أساسيات كتابة مستندات الأعمال
من أساسيات كتابة مستندات الأعمال
- التناسق.
- مظهر الصفحة.
- سهولة القراءة.
إذ أن مستندات الأعمال تعمل على تعريف الجمهور بالعلامة التجارية، وعند كتابته يقوم الأشخاص باتباع بعض الأساسيات والتي منها التناسق، وهذا حتى يكون المستند منسقًا وكل المعلومات واضحة فيه، أما مظهر الصفحة فهذا لكي يكون المستند بشكل جيد يجذب النظر، في حين أن سهولة القراءة تكمن في أن تكون المعلومات المدرجة سهلة وبألفاظ يُمكن فهمها بسهولة.
كيفية كتابة مستندات الأعمال
إن كتابة
مستندات الأعمال
من الأمور الممتازة والضرورية لأي شخص يعمل باحتراف، وبالأخص لرجال وسيدات الأعمال، إذ أن مستند العمل المكتوب ينقل الانطباع عن الشخص الذي كتبها أو عن الشركة التي كُتب المستند من أجلها، ولذا يجب معرفة كيفية كتابة مستندات العمل بشكل جيد،
وهذا من خلال خمس خطوات سهلة، وفي التالي توضيح لها:
[1]
- تحديد الجمهور
- تحديد الغرض من المستند والحفاظ على التركيز عليه
- تنظيم الكتابة
- إعادة قراءة مستند العمل قبل الإرسال
- التأكد من أن مستند العمل يبدو احترافيًا
تحديد الجمهور :
يجب التعرف على الجمهور ومن ثم توجيه الكتابة نحوهم، ويجب أن يوضع في الاعتبار ما إذا كانت طريقة كتابة المستند مناسبة مع الجمهور، إذ سوف تكون المعرفة الكافية بكتابة الأعمال مفيدة لذلك الغرض، كما أنها ستكون ميزة أيضًا في حال كان هناك بعض المعلومات الأساسية عن الجمهور.
تحديد الغرض من المستند والحفاظ على التركيز عليه
فيجب أن يتم التأكد من أن مستند العمل يقوم بالتعبير بوضوح عن هدفه للقراء، وأن القارئ يرى الهدف في بداية المستند، إلى جانب تحديد ما هو الرد الذي تفضله منهم بعد أن يقرأ الجمهور المستند.
تنظيم الكتابة :
وهذا بأن يضع الكاتب نفسه مكان القارئ ثم يسأل نفس بعض الأسئلة وهي:
ما موضوع هذا المستند؟
لماذا أريد قراءته؟
ماذا علي أن أفعل بعد أن قرأته؟
كما يجب أيضًا أن يتم التحقق مما إذا كان مستند العمل مكتوبًا بطريقة متناسقة ومتماسكة وما إذا كان التسلسل مثيرًا للاهتمام وغنيًا بالمعلومات وواضحًا، ومن الممكن أن يتم استخدام برنامج كتابة الأعمال حتى يتم التوصل لمستند أعمال مكتوب بطريقة ممتازة.
إعادة قراءة مستند العمل قبل الإرسال :
وتلك الخطوة تساعد في اكتشاف الأخطاء النحوية أو المطبعية، كما أنها تساعد كذلك على ملاحظة بعض الأجزاء من المستند التي قد تكون بحاجة إلى توسيع أو حتى تقليص، وتساهم ممارسة إعادة القراءة على تعزيز المهارات في الكتابة في مجال الأعمال.
التأكد من أن مستند العمل يبدو احترافيًا :
بصرف النظر عن مدى جودة المحتوى المكتوب في مستند العمل، فسوف يتم التغاضي عنه بسهولة في حال لم يكن مظهره احترافيًا، ولذا يجب التركيز في أنه قبل أن يقرأ الجمهور المستند الخاص بك، سوف يرون أولاً كيف يتم وضعه على الورق، إذ أن الانطباعات الأولى هامة بالفعل.
ما هي مستندات الأعمال
إن مستندات العمل عبارة عن كافة الملفات، الأوراق، المستندات، التقارير، الكتب، السجلات والرسائل وما إلى ذلك من المستندات التي تتعلق بالعمل، أي ببساطة مستندات العمل تتمثل في جميع المستندات المتعلقة بالأنشطة التي تتم في العمل، ومن الممكن أن تكون تلك المستندات معاملات مالية، بيانات العملاء، الاتفاقيات، محاضر الاجتماعات أو أي اتصال كتابي داخلي أو خارجي آخر، وغيرها الكثير والكثير. [2]
أنواع مستندات الأعمال
يجب العلم بأن مستندات العمل من الشروط الأساسية لأي عمل تجاري، وتتمثل مستندات العمل في أي مستند يتعلق بالعمل، وأنواعه لا حصر لها، وفي التالي البعض منها:
- الاتفاقية المالية.
- تقارير الأعمال.
- لائحة الشركة.
- اتفاقية العمل.
- وثيقة محضر الاجتماع.
