لماذا يستخدم الفهرس في المكتبة ؟

ما هو الفهرس

الفهرس هو دليل للعناصر، حيث يشير العنصر إلى أي كتاب، أو مقال، أو تقرير، أو مراجعة مجردة.

ويتم تعريفه وفقًا للمعايير البريطانية على أنه هو “دليل منظم لنص أي مادة قراءة أو لمحتويات مواد وثائقية أخرى مجمعة، تتألف من سلسلة من الإدخالات، مع العناوين مرتبة أبجديًا أو بترتيب آخر مختار وبمراجع توضح مكان كل عنصر مفهرس “. ومما سبق يمكن أن نقول أن الفهرس عبارة عن أداة عمل مصممة لمساعدة القارئ على إيجاد طريقة للتعرف على المعلومات الموثقة في

حقل

موضوع معين أو مخزن مستندات.

والجدير بالذكر إن الفهرس يساعد الوصول إلى المستندات بغض

النظر

عن أشكالها المادية مثل الكتب والمقالات الدورية والصحف والوثائق والسجلات المقروءة بالكمبيوتر بما في ذلك موارد الويب.

الغرض من استخدام الفهرس في المكتبة

تعتبر الفهرسة عملية وصف وتحديد المستندات من حيث محتويات موضوعها، هنا يتم استخلاص المفاهيم من الوثائق من خلال عملية التحليل، ثم يتم نسخها إلى عناصر أنظمة الفهرسة مثل قاموس المرادفات، وأنظمة التصنيف،


والغرض الاساسي من استخدام الفهرس في المكتبة هو تنظيم مصادر المعلومات ولتسهيل الوصول والاستفادة منها،


ويتم استخدمها ايضاً للأسباب التالية:

• 
  تمكين القارئ من التعرف على المعلومات وتحديد ما إذا كانوا بحاجة إلى معلومات أكثر أم لا.
  
• 
  يتم استخدامها كدليل اختيار للمحتوى.
  
• 
  هي أداة لتحليل الوثائق.
  
• 
  يستخدم الفهرس لإنشاء ارتباط بين المستخدمين ومنشئ المعلومات الأصلية.
  
• 
  توفير
  
  الوقت
  
  حيث يسهل على القارئ العثور على المعلومات ذات الصلة عند فهرستها.
  
• 
  جعل المعلومات متاحة على نطاق واسع ويسهل الوصول إليها.
  
• 
  العمل كأداة لاسترجاع المعلومات للمكتبات.
  

مشاكل الفهرسة

هناك عدد من المشاكل والقضايا المرتبطة بالفهرسة والتي يتم ذكرها في النقاط التالية:

• 
  التعقيدات في مواضيع الوثائق، فأحياناً  يوجد مفهوم متعدد للكلمة واحدة.
  
• 
  يحتاج المستخدمين متعددي الأبعاد للمعلومات.
  
• 
  اختيار المصطلحات من عدة مرادفات.
  
• 
  اختيار صيغ الكلمات (المفرد أو الجمع)
  
• 
  تمييز التماثلات.
  
• 
  تحديد العلاقات المصطلحات النحوية والدلالية.
  
• 
  شمولية الفهرسة.
  
• 
  مستويات العمومية والخصوصية لتمثيل المفاهيم
  
• 
  ضمان الاتساق في الفهرسة بين عدة مفهرسات،
  
• 
  التأكد من أن الفهرسة تتم ليس فقط على أساس محتوى الموضوع الجوهري للمستند ولكن أيضًا وفقًا لنوع المستخدمين الذين قد يستفيدون منه وأنواع الطلبات التي يُرجح اعتبار المستند مفيدًا لها.
  
• 
  نوع المفردات المستخدمة والقواعد التركيبية وغيرها من القواعد الضرورية لتمثيل الموضوعات المعقدة.
  
• 
  مشكلة كيفية استخدام “بيانات تخصيص الفهرس”.
  

مراحل عملية الفهرسة

تتكون عمليات الفهرسة بشكل أساسي من مرحلتين:

-تحديد المفاهيم المعبر عنها في وثيقة

يمكن تقسيم هذه المرحلة إلى ثلاث مراحل فرعية وهي كتالي:

• 
  فهم المحتوى العام للوثيقة، والغرض منها
  

يعتمد الفهم الكامل لمحتوى المستندات إلى حد كبير على شكل المستند، ومكن

التمييز

بين حالتين مختلفتين ، أي مستندات مطبوعة ووثائق غير مطبوعة.

