مكونات مثلث الوظائف الاشرافية
من مكونات مثلث الوظائف الاشرافية
- الإدارة العليا Top Management.
- الإدارة المتوسطة Middle Management.
- الإدارة الأدنى أو المباشرة Low Management.
مكونات مثلث الوظائف الاشرافية هو عبارة عن
نظام المناصب الإدارية في أي منشأة عمل، وتعتمد جهات العمل هذا الترتيب المكون من ثلاث إدارات رئيسية من أجل توزيع المهام بشكل يحقق رؤية ومهام العمل، بالإضافة إلى توزيع التخصصات بشكل علمي، يؤدي إلى تحمل المسئولية وزيادة الإنتاجية، نستعرض تالياً تعريف كل نوع من المثلث الموضح بالصورة والمهام المتعلقة به وأيضاً المسميات الوظيفية الخاصة به.
الإدارة العليا
Top Management
:التعريف: الإدارة العليا من مكونات مثلث الوظائف الاشرافية، بل هي رأس المثلث، وهي عبارة عن مالكي الشركة، المساهمين في التأسيس أو أعضاء مجلس الإدارة، هذه الجهات هي المتخصصة في التنسيق بين عمل الإدارات المختلفة واتخاذ القرا النهائي بعد الاجتماع بجميع أفراد الإدارة.
مهام الإدارة العليا:
- وضع الأهداف والمهام العامة للمؤسسة أو جهة العمل.
- إعداد القوانين والاستراتيجيات الخاصة بالمؤسسة.
- قيادة ووضع مهام العمل لكل العاملين بالشركة.
- الإدارة العليا هي السلطة الرسمية التي يتعامل معها الموظفين.
- السفر وتمثيل الشركة في جهات العمل العالمية.
- اختيار وتعيين رؤساء الأقسام، ووضع الخطوط العريضة الخاصة بمهامهم داخل الشركة.
- وضع الخطط والمهام اللازمة لتحقيق الأهداف المستقبلية لجهة العمل.
- مراجعة وتقييم جميع الإدارات الموجودة بالشركة، ووضع الهياكل التنفيذية والإدارية لضمان كفاءة واستمرارية العمل.
مناصب الإدارة العليا:
- رئيس الشركة Corporate Head.
- نائب الرئيس Vice-President.
- رئيس مجلس الإدارة Chairperson of the Board.
- الرئيس التنفيذي CEO.
- رئيس العمليات COO.
- المدير المالي CFO.
- رئيس قسم المعلومات CIO.
الإدارة المتوسطة
Middle Management
: التعريف: يطلق على هذا المكون من مثلث الوظائف الاشرافية، اسم العمود الفقري لمؤسسات العمل، تضم الإدارة المتوسطة جميع مديرين الأقسام، الذي من مهامهم الأساسية وضع وتنفيذ الخطط المتعلقة بالإدارات المختلفة، وهي السلطة التي تلي سلطة الإدارة العليا، في بعض المؤسسات الإدارية يكون هنام نوعين من الإدارة المتوسطة Juniro وSenior، أي المدير المتمرس المسئول والموظفين تحت قيادته، وهنا يضع المدير الخطط والمهام ويقوم أعضاء
فريق العمل
بتنفيذها ويتولى حينها المدير مراقبة سير العمل.
مهام الإدارة المتوسطة:
- هي الجهة الوسط التي تربط بين الإدارة المتوسطة نفسها والإدارة العليا للمؤسسة.
- تقسيم المهام الوظيفية بين الموظفين، والحرص على التنسيق بينهم لإتمام مهام العمل.
- عمل ورش العمل، التدريبات، المناقشات وأي نشاط خاص بالعمل الإداري الإشرافي.
- تنظيم الخطط والاستراتيجيات، وفقاً للتعليمات الصادرة عن الإدارة العليا للشركة أو مؤسسة العمل.
مناصب الإدارة المتوسطة:
- رؤساء الأقاليم.
- رئيس الموارد البشرية.
- مدراء المشتريات.
- مدراء الإنتاج.
- مدير عام أو مدير منشأة.
- مدير التسويق.
الإدارة الدنيا أو المباشرة
Low Management
: الإدارة الدنيا أو المباشرة، هي إدارة التشغيل، أي الجهة المسئولة عن التنفيذ والإنتاج، هي الجهة الإشرافية التي تحسم مدى تحقيق الأهداف والمهام الخاصة بمؤسسة العمل.
مهام الإدارة الدنيا أو المباشرة:
- الجهة الوسيطة بين الإدارة التشغيلية والإدارة المتوسطة أي الجهة الأعلى.
- الحرص على تطبيق مهام وأهداف العمل والخطط الموضوعة بنجاح.
- إمداد الموظفين بالإرشادات والتعليمات المتعلقة بمهام عملهم.
- الإدارة الجيدة والفعالة لموارد الشركة أو مؤسسة العمل، بشكل يتماشى مع المهمة والرؤية المستقبلية للمكان.
مناصب الإدارة المباشرة:
- الرئيس المناوب.
- مدراء المكاتب.
- المراقبين.
- قادة الفريق.
- مدراء الفروع.
أهمية مثلث الوظائف الاشرافية
- تحمل المسئولية.
- الإرشاد والتوجيه.
- تحقيق المسار المهني.
- تعزيز الاتصال والتعاون.
