ما هي أولى خطوات اعداد وكتابة التقرير

أولى خطوات اعداد وكتابة التقرير هي

تحديد الغرض

هي أولى خطوات إعداد وكتابة التقرير .

وهذا يعني أنك قبل أن تقوم بكتابة التقرير عليك بمعرفة ما هو غرضك الأول من كتابته، لأن التقرير يقوم بِحل مشكلة خاصة بموضوع ما، وهدفه هو تحقيق أهداف العمل التي تمَّ تحديدها بشكل مُسبَق، وهذه الخطوة تتضمَّن الإجابة على أسئلة مُعيّنة، مثل ماذا ولماذا يُكتَب التقرير؟، وهذه هي الخطوات التالية في كتابة التقرير:

بعدما قام الفرد بمعرفة الغرض والمشكلة الرئيسية من كتابة التقرير، سيقوم بوضع خطة عمل.

ثم يجمع الكاتب المعلومات الهامة لكتابة التقرير من خلال مصادر أولية وثانوية، ومن أمثلة المصادر الأولية للمعلومات هي الملاحظة والاستفسار، أما المصادر الثانوية التي نحصل من خلالها على المعلومات ستكون إما مجلات أو كتب ورُبما صُحف.

وتأتي الخطوة الرابعة وهي (تحليل المعلومات وتنظيمها)، هذا يحتاج إلى استخدام الوسائل والتقنيات الإحصائية للحصول على تحليل عميق للمعلومات.

وفي الخطوة الخامسة يصل الكتاب إلى النتائج، ويتم الوصول إلى الاستنتاجات من خلال تحليل البيانات، وإذا لم ينجح الكاتب في الحصول على نتائج دقيقة وصحيحة، فهذا يعني فَشَل التقرير بالكامل، وعدم تحقيق الغرض أو الهدف من كتابته.

في هذه الخطوة على الكاتب أن يختار طريقة مُحددة يكتب بها التقرير، ويوجد أسلوبان مُستخدمان في كتابة التقرير وهُما:

الأسلوب الاستقرائي:

ويعتمد على ترتيب محتويات التقرير بداية من إدخال البيانات الأساسية ومناقشتها وتحليلها، ثم كتابة التوصيات والنتائج.

الطريقة الاستنتاجية:

وهذه الطريقة تُرتّب المحتوى بتسلسل يبدأ بالمُلخص والتوصيات ثم المقدمة ومناقشة النتائج وتحليلها.

وفي الختام يُقدّم الكاتب التقرير بعد كتابته كاملًا، وفي هذه الخطوة لا بد أن الكاتب يتأكد من دقة وأسلوب الكتابة وتكوين الجُملة، والدقة النحوية شيء هام أيضًا، ويتأكد من أن تسلسل المحتوى سليم ومضبوط. [1]

مهارات إعداد التقارير

• البحث.
• التخطيط.
• الكتابة.
• التحليل.
• الإيجاز.
• التحرير.

البحث:

كتابة التقارير تتطلب

مهارة البحث

، وتلك المهارة تعني أن الكاتب يكون لديه القدرة على إيجاد مصادر هامة ومُتَّصِلة بكتاباته، وتحمل درجة من المصداقية، ولا بد من العثور على مصادر حسنة السمعة، فكل ما عليك هو التأكُّد من أن الناشر والمؤلف مصادر موثوق فيها.

التخطيط:

من ضمن مراحل إعداد وكتابة التقرير هي مرحلة التخطيط، وتُشير إلى معرفة ما الذي تُريد أن تكتبه وكيف ستتم كتابته؟، فإذا أردت أن تكتب تقريرًا يتَّصف بالجودة والكفاءة، لا بد أن تكتسب مهارة التخطيط، ثم القيام بتنظيم الوثيقة أو التقرير إلى أقسام منفصلة مثل المُلخص والمُقدمة والخاتمة وفقرات المحتوى الأساسي.

الكتابة:

وهي مهارة هامة تُشير إلى القدرة على استخدام الكلمات وكيفية التواصل الفعَّال معها، حيث أن إنشاء المستندات يتطلَّب منك مهارة الكتابة، وتلك المهارة تشمل جودة الكتابة بمعنى أن اللغة كلما كانت احترافية وواضحة هذا سوف يؤدي إلى كتابة تقرير بشكل رائع، فعليك باستخدام جُمَل متماسكة ومصطلحات صحيحة، ومعرفة القواعد الخاصة بعلامات الترقيم.

التحليل:

وتلك المهارة تُشير إلى البحث وراء مُسببات حدوث الأشياء وكيفية حدوثها، حيث أن العالِم يستخدم مهارة التحليل حتى يُقيّم نتائج تجاربه، وباختصار مهارة التحليل تُشير إلى أنك تقوم بتخليص الموضوع الخاص بك وتُقدّم دليلًا يدعم فكرتك الخاصة، وبالتالي فإن التحليل يجعلك تصل إلى النتائج والأدلّة.

الإيجاز:

أي التقليل في محتوى الكتابة، بمعنى أنك تُستخدم جُمَل قليلة في شرح وتوضيح محتواك الخاص، ومن ضمن فوائد مهارة الإيجاز أنه كلما كان تقريرك موجزًا ويحتوي على جُمَل صغيرة كلما تمَّ قراءته بصورة أسرع وأسهل من التقارير أو الكتابات ذات الجُمَل الطويلة المُعقَّدة.

