ما هي صفات معد التقرير

صفات معد التقرير الجيد

• الذكاء والسرعة والفضول والشجاعة.
• أن تكون لغة
  
  كتابة التقرير
  
  سهلة الفهم.
• تحري المعلومات بدقة.
• الدقة في المواعيد.
• التركيز على النقاط المهمة والرئسية.
• أن يكون قادر على صناعة تقرير شامل وواضح للفكرة التي يتحدث عنها المقال.
• أن يكون غير متسرع وأن يكون دقيقاً وموضوعياً.[1]

التقرير هو وسيلة من وسائل التواصل فهو يقدم المعلومة بشكل منظم ومفهوم ويستهدف كل تقرير جمهوراً محدداً وهدفاً محدداً وهو عرض للحقائق الخاصة بمشكلة معينة ، وقد يكون في شكل كتابي أو شفهي.

أنواع التقارير

• التقارير الإعلامية.
• التقارير التحليلية.
• التقارير التشغيلية.
• التقارير المنتج.
• التقارير الصناعة.
• التقارير القسم.
• التقارير الداخلية.
• التقارير الخارجية.
• التقارير الرأسية والجانبية.

وهناك أنواعاً مختلفة من التقارير منها ما يلي :

ا

لتقارير الإعلامية

: من أكثر التقارير شيوعاً ويهدف هذا النوع من التقارير إلى عرض بيانات واقعية حول موضوع معين والسمة المميزة للتقارير الإعلامية أنها تكونو موضوعية فهي تهدف فقط عرض الأحداث والحقائق وليس اقتراح حلول والتقارير الإعلامية قد تكون أسبوعية أو شهرية أو سنوية.

التقارير التحليلية

: يحتوي التقرير التحليلي على معلومات مفصلة لتسهيل اتخاذ القرار، على عكس التقارير الإعلامية التي تهدف لعرض الأحداث والحقائق فقط ويهدف هذا التقرير إلى تقديم المشكل والمساعدة في حلها ويمكن للشركات من خلاله عرض التبؤات المستقبلية.

التقارير التشغيلية

: هذا النوع من التقارير يعرض كل التفاصيل ذات الصلة بالمهام التشغيلية في الشركة مثل عمليات الإنتاج وهي تقارير قصيرة المدى لأنها تعرض مشكلة تحدث في الوقت الحالي وتستخدم الشركات هذا النوع من التقارير لتحسين الكفاءة التشغيلية في الشركة لأنها تساعد كذلك في تتبع المخزون والإنتاج والتكاليف.

تقارير المنتج

: يستخدم هذا النوع من التقارير لمراقبة كل الجوانب المتعلقة بإنتاجية المنتج وتتطويره ويستخدم كذلك لحساب المخزون ومعرفة نوع المنتج الذي يستحدمه العملاء بكثرة، يستخدم في البحث عن تنفيذ منتجات جديدة وتتطوير المنتجات الحالية

تقارير الصناعة :

تعرض هذه التقارير حجم صناعة معينة والشركات الرائدة فيها فبالتالي تكون مفيدة للشركات التي ترغب في دخول صناعة معينة حيث أنها تعرض التعريفات والاتجاهات الرئيسية ومدى المنافسة في تلك الصناعة.

تقارير القسم :

هذه التقارير خاصة بكل قسم في الشركة فهي بمثابة وسيلة اتصال بين المديرين والعاملين معاً لتحقيق أهداف الشركة ، تساعد في تقييم أداء العاملين وتحسين مستواهم في أداء العمل.

التقارير الداخلية :

تستخدم لنقل المعلومات بين أعضاء فريق العمل والإدارات فيما يتعلق بأهداف العمل وهي أكثر شيوعا واستخداماً عن التقارير الخارجية.

التقارير


الخارجية

: تستخدم لنقل المعلومات إلى العملاء والمستثمرين لمعرفة الميزانية وكذلك للهيئات الحكومية لضمان عدم مخالفة القانون.[2]

فوائد


التقرير

• اتخاذ القرارات.
• التحقيق في حالة وجود مشكلة.
• تطوير المهارات.
• عرض محايد للحقائق.
• التقدم المهني.
• التحكم المناسب في الأنشطة.

اتخاذ القرارات

: تتطلب منظمات العمل آلاف المعلومات لاتخاذ القرار وتوفر التقارير هذه المعلومات ويتم اتخاذ العديد من القرارات المهمة في مجال الأعمال وأي مجالات أخرى بناءً على تلك المعلومات.

التحقيق


في حالة


وجود مشكلة

: في حالة وجود مشكلة تقوم لجنة أو هيئة أو مجموعة بالتحقيق في المشكلة لمعرفة السبب وتقديم حلول لتلك المشكلة في شكل تقرير.

تطوير المهارات

: تطور مهارة كتابة التقارير التنسيق التنظيمي وقوة التصميم والتواصل.

عرض محايد للحقائق

: يجب تقديم الحقائق بطريقة محايدة ويتم ذلك من خلال تقرير يقوم بتوضيح الحقيقة وتقييمها بشكل حيادي.

التقدم المهني

: يلعب التقرير دوراً مهماً في ترقية العاملين إلى منصب أعلى.

