من مميزات المذكرة

تعمل المذكرة كسجل دائم لأي معلومة يتم إرسالها من خلال المذكرة.
تُعتبر من أشكال الاتصال المبسطة.
تُساعد في تحديد المسؤولية بسهولة.
مُحددة المهام ومختصرة.
متعددة الأنواع.

يُعد المعنى الحرفي لكلمة مذكرة هو الشيء الذي يجب تذكره، ونضعها حتى يتذكر الشخص ما عليه من مهم، أما في السياق القانوني، فالمذكرة هي وثيقة قانونية يتم من خلالها تسجل الشروط التعاقدية، وذلك يكون في سياق الأعمال التجارية، تعني المذكرة أيضًا أي مستند عمل يُمثل بيان سجل مكتوب، أو يوميات يتم كتابتها وتدوينها والاحتفاظ بها، أو بعض المهام اليومية التي يتم كتابتها في نقاط صغيرة ووضعها في مكان ما قابل للرؤية حتى نتمكن من التذكر، في الواقع إن تداول المذكرات وكتابتها ماهو إلا لجذب انتباه الناس وحثهم على القيام بالعمل حتى لا ينسوا، وبمعنى آخر، المذكرة عبارة وسيلة لمشاركة المعلومات في مكان العمل، أو يمكن القول إنها أداة للمراسلات بين المكاتب كما وضحنا سابقًا وذلك بما يخص مجال العمل، أما المجالات اليومية فتتعدد بالطبع وذلك إن دل على شئ فسوف يدل على

أنواع المذكرات

العديدة، والتي لكلًا منها مهمة مميزة. [1]

من مميزات المذكرة الداخلية

الطبيعة.
طبيعة الأطراف المعنية.
هيكل محدد.
الأنواع.
شكلي.
الإيجاز.
ذكر قضية محددة.
التعبير عن المجاملة.
طبيعة الرسالة المتبادلة.
الاحتفاظ بالمعلومات.

مذكرة المكتب أو المذكرة الداخلية، هي عبارة عن طريقة اتصال داخلي ولكن بشكل مُدون، ويتم استخدامها لتبادل المعلومات المختلفة دا المؤسسة أو الشركة ، وذلك بما يخص الأنشطة اليومية للمنظمة، وتعتبر المذكرة طريقة مستقلة للاتصال الداخلي ، وتتميز بعدة نقاط وإليك هم:

الطبيعة:

المذكرة في أساس كتابتها مصنوعة من أجل الاتصال الداخلي بين رؤساء العمل وذلك حتى يتم تبادل المعلومات المتعلقة بالأنشطة الداخلية في المنظمة أو الشركة بشكل سهل.

طبيعة الأطراف المعنية:

من ضمن المميزات أيضًا للمذكرة أنه يتم تبادلها بشكل عام بين مختلف الأطراف الداخلية في الشركة أو المنظمة، ولا يمكن لأي طرف خارجي أن يكون جزء من المذكرة.

هيكل محدد :

يتم إعداد وكتابة المذكرة باتباع بُنية محددة، وهي تشمل العنوان، واسم المرسل، والمستَقبل، والتاريخ والموضوع، والجسم، وتوقيع المرسل.

الأنواع:

تتحدد أنواع المذكرة على حسب الطرف المُرسله إليه أو على حسب الغرض من كتابتها وهذه من المميزات الرائعة، حيث من الممكن تحديد المهمة بسهولة، فقد تكون المذكرة من ثلاثة أنواع، وهي مذكرة متحركة لأعلى، ومذكرة متحركة لأسفل، ومذكرة متحركة أفقية وتلك ما تخص الإدارة والتدرج العملي في الرئاسة العملية داخل المنظمة.

شكلي:

نظرًا إلى أن المذكرة عبارة عن وسيلة اتصال داخلي، فهي تكون أقل رسمية بكثير، ومع ذلك عند إعداد مذكرة تصاعدية في مجال العمل أو في تقديم مذكرة قانونية، يجب اتباع الحد الأدنى من درجة الشكليات لأنها تنتقل من المرؤوسين إلى الرؤساء الأعلى.

الإيجاز:

يتم كتابة المذكرة بشكل موجز جدًا في عدة نقاط واضحة، وذلك يكون بشكل عام بشكل فمهما كان موضوع المذكرة يجب أن تُكتب بشكل مباشر ومختصر جدًا.

ذكر قضية محددة:

يجب تكون المذكرة الفردية محتوية على عدد واحد فقط من المهام، أما إذا كانت فردية ولكنها تحتوي على أكثر من مهمة أو مشكلة يجب ذكرها، حينها يجب ذكر كل ذلك في فقرات منفصلة.

التعبير عن المجاملة:

على الرغم من أن المذكرة يتم التعبير من خلالها عن الرسالة بشكل مختصر جدًا ومباشر ودقيق للغاية، إلا أنها يجب أن تحافظ على اللياقة والتواضع في التعبير عن تلك الرسالة.

طبيعة الرسالة المتبادلة:

من ضمن المميزات أيضًا أن المعلومات التي يتم تبادلها من خلال المذكرة تكون متعلقة بالفعل بالأنشطة الداخلية للمنظمة، ولا تحمل أي معلومات شخصية.

