اين يتم حفظ وتنظيم الملفات
حفظ وتنظيم الملفات يتم داخل
المجلد هو المكان الذي يتم فيه حفظ وتنظيم الملفات ومن الممكن أن يتم هذا في كل من:
- موقع الشبكة.
- التخزين السحابي.
- قرص DVD
- على سطح المكتب.
- محرك أقراص محمول.
أحد أبسط جوانب التنظيم وأكثرها إغفالًا هو حفظ وتنظيم الملفات داخل مجلدات الحاسب الالي، في كل مرة يتعين على المستخدم البحث فيها عن مستند ولا يتمكن من العثور عليه أو أن يقوم بخطوات غير ضرورية للوصول إلى المجلد المطلوب، وهذا قد يعطل من انتاجية الشخص كما أن هذا يقدر من الطاقة ومن المجهود يتيح لك حفظ ملف إلى أما على OneDrive أو SharePoint الوصول لها على أي جهاز والحصول على مميزات ومنها الحفظ التلقائي وكذلك محفوظات الإصدارات وهذا سيساعد على الحد من فقدان أي بيانات إذا تم إغلاق الملف بشكل فجائي أو غير متوقع.
حتى يتم استغلال وقت العمل لذا يجب أن تستخدم ما سيساعد في المضي قدمًا نحو تحقيق أهداف عمل بسرعة وسلاسة، وتوفير كل من مجهودك ووقتك، بمجرد استخدامه، فلا يمكن استعادة الملفات أبدًا، وإذا لم يتم استخدام طرق تنظيم الملفات الخاصة بالجهاز المستخدم، فسوف يهدر هذا من الوقت المهدور في البحث فقط، كما قد تنمو قائمة المستندات الخاصة بالمستخدم بشكل مطرد، لهذا فقد حان الوقت للقيام بحفظ وتنظيم الملفات.
لا يجب أن يستخدم الكثير من الوقت في البحث عن الملفات المهمة والمرغوب بها من المفترض أن يتم العثور على الملف في ثوانٍ معدودة، وليس حتى خمس دقائق فأي شخص يقوم بالبحث عن ملف فهو اكيد في أمس حاجة له.[1][2]
طرق ترتيب الملفات في الكمبيوتر
- تسمية الأشياء بالاسم الأكثر أهمية: عندما يتم تسمية الملفات والمجلدات، أهم ما في الامر القيام باختيار اسم يوضح محتوى المجلد وهذا معناه أن التركيز على الاسم هو أمر له أهمية كبيرة.
- إبقاء الأسماء بسيطة: أختيار اسم مجلد أو ملف بسيطًا، يجعله من السهل العثور عليه وتذكر اسمه ايضاً كذلك استخدم لغة مشتركة والابتعاد عن المصطلحات أو الاسماء المعقدة فعلى سبيل المثال، بدلاً من تسمية مجلد مثلاً الاتصالات غير المتزامنة من الممكن اعطائه اسم أسهل وهو رسائل البريد الإلكتروني.
- نقل الملفات أو المجلدات إلى الموقع الصحيح بالحاسب: إذا وجد أنه يتم البحث بصورة متكررة عن ملف في المكان خطأ، فمن الافضل نقله إلى موقع أكثر منطقية ومثال على هذا في حالة البحث عن ملف على مساحة تخزين سحابي مشتركة بينما يتم حفظه في سطح المكتب، فيجب أن ينقل للموقع الصحيح.
- تسهيل العثور على الأشياء وحفظها في ملف: ما يسهل القيام بالبحث عن الملفات والتعامل معها هو القيام بتغيير طريقة التسمية للمجلد لجعله أكثر سهولة وأسهل في الاستخدام فعلى سبيل المثال، بدلاً من تسمية مجلد باسم غير واضح ومشتت، يمكن إنشاء مجلدات فرعية لأنواع مختلفة من الملفات التي منها الفواتير أو الإيصالات.
- كن متسقًا: الاتساق له أهمية خاصة حتى يكون تنسيق الملفات والمجلدات مثاليًا ففي حالة كنت تستخدم باستمرار اصطلاح مميز وموضح محتوى المجلد فقد لا يكون البحث سهل وجيد، كما أن التصحيح أسهل مما لو كنت تستخدم بحثاً مختلفًا في كل مرة. [3]
الهدف من حفظ وتنظيم الملفات
توفير الوقت: من المتوقع والطبيعي أن يوفر نظام تنظيم الملفات الأفضل الوقت والجهد وهذا بأن يعثر المستخدم على الملفات التي في حاجة لها سريعاً وبسهولة بدون اهدار الوقت في البحث داخل المجلدات المزدحمة أو محاولة لمعرفة مكان تخزين الملفات.
