ما معنى المستند

المستند هو التقاط لحدث ما أو شيء للاحتفاظ بمعلوماته، ويكون المستند مكتوبًا أو على شكل صورة أو صوت، ويكون المستند ملتزمًا ببعض الاتفاقيات بناء على مستندات سابقة أو مماثلة، ومن الممكن أن يكون المستند مطبوعًا أو مكتوبًا، أو في شكل رقمي أو إلكتروني.

ويُعرف المستند على أنه هو عبارة عن قطعة من ورق أو أوراق تتضمن معلومات ويستخدم كدليل أو كسجل لأمر ما، ويتم فيه جمع تفاصيل كاملة عن حدث معين أو يتم الإبلاغ عنه أو إثباته، ويكون شكل المستند إما مستند أصلي أو رسمي أو قانوني، ويشمل عدة عناصر مثل وجود الأشرطة الصوتية أو

الصور

الفوتوغرافية.[2]

تعريف المستندات المحاسبية

المستندات المحاسبية هي عبارة عن ورقة تتضمن إثبات حصول العملية المالية التي يتم تسجيلها في الدفاتر والسجلات، ولكن قبل أن تُسجل في الدفاتر المحاسبية يجب التأكد من حصولها من خلال المستندات الخاصة بها، وإن المستندات تعتبر من الأدلة القانونية التي تؤكد وتثبت بأن العملية المالية قد حصلت في حال وجود المنازعات، أو عند وجود مشاكل قانونية.

أنواع المستندات

إن هناك عدة أنواع من المستندات في مجالات مختلفة وفي هذا المقال سنوضح أنواع المستندات وهي كالتالي:

أنواع المستندات المحاسبية

إن المستندات المحاسبية تقسم إلى قسمين وهما مستندات مباشرة ومستندات غيرمباشرة ولكل قسم له عدة أنواع من المستندات وهي كالتالي:

المستندات المباشرة

وهي المصدر الرئيسي الذي يُعتمد للتسجيل في الدفاتر المحاسبية وتتجلى في:

مستند القبض

وهو من المستندات المباشرة التي تتبعها المؤسسات عندما تحصل على مبالغ مالية من العملاء، ويحتفظ بنسخة من هذا المستند للدافع، ونسخة أخرى تبقى عند المؤسسة لتسجيل هذه العملية المالية في السجلات المحاسبية.

مستند القيد

وهو أيضًا من المستندات المباشرة ويتم إعداده عند وجود عمليات مالية لا تحتوي على المقبوضات أو على المدفوعات، ويتم تسجيل هذه العمليات المالية مستقبلًا عندما يتم الدفع أو القبض في الدفاتر المحاسبية.

المستندات غير المباشرة

هي التي تُرفق مع المستندات المباشرة لتوثيقها وتعزيزها، منها:

الفاتورة

وهي الكشف التي يورد فيها معلومات تفصيلية، ويقوم بإعدادها البائع لتدوين كل الخدمات التي قُدمت، أو البضائع التي بيعت مع تسجيل أسعارها وكمياتها، بالإضافة إلى

الوقت

الذي تم إجراء هذه الخدمات.

الشيك

وهو ورقة من الأوراق المالية التي يتم إصداره في حال الحصول على خدمة، وعند عدم امتلاك العميل السيولة الكافية مقابل هذه الخدمة يتم تحويل الحساب للبنك.

الكمبيالة

وهي عبارة عن تعهد ورقي يكون مكتوبًا، وتكون بمثابة دليل على دفع شخص المال للطرف الآخر، فعلى سبيل المثال عندما يتم إجراء عملية ما على الحساب فكتابة الكمبيالة تضمن حصول صاحب المال على أمواله، وتُحدد الكمبيالة بتاريخ يتم تسجيله.

الإشعار المدين

وهو المستند الذي يُبلِّغ العميل بالمبلغ المالي المترتب عليه، ويُرسل له عن طريق المؤسسة التي تقوم بإعداده.

الإشعار الدائن

وهو المستند الذي يكون على شكل ورقة ثبوتية يُرسل إلى العميل لإخباره أنه تم تخفيض القيمة المستحقة عليه بسبب وجود خطأ ما.