الاحتفاظ بالمعلومات:

نظرًا إلى أن المذكرة عبارة عن وثيقة مكتوبة، فيمكن الاحتفاظ بها واستخدامها في المستقبل. [2]

من مميزات المذكرة الوظيفية

التخصيص.
اتجاه الجمهور.
التركيز على الموضوع.

المذكرة عبارة عن رسالة من شخص إلى آخر أو إلى آخرين داخل مؤسسة العمل، والتي يمكن إرسالها على مستند أو عن طريق البريد الإلكتروني، وغالبًا ما يتم تقديم تقرير موجز في المذكرة عن أي إجراء تود اتخاذه، وحينها تكون المذكرة عبارة عن سؤال يتم طرحة، أو طلب الموافقة على عمل ما، أو حتى تقديم شكوى من خلالها إلى المجلس الإداري في المنظمة، وتُستخدم المذكرة، ومذكرة العمل بشكل أساسي كوسيلة رسمية للتواصل من قسم المختص إلى القوى العاملة، في الواقع تتشابه المذكرة الوظيفية مع المذكرة الداخلية في مميزاتها ومحتوياتها بشكل كبير إن لم تكن المذكرة الوظيفية جزء فعلي من المذكرة الداخلية، وتتميز المذكرة الوظيفية بعدة مميزات وإليك هي:

التخصيص:

تتميز المذكرة الوظيفية بتخصيص معلوماتها بما يخص المنظومة أو المؤسسة التي يتم العمل بها، وبناءًا على ذلك يتم تحديد الأشخاص المعنيين من إرسال المذكرة وتحديد جهة الإرسال.

اتجاه الجمهور:

دائمًا ما تُراعي المصلحة العامة وهي الجمهور واحتياجاته،وبذلك تتميز بأنه عند نشر المذكرة يتم تعميمها داخل المنظمة، حتى يكون الهدف واضح ويلخص الاتصالات على جميع المستويات في المنظمة.

التركيز على الموضوع:

تتميز بتحديد نقاطها فيتم تأكيد الموضوع الذي تريد طرحه في سطر الموضوع ويجب أن يكون واضحًا ومُلخصًا جدًا، فعلى سبيل المثال إذا كانت المذكرة تعلن مثلًا عن تنفيذ يوم عطلة فيجب حينها تسمية العطلة المعينة في سطر الموضوع، مثلا استخدام أجندة العطلة للاحتفال بعيد الأضحى المبارك، أو إذا كانت تعلن عن إقامة رحلة، فيجب تسمية المذكرة حينها باسم مكان الرحلة ووضع تفاصيل موجزة عنها ولكن واضحة. [3]

خصائص المذكرة

تسمح مذكرات العمل بشكل خاص للأعضاء بالتواصل بسهولة، وتعتبر وسيلة فعالة بينهم للاتصال داخل مجال العمل، تعتمد المذكرة بشكل عام على الرسائل أي أنها تكون مدونة كتابيًا وليست صوتية، وباختلاف أنواع المذكرات إلا أن أكثرها شيوعًا هي المذكرات التي تنص على إرسال معلومة أو رسالة لأحد سواء في مجال العمل أو غير ذلك، ولذلك تكون لها عدة خصائص وإليك هي:

يجب أن تكون المذكرة واضحة ولكن في نفس الوقت موجزة أي ليس بها معلومات كثيرة.
يجب أن تكون مغطاة للاستجابات المحددة للمواقف المعينة، مع تجنب الأمور الروتينية.
من خصائصها أيضًا أنها غير تفاعلية، لأنها لا تؤدي إلى استجابة مكتوبة من المتلقي.
يجب أن يكون نهج المرسل عند كتابة المذكرة محايد وإيجابي ورسمي وغير متحيز.
يجب أن تتخذ شكل الاتصالات الأعمال الداخلية، أي من الأعلى إلى المرؤوس.
في نهاية كتابة المذكرة، يتم كتابة التوقيع مع ذكر الضابط الذي أصدر المذكرة.
يجب أن يكون العنوان الداخلي مذكور في الأسفل، على الجانب الأيسر.
لا يسمح عند كتابة المذكرة باستخدام المصطلحات والعبارات والعامية.
تعتبر وثيقة رسمية وتعمل كسجل دائم للرجوع إليه.
يجب أن يكون هناك بنص المذكرة مسافة بين الفقرات.
استخدام أسلوب كتابة مميز وبسيط وغير حاد.
يجب أن تكون منظمة ومرتبة لأنها تعتبر سجل دائم.
يجب أن يتم إنهاء المذكرة بدعوة لاتخاذ الإجراءات.
يجب استخدام الضمائر الشخصية عند كتابة المذكرة.
يجب أن تحتوي الفقرة الواحدة على فكرة واحدة.
استخدام الكلمات القصيرة والبسيطة.
تكتب المذكرات دائمًا بصيغة الغائب.
تتميز بعدم وجود أي تحية.
دائما ما يتم إصدارها كتابيا. [1]