تحسين الكفاءة: من خلال القيام بعملية تنظيم وحفظ الملفات، يمكن أن يقوم هذا بمساعدة المستخدمين في العمل بكفاءة أكبر وإتمام المزيد من المهام في وقت ومجهود أقل.
الحد من الضغط: يمكن أن يتسبب نظام الملفات غير المنظم للشعور بكل من التوتر والإحباط، في حين أن الترتيب وعمل حفظ وتنظيم الملفات بشكل جيد قد يساعد في زيادة كل من التحكم والثقة في العمل.
زيادة التعاون: يمكن لنظام الملفات المنظم بشكل محكم أن يسهل من القيام بالغمل ومشاركة الملفات عبر اعضاء العمل.
اتخاذ قرارات أفضل: يمكن لنظام تنظيم الملفات الأفضل أن يمنح المستخدمين للمعلومات التي يحتاجونها للقيام بقرارات أفضل، وهذا غن طريق السماح لهم بالوصول ببساطة إلى الملفات والمستندات التي لها صلة ومراجعتها.
تعزيز سبل الأمان: فمن خلال حفظ وتخزين الملفات والمجلدات بصورة صحيحة، يمكن لنظام أفضل أن يساهم في ضمان الحفاظ على المعلومات الحساسة آمنة والشخصية بشكل آمن.
نصائح عند حفظ وتنظيم الملفات بالمجلدات
تجنب حفظ المستندات غير الضرورية
لا تعتاد على حفظ المجلدات والملفات بشكل عشوائي وغير منظم يجب أخذ بضع ثوانٍ لإلقاء نظرة خاطفة على المحتوى، من ثم حفظ الملف فقط في حالة أنه له صلة بنشاط العمل، أو بطلبات العمل. إن وجود عدد كبير جدًا من المستندات غير المهمة وهذا يزيد من العشوائية بالعمل فقد يجعل هذا من الصعب العثور على ما يرغب به في المستقبل.
اتبع طريقة متسقة لتسمية الملفات والمجلدات
من أفضل الطرق لحفظ وتنظيم الملفات، يتم تقسيم المجلد الرئيسي لمجلدات فرعية مثلاً بحسب العاملين في كل مجال أو قسم مع استخدام الأسماء المختصرة لتحديد ما تختص به هذه المجلدات كما قد يفضل البعض استخدام الترميز اللوني لتسهيل تحديد الفئات المختلفة من المجلدات.
تخزين المستندات ذات الصلة معًا مهما كان نوعها
من الممكن أن يتم تخزين التقارير والرسائل وملاحظات والعروض والبيانات وجداولها والرسومات الخاصة بكل مشروع معين في مجلد واحد وهذا بديل لمجلد واحد عشوائي لجميع المشاريع.
فصل العمل الجاري عن العمل المكتمل
قد يقوم بعض الأشخاص بالحفاظ على العمل الحالي أو المستمر على مكتبهم أو سطح مكتب الكمبيوتر حتى تتم كل المهمة ومن ثم بمجرد الانتهاء من من العمل تنقل المجلدات إلى الموقع المناسب، حيث يتم تخزين الملفات من نفس المجال.
تجنب ملء المجلدات بشكل زائد
إذا هناك عدد ضخم من الملفات في مجلد واحد، أو عدد كبير من المجلدات الفرعية في داخل المجلد الرئيسي، فيمكن أن تقسم إلى مجموعات أصغر وتسمى بمجلدات فرعية ويسمى كل فرع بالعمل الذي سيتم، الفكرة هي وضع كل ملف في مجلد منطقي أو مجلد فرعي، وهذا بدلاً من الحصول على قائمة كبيرة من الملفات.
تنظيم المستندات حسب التاريخ
التأكد من أن تاريخ المستند واضح، وذلك من خلال استعمال التظليل أو إضافته إلى مستند ورقي، أو كتابته في عنوان مستند إلكتروني. سيساعد هذا على تنظيم المستندات بصورة ترتيب زمني، دون الحاجة إلى فتح كل واحدة منها.
عمل نسخ رقمية من المستندات الورقية
يعتبر هذا مفيدًا إذا لم يكن هناك مساحة كبيرة لتخزين المستندات الورقية وهناج حاجة لأرشفة المستندات دون فقد أي منها، والحاجة إلى مشاركة المستندات إلكترونيًا أو الرغبة في جعل تخزين المعلومات أكثر أمانًا. كن هذا لن يكون مناسبًا لشتى أنواع المستندات، فمثلاً غير مناسب لملفات كالعقود القانونية أو المستندات التي تشتمل على توقيعات أصلية.[4]