مزايا برامج معالجة النصوص
من مزايا برامج معالجة النصوص
- توفير الوقت والجهد في كتابة النصوص ووضع الصور
- تساعد الشخص على التركيز على المهمة أمامه بدون تشتيت الانتباه
- تحسين الدقة في الكتابة وكشف الأخطاء في النصوص وتعديلها
- تنسيق النص وإضافة الرسوم البيانية
- توفير المال اللازم لشراء مستلزمات الكتابة التقليدية
- حفظ المستندات بشكل آمن
- تسهيل التعاون بين الشركات أو بين الموظفين في مجال العمل
- برامج معالجة الكلمات منظمة بشكل أكبر، وتساعد الشخص على قراءة ملفه، أو النص الذي قام بكتابته بطريقة أسهل بكثير من الطرائق التقليدية
- يمكن أن يتم إعداد مستندات مشتركة في برامج معالجة النصوص، وهذا يعني أنه يمكن أن يعمل اثنين على ملف واحد بنفس الوقت كلٌ في بيته.
توفير الوقت:
من مزايا برامج معالجة النصوص هي توفير الوقت في الكتابة، مقارنةً مع الوقت الكبير المبذول عند كتابة النصوص بغير برامج معالجة النصوص، على سبيل المثال، يقضي الشخص وقت أطول بكثير في كتابة عدد محدد من الكلمات والنصوص بوقت أقل بكثير مما لو قرر كتابة هذه الكلمات بالورقة والقلم، وهذا الأمر قد لا يبدو خطيرًا عند كتابة عدد قليل من الكلمات، لكن عندما يضطر الشخص بشكل يومي للكتابة والعمل، فيجب عليه اختيار الطريقة الأفضل التي توفر له الوقت
تحسين الدقة:
من المزايا الأخرى الهامة في برامج معالجة النصوص التي لا تتوافر بالكتابة عن طريق الورقة والقلم هي الدقة العالية في برامج تعديل النصوص، هذه البرامج تساعد على كشف الأخطاء وتعديلها، ويمكن أن تكون الأخطاء لغوية، وقواعد إملائية مثل تصحيح همزة الوصل والقطع، أو تكون الأخطاء في القواعد اللغوية، أو لفظ الكلمة خاطئة، وبالطبع لا تستطيع الأدوات التقليدية الكشف عن هذه الأخطاء، فإذا كان الشخص يكتب بالورقة والقلم، يجب عليه أن يراجع مقاله عدة مرات كي يتأكد من سلامته، أما برامج معالجة النصوص فهي توفر على الشخص وقت المراجعة، وتقوم بتصحيح أخطائه بشكل تلقائي
توفير المال:
بالإضافة إلى فائدة برامج معالجة النصوص العظيمة في توفير الوقت والجهد، وتصحيح الأخطاء، هناك فائدة أخرى لا يمكن إغفالها وهي توفير المال اللازم لشراء مستلزمات الكتابة، كالأوراق والأقلام، والمجلدات، ولاقطات الأوراق، والتجهيزات الأخرى الكثيرة، لكن بعض برامج معالجة النصوص يكون عليها تكلفة بسيطة أو أجر بسيط عند تحميل مثل هذه البرامج.
حفظ المستندات بشكل آمن
: أحيانًا يقوم الشخص في العمل بكتابة أو حفظ ملفات لا يريد غيره للاطلاع عليها، ولا سبيل لهذا الأمر في حال الكتابة التقليدية عبر الورقية والقلم، والتطور في مجال صناعة الحاسوب والتكنولوجيا ساعد الشخص في حفظ المستندات عبر الإنترنت دون أن يتمكن شخص من الاطلاع عليها إلا بإذن أو عبر كلمة مرور خاصة، ويمكن أيضًا تشفير الملفات لزيادة الأمان، ولم يعد هناك حاجة للخزائن المقفولة التي تحفظ الملفات، بل يمكن القيام بذلك عبر حفظ الملفات وإنشاء نسخ متكررة لها دون أن يستطيع أي شخص الوصول إليها.