التحكم المناسب في الأنشطة

: يتم تنفيذ الأنشطة وفقاً لخطة تكون في شكل تقرير يعرض المعلومات الخاصة بتلك الأنشطة. [3]

عناصر التقرير

• العنوان.
• جدول المحتويات.
• الملخص.
• قائمة الرموز.
• قائمة الجداول والرسومات  البيانية.
• الملخص التنفيذي.
• الملاحق.

العنوان :

يشمل المعلومات التعريفية وهي عنوان التقرير ومعد التقرير والمنظمة أو القارئ المرسل له التقرير ولابد أن يكون العنوان موضح لنوع التقرير وموضوع التقرير.

جدول المحتويات

: هذا العنصر مهم للتقرير لإنه من خلاله يمكن للقراء الرجوع إلى صفحات معينة للعثور على المعلومات التي يريدونها ، بغض النظر عن مدى تنظيم التقرير فإن جدول المحتويات الذي لا يوضح محتويات التقرير يجعل التقرير غير جيد، نظراً لأن التقرير لا يحتوي على فهرس فإن جدول المحتويات سيوفر الدليل الوحيد لمحتويات التقرير، لابد أن تتطابق عناوين جدول المحتويات مع العناوين التي تظهر في التقرير نفسه ولابد من التأكد أن المقال يحتوي على عناوين جيدة.

الملخص

: شرح موجز عن التقرير ليعطي القارئ معاينة سريعة لمحتويات التقرير ويستهدف الملخص في المقام الأول القراء الذين هم على دراية بموضوع التقرير، ولابد أن يكون الملخص به معلومات مفيدة ويمكن قرائته بدلا من التقرير، يجب ألا يزيد عن 200 كلمة.

قائمة الرموز :

هي قائمة أبجدية من التعريفات وهذه القائمة تكون مفيدة بشكل خاص إذا كنت تخاطب جمهورأ يشمل القراء الذين لا يكونون على دراية بمصطلحات معينة مستخدمة في التقرير، بدلا من الشرح التفصيلي لهذه المصطلحات يمكن استخدام علامة النجمة أو أي شكل آخر من الرموز لإعلام القراء بإن هذا المصطلح محدد في قاءمة الرموز ويمكن وضع قائمة الرموز بالقرب من نهاية التقرير قبل الملاحق مباشرة أو وضعه مباشرة بعد جدول المحتويات ويتم وضعه بعد جدول المحتويات إذا كان أقل من صفحة وكذلك يحدد المصطلحات الضرورية للمديرين الذين يحتمل أن يقوموا بقراءة نص التقرير.

قائمة الجداول والرسومات البيانية

: جدول يحتوي على أشكال وليس جداول فإن القائمة تسمى قائمة الأشكال وإذا كان التقرير يحتوي على جداول وليس أشكال فإن القائمة تسمى قائمة الجداول وإذا كان التقرير يحتوي على أشكال وجداول يسمى الرسوم التوضيحية.

الملخص التنفيذي :

يسمى أيضاً بالخلاصة أو ملخص الإدارة أو النظرة العامة التنفيذية وهو عبارة عن تلخيص التقرير في صفحة واحدة ويستهدف هذا النوع من المقالات المديرين الذين يعتمدون على الملخصات التنفيذية فهم يتعاملون مع كماً هائلاً من الأوراق يومياً ، لا يحتاج المديرون فهماً عميقاً أو مفصلاً للمشاريع المختلفة المنفذة في منظماتهم، ما يريد المديرون فهمه هو هل تتناسب تلك المشاريع مع منظماتهم أم لا وهذا ما يتم تعريفه في الملخص التنفيذي ولذا لابد من مناقشة تفاصيل المشروع بشكل واضح وكافي وإذا كان هناك مشكلة لابد أن تكون محددة مثال : إذا قام قسم البحث والتطوير في إحدى شركات تصنيع السيارات بإنشاء مادة مركبة يمكن أن تحل محل الفولاذ في محاور السيارة فقد تتناول تفاصيل التقرير الإجابة على الأسئلة التالية كيف تم إبتكار المركب؟ وما هي مكوناته الميكانيكية والكيميائية؟ وما هي خصائصه؟ بينما يتضمن الملخص التنفيذي الأسئلة الإدراية لهذا المركب مثل لماذا هذا المركب أفضل من الفولاذ؟ وما مدى صعوبة صنع المركب؟ وما هي الميزانية المالية التي يحتاجها صناعة هذا المركب؟

الملاحق

: توفر الملاحق طريقة ملائمة لنقل المعلومات الضخمة جداً بحيث لا يمكن عرضها في النص أو التي ستكون ذات أهمية لعدد قليل من قراء التقرير ومن أجل الإيجاز تم فصل هذه المعلومات عن التقرير وعادة ما توجد الخرائط وبيانات الاختبار والحسابات والمطبوعات ومصادر المستندات الداعمة لمحتوى التقرير في الملاحق وعادةً ما تكون مكتوبة بحروف بدلاً من أرقام (الملحق أ، الملحق ب، إلخ)  ونصوص المستندات تكون مدرجة في جدول المحتويات ويشار إليها في الملحق.[4]