تحمل المسئولية
: التسلسل الخاص بالوظائف الاشرافية أو المتعلقة بالمهام الإدارية، يؤدي إلى تحمل جيد للمسئولية، حيث يعرف كل عامل تحت إطار مؤسسة العمل، دوره ومهامه بالتحديد، وبالتالي يتحمل مسئولية تأديتها على أكمل وجه.
الإرشاد والتوجيه
: هي تعلم كل إدارة كيفية التواصل مع الإدارة التي تعلوها في الصلاحيات والسلطات، من خلال قواعد إرشادية وتوجيهية واضحة، على سبيل المثال الإدارة الدنيا أو المباشرة تقوم برفع تقاريرها للإدارة المتوسطة، ومنها للإدارة العليا، بهدف الحصول على الدعم والمساعدة في دعم وتطوير مهام العمل.
تحقيق المسار المهني
: مكونات مثلث الوظائف الإشرافية من أهم أهدافها، هو إعطاء فرص حقيقة لكافة العاملين، في تنمية مهاراتهم وأدائهم، للتدرج في المناصب داخل الشركة بسهولة وعلى مدى مناسب لعملهم.
تعزيز الاتصال والتعاون
: تسلسل الوظائف الإشرافية، يخلق جواً من التعاون والاتصال الفعال، بين أفراد الإدارات الثلاثة المختلفة، بين الموظفين ورؤسائهم المباشرين ثم رؤساء الأقسام ثم رؤساء الإدارات، وصولاً إلى مجلس الإدارة، حلقة متصلة تعتمد على الاتصال الجيد بين أفرادها.
الشروط المطلوب توافرها في مثلث الوظائف الاشرافية
- اتباع مبدأ الشفافية وإشراك جميع الجهات المعنية عند اتخاذ القرارات.
- غرس في الموظفين عقلية التفكير الاستراتيجي المنظم، لوضع الأسس والمهام وكيفية تطبيقها في إطار عملي ناجح.
- تحتاج هذه الوظائف إلى تعليم الموظفين كيفية إدارة موارد الشركة بأساليب مختلفة. [1] [2]
الفرق بين الوظائف القيادية والاشرافية
- السمات الشكلية للأشراف وللقيادة.
- دور العاملين.
- السلطة أو القوة لكلاً منهم.
هناك العديد من الجوانب المتشابهة بين الدور الاشرافي والدور القيادي، لكن هذا لا يعني تطابقهم بشكل تام فهناك اختلافات ومهام ومهارات مختلفة تفصل بين الأشخاص الصالحين لتولي المهام الاشرافية، وبين الآخرين الذين يصلحون أكثر للمناصب القيادية، نستعرض تالياً أهم هذه الفروق، مع توضيح أوجه الاختلاف بين المشرف أو المدير وبين القائد.
السمات الشكلية للأشراف وللقيادة
: للوظائف الاشرافية قاعدة ثابتة ورسمية في الإدارات، أما الوظائف القيادية لديها الكثير من العوامل الرسمية وغير الرسمية، على سبيل المثال القائد قد يكون مدير متجر، قسم أو مدير إدارة، لكنه في نفس لديه عوامل غير رسمية مؤثرة في سير العمل، وقد يكون لا يتولى أي منصب إداري أو إشرافي، لكنه يحفز الأخرين بطرق فعالة على إنجاز المهام بكفاءة، أما الإشراف مهمته محددة هو مراقبة الأداء الوظيفي وسير العمل وتقديم التقارير ورفعها إلى الإدارة الأعلى.
دور العاملين
: المشرفين يحتاجون إلى متطلبات وقواعد يتبعها الموظفون، لقياس مدى تحقيقهم والتزامهم بالمهام الوظيفية، لكن القادة يتابعون عن كثب دون إلزام رسمي، مدى تعاون الموظفين وقدرتهم على إنجاز المهام، وتقديم أقصى جهد لديهم.
السلطة أو القوة لكلاً منهم
: المشرف يعتمد بشكل رئيسي على قوة منصبه في إلزام الموظفين بتأدية المهام على أكمل وجه، أما الوظائف القيادية لا تعتمد بشكل أساسي على هذه السلطة، بل هي في الأساس توجيه تحفيزي وإرشادي، لحث العاملين على إنجاز مهام العمل بشكل أكثر إبداع وكفاءة. [3]
مهارات التسلسل الإداري الهرمي التنظيمي
- مهارات تقنية.
- مهارات بشرية.
- مهارات التصميم.
- مهارات عقلية.
مهارات تقنية
: وهي القدرة والمهارة على تأدية مهام معنية من خلال الإلمام بالطرق والإجراءات التنفيذية، على سبيل المثال المهارات التشغيلية للأدوات والآلات المختلفة.
مهارات بشرية
: تتلخص المهارات البشرية في القدرة على التعامل مع الأخرين، التفاعل مع عناصر منظومة العمل، تحفيز الأخرين، من أجل التعاون وتحقيق أفضل نتائج، والوصول بالعمل إلى أحسن المستويات.
مهارات التصميم
: مهارات التصميم تشتمل على إيجاد حلول للمشكلات، وضع خطط للتغلب على أي عوائق أو سلبيات، وضع حلول منطقية، مع الوضع في الاعتبار العوامل الخارجية والداخلية الموجودة في مؤسسة العمل.
مهارات عقلية
: هي القدرة على الفهم والتفكير، ثم ربط القرارات ببعضها، من أجل خلق منظومة مترابطة ومتكاملة، والمهارات العقلية تعني أيضاً القدرة على التنسيق بين جهات وإدارات العمل من أجل تحقيق الأهداف المشتركة. [4]