كشف الحساب

وهو الكشف الذي يوضح الأرصدة المستحقة، ويتم إعداده من قِبل المؤسسة التي تقوم بإرساله للعملاء، ويعمل أيضًا هذا الكشف على توضيح الحركات المدينة والدائنة كلها.[3]

أنواع المستندات التجارية

تصنف المستندات التجارية حسب القطاع الذي تكون ناتجة عنه، فهناك مستندات تأتي من قطاعات المعاملات أو قطاع النقل أو قطاعات الرقابة الرسمية، ومن أنواع المستندات التجارية في:

مستندات المعاملات للقطاعات التجارية وتتضمن المستندات التي يتم تبادلها ما بين الشركاء في تجارتهم الدولية، وتهدف لتقديم المعلومات وتستخدم أيضًا لإبرام العقود، ومن الأمثلة عليها مثل مستندات الأوامر وعروض الأسعار والفواتير المبدئية.
مستندات قطاع المدفوعات والتي تتضمن المستندات التي تم تبادلها ما بين الشركاء ومصارفهم، وأيضًا بين البنوك للمدفوعات التي تتعلق بالمعاملات التجارية، ومن الأمثلة على هذا النوع كالفواتير التجارية وطلبات السندات المصرفية.
مستندات قطاع النقل والخدمات التي تتعلق بها، وهي المستندات التي ترتبط بعلاقة الشركاء التجاريين مع شركات النقل وخدماتها وتأمين النقل والمناولة.
مستندات الرقابة الرسمية وهي المستندات التي تتضمن الرقابة على

السلع

من قبل هيئات رسمية.

أنواع مستندات التربية والجغرافيا

هناك بعض المستندات التي ترتبط في

التعليم

في المراحل الابتدائية والمتوسطة، وتحديد الطالب لنوع المستند هو سؤال من الأسئلة الامتحانية حيث أنه يرد في مادتي التربية والجغرافيا، فعلى الطالب أن يحدد نوع المستند ويكتب عنوان مناسب له، بالإضافة إلى ورود سؤال متعلق بهذا المستند، وإن أنواع المستندات الواردة في هذا المجال هي:

المستند النصي ويكون على شكل نص مكتوب.
مستند الخريطة ويتجلى بخريطة تحدد كثافة سكانية أو مراكز معينة حسب الدروس المعطاة، ومستند الخريطة تكثر في مادة الجغرافيا.
مستند الرسم البياني لبيان موضوع معين ويتم تحديده من قبل الطالب وكتابة عنوان خاص به حسب محتواه بعد أن يحدد نوعه.
مستند الجدول الإحصائي وهو أيضًا

جدول

فيه دراسات إحصائية في أمر محدد حسب الدروس المعطاة.
مستند الرسم الهيكلي.
مستند الرسم التوضيحي.
مستند الرسم الكاريكاتوري.[4]

تعريف المستند في الوورد

إن المستند في الوورد هو وحدة العمل الذي تم حفظه، ويتم حفظ كل مستند على حدة كملف له نوعه الخاص، ومن الممكن تخزين المستند كنموذج إلكتروني في جهاز

الكمبيوتر

ويكون على شكل عدة ملفات أو ملف واحد، وعادة ما يتم تحويل المستند الواحد إلى ملف، وتُعامل أجزاء هذا المستند كعناصر بيانات فردية، حيث أن هذا المستند من الممكن أن يكون جزءًا من قاعدة بيانات.[1]

وأيضًا ممكن تعريف المستند في الوورد بأنه هو المستند الذي يتم فتحه لتطبيق بعض المهام عليه مثل إدخال النصوص أو الصور أو الجداول وهذه البيانات والمعلومات المدخلة تتعلق بموضوع معين، وإذا أردنا فتح مستند جديد في برنامج الوورد نستطيع من خلال استخدام مفتاحي ctrl + N من لوحة المفاتيح.

الفرق بين الوثيقة والمستند

يتراود على مسامعنا مفردة الوثيقة والمستند والسجل وهنا

السؤال

المطروح هل هناك فرق ما بين الوثيقة والمستند؟، نجد أن المستند هو الوثيقة ولا يوجد فرق بينهما حيث أن المستند معناه الوثيقة المكتوبة، وتستند على معلومات يتم تدوينها تتعلق بأمر محدد، وكما أسلفنا سابقًا بأن المستندات تكون إما مدونة ورقيًا أو إلكترونيًا، أما السجل فهو يختلف عن المستند حيث أن المستند هو عبارة عن معلومات مكتوبة، أما السجل فهو مستند ولكن يستخدم كدليل، ويجدر بنا التنويه أن الفرق الرئيسي ما بين المستند والسجل يكمن في أنه كل الوثائق والسجلات تعمل على توفير المعلومات، لكن السجلات هي التي من الممكن أن تستخدم كدليل.