الاتفاقية المالية :
إن الاتفاقيات المالية عبارة عن وثائق أعمال تساعد على تقييم أداء العمل، بالإضافة إلى أنها تساهم في تقديم الضرائب وعمل خطط ميزانية جديدة، وبصرف النظر عن النشاط التجاري الذي يتم العمل فيه فلابد أن تكون الموارد المالية محدثة باستمرار، سواء أكان هناك خسائر في الأموال أو تحقيقًا لأرباح ضخمة، فيجب أن تُسجل كل هذه المعلومات في الاتفاقيات المالية، وفي التالي بعض أنواع الاتفاقيات المالية:
ورقة التوازن.
تقارير الرواتب.
كشوفات الدخل.
بيان الربح والخسارة.
تقارير الأعمال :
إن تقارير الأعمال عبارة عن المستندات التي تقوم بتقييم جوانب محددة من العمل وتستخدم تلك البيانات للمساعدة في اتخاذ قرارات واضحة بصورة أفضل، وقد تحتوي على أرقام المبيعات، الرسوم البيانية، دراسات الحالة وأشكال أخرى من البيانات، ومن الممكن أن تكون تقرير الأعمال مفيدة في استخراج الاستنتاجات حول المشكلات وتقديم اقتراحات يمكن تنفيذها في المستقبل، خاصة حينما يكون هناك تطلع إلى عمل شراكة جديدة أو البحث عن طرق تجذب مستثمرين جدد.
لائحة الشركة :
عند الدخول إلى عالم الأعمال فبالتأكيد سوف يتم التعامل مع كمية ضخمة من المستندات القانونية، وذلك هو السبب في أن اللائحة الداخلية للشركة أمر ضروري لأي عمل تجاري، ومن الجدير بالذكر أن لوائح الشركة عبارة عن مستندات عمل تقوم بوضع لوائح وقواعد واضحة وموجزة بحيث تضعها الشركة حتى تكون العمليات سلسة، كما تُعتبر أيضًا وثيقة مثالية حتى يتم معالجة النزاعات داخل المؤسسة وتوفير تحديدًا دقيقًا للأدوار والمسؤوليات الخاصة بكل فرد.
اتفاقية العمل :
من المستحيل أن يزدهر أي نشاط تجاري بمفرده، إذ يجب أن يتم تعيين موظفين، وهنا تأتي الحاجة إلى اتفاقية العمل، فهي عبارة عن وثيقة عمل ينبغي على أي موظف جديد أن يُوقع عليها عندما يتم تعيينه، بحيث تغطي توقعات الشركة للموظف، شروط الوظيفة، الوظيفة،
الوصف الوظيفي
، والتزامات الشركة، ويُمكن القول بأن أهميتها لا ترجع فقط إلى لأنها تحمي مصلحة الموظف، بل إنها تحمي كذلك مصلحة الشركة.
وثيقة محضر الاجتماع :
إن كل شركة تقوم بإجراء عدة اجتماعات على مدار فترة عملها، ولذا في كل مرة يتم القيام باجتماع كبير سوف يكون من الحكمة أن يتم الاحتفاظ بوثيقة محضر الاجتماع، فبكل بساطة تقوم تلك الوثيقة بتسجيل كافة الأشياء التي تم مناقشتها في الاجتماع، عدد الحاضرين، موضوعات المناقشة، والخطوات التالية المطلوبة، وغيرها، وهو ما يكون مُفيدًا للمراجعة المستقبلية وللأعضاء ممن لم يتمكنوا من حضور الاجتماعات.
أهمية مستندات الأعمال
إن مستندات الأعمال لها أهمية بالغة في العمل، إذ أن أهميتها تعود على المؤسسة أو صاحب العمل، وكذلك على الموظفين والعملاء، وفي التالي توضيح لها:
تضمن نزاهة الأعمال:
حينما يتم إنشاء مستند عمل دقيق وسليم يغطي كل العمليات من الألف إلى الياء، فإن العمل يصبح أقل عرضة للانهيار، وسوف تغطي مستندات العمل كل شيء، حتى أصغر التفاصيل، وتعمل على تقديم نظرة عامة صحية عن العمل، وبتلك الطريقة يمكن للعمل أن يضمن سمعته ونزاهته للعملاء والمستثمرين والجهات التنظيمية المحتملة.
يكشف فرص جديدة:
إن التوثيق الجيد يروي قصة العمل منذ البداية وحتى الوقت الحالي وإلى أين يتجه، وخاصة عند البحث عن مستثمرين جدد، فإن التوثيق السليم للنمو والإنجازات وغيرها يُعتبر طريقةً رائعةً للحصول على إعجابهم.
حوكمة مؤسسية سلسة:
تعمل المستندات التجارية مثل لوائح الشركة على أن تكشف بكل وضوح عن قواعد وأنظمة العمل، وتلك المستندات من أفضل الطرق للتأكد من أن كل الموظفين والمديرين وكل فرد في الشركة على دراية بكل القوانين والاحتياجات.