التحرير:

وهذه المهارة تُشير إلى أنك بعدما تنتهي من كتابة التقرير الخاص بك، عليك بمراجعته والكشف عن الأخطاء التي يحتويها حتى تقوم بتصليحها، ولا بد أثناء عملية تحرير تقريرك أن تتفادى الأخطاء النحوية والإملائية وتتحقق من صِحة علامات الترقيم، فكلما كانت كتاباتك خالية من الأخطاء كلما كانت أكثر دقة واحترافية وسوف تُقرأ بسهولة ويُسر.

كيفية تحسين مهارات كتابة التقرير

• قراءة تقارير أخرى.
• التحقق من مصادرك.
• كتابة مسودات متعددة.

مهارات إعداد وكتابة التقارير تمَّ شرحها باستفاضة في الفقرة السابقة، ولكن هناك شيء هام لا بد التحدُّث فيه وهو كيفية تحسين مهارات كتابة التقرير؟، والإجابة على هذا السؤال تشمل هذه النقاط:

قراءة تقارير أخرى:

حتى تتحسَّن قدرتك على كتابة التقارير، لا بد أن تقرأ المزيد من التقارير الأخرى المنشورة، ومن خلال ذلك سوف تتعرَّف أكثر على كيفية تنسيق وكتابة التقارير المختلفة، وستكتشف ما الذي وَضَعه المؤلفون الآخرون في تقاريرهم؟، وبعدما تكتشف الجوانب الرائعة في الكتابات الأخرى حاول أن تدمجها في كتاباتك وتستفيد منها.

التحقق من مصادرك:

عليك بالتأكُّد من مصادرك عندما تقوم بالبحث عن معلوماتك، فلا بد أنها تكون مصادر دقيقة وموثوق فيها، لأن هذه المصادر تُعطى انطباعًا جيدًا عن تقريرك بأنه يحمل معلومات صادقة وجديرة بالثقة، والوكالات الحكومية من ضمن المصادر الموثَّقة.

كتابة مسودات متعددة:

أثناء

كتابة التقرير

، قُم بإنشاء مسودة، وبعد ذلك قُم بمراجعتها وإعادة كتابتها مرة أخرى قبل إرسالها للمسئول عن العمل، وهذا الأمر سوف يُفيدك في تنمية مهارة التحرير الخاصة بك، وعادة المسودة الأولى التي قُمت بكتابتها تحتوي على أخطاء، ومع كتابة المسودات المتعددة ستكون المسودة الأخيرة التي تكتبها بمثابة نسخة نهائية من تقريرك، وسوف تحتوي على عدد أخطاء أقل بكثير، ومن هنا اتضحت أهمية إنشاء العديد من المسودات. [2]

أنواع التقارير

• التقارير التحليلية.
• التقارير التشغيلية.
• تقارير المُنتَج.
• تقارير الصناعة.
• تقارير القسم.

التقارير التحليلية:

وهذا النوع من التقارير يحتوي على معلومات مفيدة كثيرة تساهم في تيسير عملية اتخاذ القرار، ويحتوي على أنواع كثيرة من البيانات؛ الكمية والنوعية والتاريخية، ومن ضمن فوائد هذا النوع من التقارير أنه يعمل على حل المشكلات، ويستخدمه العديد من الشركات.

التقارير التشغيلية:

وهذه التقارير تهتم بكل التفاصيل المُتَّصِلة بالمهام التشغيلية الخاصة بالشركة مثل مستوى إنتاج الشركة، وتتصف هذه التقارير بأنها قصيرة المدى لأنها تهدف إلى معرفة الوضع الراهن للشركة، ومن ضمن أسباب استخدام تلك التقارير هو تحديد المشكلات والعمل على حلَّها، وتُساهم هذه التقارير أيضًا في تتبع مسار مخزون الشركات والتكاليف الخاصة به.

تقارير المُنتَج:

وتُستَخدَم تلك التقارير لمراقبة كل ما يخص المنتج وكيفية تطويره، والشركات تعتمد على هذه التقارير في معرفة مبيعات منتجاتها خلال وقت مُعين من الزمن، وتُستَخَدم أيضًا لمعرفة ما هي المُنتجات التي يحترمها العملاء أكثر من غيرها، والاستخدام الأكثر شيوعًا لتقارير المنتج هو العمل على تطوير ونمو المنتج الحالي وابتكار منتجات جديدة.

تقارير الصناعة:

هذا النوع من التقارير شائع بشكل كبير، ويُستَخَدم لمعرفة لمحة سريعة عن السوق الصناعي وما يدور بداخله، ومعرفة الشركات الرائدة، وما هو حجم الصناعة الحالي؟، والشركات التي تُريد أن تدخل مجال مُعين من الصناعة، فإن هذه التقارير ستكون مفيدة بشكل كبير لها حتى تعرف معلومات كثيرة من الشركات المنافسة لها.

تقارير القسم:

هذه التقارير خاصة بكل قسم من أقسام العمل المختلفة، وتبرُز فائدتها في أنها تدعم التواصل بين المديرين والموظفين أو فريق العمل، حيث أنها تحافظ على التواصل بينهم حتى يستطيعون تحقيق أهداف العمل التي يتشاركون فيها معًا. [3]