وينتج الفهم الكامل للوثائق المطبوعة من خلال قراءة مكثفة للنص، ولكن هذا لا يتم اتباعة لأنه صعب إلى حد ما، كما أنه ليس ضروريًا دائمًا.

ويمكن استبدال ذلك عن طريق دراسة الأجزاء المهمة من النص بعناية مع وضع الاهتمام بشكل خاص بكل من : العنوان ، والملخص ، والمقدمة ، والعبارات الافتتاحية للفصول والفقرات ، والرسوم التوضيحية ، والجداول ، والرسوم البيانية والتعليقات التوضيحية الخاصة بها ، والخاتمة ، والكلمات أو مجموعات الكلمات التي تم وضع خط تحتها. أو مطبوعة بخط مختلف.

ويجب على المفهرس أن يعرف أن عادة ما يتم ذكر اهداف

المؤلف

في الأقسام التمهيدية، بينما توضح الأقسام الأخيرة بشكل عام مدى تحقيق هذه الأهداف.

يجب على المفهرس مسح كل هذه العناصر أثناء دراسته للمستند، ولا يوصى بالفهرسة مباشرة من العنوان، ولا ينبغي اعتبار الملخص، بديل جيد لقراءة النص، فاحيانا تكون العناوين غير ضريحة، وكل من العناوين والملخصات قد تكون غير كافية في كثير من الحالات، ولا يوجد مصدر موثوق لنوع المعلومات المطلوبة من قبل المفهرس.

• 
  تحديد المفاهيم
  

بعد القراءة المكثفة للمستند، يحتاج المفهرس إلى اتباع نهج منطقي في اختيار تلك المفاهيم التي تعبر عن محتواها بشكل أفضل.

يمكن أن يكون اختيار المفاهيم مرتبطًا بمخطط الفئات المعترف بها على أنها مهمة في المجال الذي تغطيه الوثيقة  مثل الظواهر والعمليات وخصائص العمليات والمعدات، وبشكل منهجي لوجود أو عدم وجود مفاهيم تتعلق بأمراض معينة واسم ونوع الدواء وطريقة الإعطاء والنتائج التي تم الحصول عليها.

• 
  اختيار المفاهيم
  

لا يحتاج المفهرس بالضرورة إلى الاحتفاظ، كعناصر فهرسة، بجميع المفاهيم التي تم

تحديد

ها أثناء فحص المستند، يعتمد اختيار تلك المفاهيم التي يجب اختيارها أو رفضها، على الغرض الذي سيتم استخدام بيانات الفهرسة من أجله.

يمكن تحديد أنواع مختلفة من الأغراض، بدءًا من إنتاج الفهارس الأبجدية المطبوعة إلى التخزين الآلي لعناصر البيانات للاسترجاع اللاحق.

وقد يؤثر نوع المستند الجاري فهرسته أيضًا على المنتج، مثلاً يمكن أن تختلف الفهرسة المشتقة مباشرة من نصوص الكتب والمقالات الصحفية عن الفهرسة المأخوذة من الملخصات فقط. ومع ذلك يجب أن تكون عملية الفهرسة خاضعة لسياسة الفهرسة وهي الشمولية والخصوصية المعتمدة من قبل نظام معين.

-ترجمة المفاهيم إلى لغة الفهرسة

في المرحلة الثانية من فهرسة الموضوع يتم ترجمة العناصر المختارة إلى لغة نظام الفهرسة، في هذه المرحلة ، يمكن النظر إلى الفهرسة من مستويين مختلفين:

• 
  مستوى المستند: والذي يُعرف بالفهرسة المشتقة.
  
• 
  ومستوى المفهوم: والذي يُعرف باسم فهرسة الواجب.
  

في الفهرسة المشتقة يمكن تحديد الكلمات أو العبارات التي توجد بالفعل في المستند أو استخراجها مباشرة من المستند وهذا ما يسمى فهرسة الكلمات الرئيسية والفهرسة التلقائية.

هنا لا توجد محاولة لاستخدام لغة الفهرسة ولكن لاستخدام الكلمات أو العبارات فقط، والتي تظهر في المستند، تتضمن فهرسة المهام المعروفة باسم “فهرسة المفهوم، التحليل المفاهيمي لمحتويات المستند لاختيار المفاهيم المعبر عنها فيه.[1]