تسهيل التعاون بين الشركات
: يتطلب مشاركة الملفات بين الشركات في الماضي بالطريقة التقليدية العديد من اللقاءات والحوارات، وتبادل الملفات بين الشركات المختلفة، لكن برامج معالجة الكلمات سهَلت إلى حد كبير هذه العملية، وفتحت المجال للعديد من الفرص في التعاون بين الموظفين، وتقديم المستندات المشتركة في قاعدة بيانات داخلية، وهذا الأمر وفر الكثير من الوقت، وساعد في تبسيط العمل، وبات من السهل الوصول إلى الملفات على مدار الساعة، وتوفير وقت العمل، وتحسين التعاون بين العاملين، بشكل كبير ولا تتم مقارنته مع الأساليب والطرائق التقليدية. [1] [3]
مميزات برنامج معالج النصوص word
برنامج معالجة النصوص الوورد هو برنامج لمساعدة الشخص على تشكيل السيرة الذاتية أو التقارير، ويقوم الشخص فيه بإدخال نص عن طريق كتابة النص أو نسخه ولصقه من مكان آخر، ويوفر بعد ذلك برنامج الوورد الكثير من التعديلات الممكنة، ووظائف برنامج الوورد هي:
- حفظ وطباعة المستندات وتحريرها
- نسخ النصوص ولصقها من ملف وورد لملف آخر، أو الحذف والتعديل على نص قديم، وإضافة كلمات وصور لملف جديد
- تنسيق الصور داخل ملف الوورد، ويمكن تغيير الخط الذي يكتب به الشخص، ويستطيع أن يضع خطًا تحت العناوين الهامة، أو يكتب بخط مائل، أو يختار نوع الخط الذي يناسبه في الكتابة، وحجم الخط الذي يمكن من خلاله الرؤية والكتابة بوضوح.
- إنشاء ووضع الجداول
- تصحيح الأخطاء الإملائية مثل القواعد اللغوية والإملائية
يقدم برنامج الوورد أدوات تساعد الشخص على التنسيق، بحيث يمكن للشخص أن يعيد ترتيب ملفاته من خلال إضافة أعمدة معينة، وأرقام للصفحات، كما يمكنه أن يضيف رسوم توضيحية، وبيانات، وأرقام، ورسومات تجعل الملف أكثر وضوحًا.
كما يحوي برنامج الوورد ميزات تساعد الشخص على القيام بمهامه في العمل، بخاصةً إذا كانت المهام متكررة وسبق للشخص أن قام بها، على سبيل المثال، يمكن للشخص أن يرسل الرسالة إلى جميع العملاء بنقرة واحدة وهي تحديد الجميع، ويمكنه أن يدمج البريد ويرسله، ويسهل أمور العمل لديه
لكن لا يجب الخلط بين برنامج معالجة النصوص الوورد وبين تحرير النصوص، برامج تحرير النصوص لها أهداف مختلفة عن معالجة النصوص، مثال عليها المفكرة. [2]
من مزايا برامج معالجة النصوص إمكانية طباعة المستند على ورق
لبرامج معالجة النصوص أهداف عديدة، وهي من البرامج الشائعة منذ إنتاج الحواسيب الشخصية، ولإنشائها فوائد عديدة في تسهيل الفترة اللازمة للعمل، ومن المزايا هي إمكانية طبع المستند على ورق بعد تحريره والانتهاء من كتابته
قد يقوم الشخص بطباعة المستند من برنامج معالجة النصوص إذا كان لديه طابعة خاصة في المنزل، أو يمكن أن يحول الملف من برنامج معالجة النصوص كالوورد إلى ملف بي دي إف، ويرسله إلى المكتبة، لتقوم بطباعته له ويكون جاهزًا، لكن عادةً في مجال العمل والبزنس، يكون هناك طابعة خاصة للحفاظ على سرية العمل والملفات وضمان حفظها بشكل آمن وعدم الاطلاع عليها.
بالإضافة للقدرة على طباعة البيانات، هناك فوائد أخرى عديدة مثل:
- سهولة تصحيح الأخطاء
- القدرة على حفظ العمل، والعودة إليه في وقت لاحق، سواء صباحًا أو في المساء
- لبرامج معالجة النصوص الكثير من المزايا، مثل تغيير حجم الخط، وشكله، ووضع خط تحت بعض الكلمات لتأكيد أهميتها
- زيادة الدقة في العمل، وتصحيح الأخطاء الإملائية كي يكون العمل بجودة أكبر، ولا يضيع الشخص وقت طويل وهو يراجع عمله، ويستثمر وقته بأمور أفضل
- يمكن أن يقوم الشخص بطباعة عمله على ورقة بعد الانتهاء. [4]