أمّا نماذج الطّلبات الخطيّة الإلكترونيّة فهي عادةً تكون واضحةً، ومن السّهولة كتابة بياناتها، كما تُوجد مجموعة من الأهداف التي تُحقّقها الطّلبات الخطيّة في العديد من المجالات المُتنوّعة.

المراجع

1. ↑ “request”, Dictionary.com, Retrieved 8-12-2016. Edited.
2. ↑ “request”, Oxford Dictionaries, Retrieved 8-12-2016. Edited.
3. ↑ “request”, Cambridge Dictionary, Retrieved 8-12-2016. Edited.
4. ^ ^{أ ب ت} ” Write a QWR (Qualified Written Request)”, Operation Restoration, Retrieved 8-12-2016. Edited.
5. ↑ “Sample of written request”, Kansas Department of Health & Environment: Home, Retrieved 8-12-2016. Edited.
6. ↑ “SAMPLE MASTER RESPA QUALIFIED WRITTEN REQUEST; COMPLAINT; DISPUTE OF DEBT; AND VALIDATION OF DEBT”, Indiana Association for Community Economic Development, Retrieved 8-12-2016. Edited.
7. ↑ “What’s In a Qualified Written Request Letter”, Fraud Stoppers, Retrieved 8-12-2016. Edited.