عناصر البيئة المادية للمكتب

بواسطةفوري


عناصر البيئة المادية للعمل المكتبي


البيئة المادية للمكتب يمكن فهم هذا التعبير من خلال التعريف الذي يشير إلى أن

البيئة

المادية للمكتب هي كل ما يحيط بالموظف من عوامل مادية داخل المكتب، وتتمثل عناصر البيئة المادية في التالي:


  • عنصر الإضاءة


يعمل الضوء الطبيعي على تحسين إنتاجية الموظفين بسبب تأثيره على

النوم

والحيوية، حيث يتأثر إيقاع

الجسم

اليومي بالعمليات الحيوية مثل النوم والاستيقاظ وإفراز الهرمونات، والعوامل البيئية، بما في ذلك الضوء الطبيعي.


مع وجود ضوء

طبيعي

أقل، في الغالب قد يعاني الموظفون من عواقب إضطرابات يومية، والتي تشمل اضطرابات النوم والاكتئاب والاضطراب الموسمي (SAD).


تعمل الإضاءة الطبيعية على تقليل إجهاد العين، وهو أمر مهم نظرًا لأن الموظفين يقضون معظم يومهم في

النظر

إلى شاشات

الكمبيوتر

، وهو في حد ذاته سبب إجهاد العين.


تأثير “اللون” في مساحة العمل له أهمية كبيرة، اللون بحد ذاته هو تجربة بصرية تؤثر بشكل لا شعوري على الدماغ، وبالتالي على طريقة عمل الإنسان، يحتاج

تحديد

نظام الألوان المراد دمجه في تصميم مساحة العمل إلى تخطيط دقيق من أجل تحفيز النوع المناسب من الإنتاجية من الموظفين.


لا تشجع الألوان في مكان العمل الإنتاج فحسب، بل لها أيضًا تأثير على الحالة المزاجية والمواقف والعواطف، مثلاً اللون

البرتقالي

هو لون يمكن استخدامه لإبراز تصميم مكان العمل، حيث يرتبط اللون البرتقالي بالنشاط ويثير الرغبة في المناقشات والحوار، يمكن للتأثيرات الدقيقة للألوان الجريئة أن تلهم العمال والموظفين.


  • عنصر الديكور


حتى يكون عنصر الديكور عنصر مؤثر في بيئة المكتب،  يفضل التخلص من الأثاث غير المريح، وذلك لأن العمال الذين قالوا إن لديهم أثاثًا سيئًا في أماكن عملهم هم أكثر عرضة بمرتين لأن يعتبروا بيئتهم محبطة وثلاث مرات أكثر عرضة للشعور بأن بيئتهم تضر بإنتاجيتهم.  [2]


ويفضل التأكد من أن الموظفين لديهم الكراسي والمكاتب المجهزة بشكل صحيح، والتأكد من أن شاشات الكمبيوتر على بعد قدمين إلى ثلاثة أقدام من مكان جلوس الموظف، يجب أن تكون الشاشات عند مستوى العين أو تحته.


من المهم الاهتمام بالأثاث المريح حيث أنه يحافظ على صحة جميع العمال، حيث يجعل أثاث المكاتب الأنيق المكتب جذابًا في أعين الضيوف والعملاء، ولكن قد لا يكون بالضرورة مريحًا بما يكفي للموظفين، مما يتطلب إعطاء الأولوية للراحة على الأسلوب عند اختيار أثاث المكاتب حيث يمكن أن يكون ذلك مفيدًا في زيادة أو تقليل إنتاجية الموظف.


فإذا جلس أحد الموظفين لمدة من خمس إلى ثماني

ساعات

متواصلة، فهناك احتمال كبير أنه سيعاني من آلام الظهر أو

الصداع

إذا كان كرسيه غير مريح، مما يؤدي إلى تغيب الموظف لمشاكل صحية. [1]


ما هي البيئة الوظيفية


تتكون البيئة في العمل من جميع العناصر التي يمكن أن تؤثر على الإنتاجية اليومية، بما في ذلك متى وأين وكيف تعمل، ويمكن بيان الجوانب الهامة لبيئة العمل بالتالي:


  • البيئة الفيزيائية

  • ثقافة الشركة

  • عناصر بيئة العمل

  • ظروف العمل


العوامل المؤثرة في بيئة العمل


بيئة العمل تتحكم فيها بعض العوامل التي تؤثر فيها بشكل أو بآخر، ومن هذه العوامل:


  • القواعد التنظيمية للمؤسسة سواء كان ساعات العمل أو مكان العمل والأجازات.

  • الجوانب التحفيزية سواء كان تحفيز الموظفين سواء على مستوى الشركة أو على مستوى القسم.

  • الاتصال الداخلي سواء بين الإدارات أو الأقسام ومن اللافت للنظر أن العديد من الشركات تركز على الاتصال الخارجي أكثر من تركيزها على التواصل الداخلي.

  • التقدير والمكافآت، والحوافز، وهنا تأتي المتغيرات الجزائية غالبًا ما تحتوي

    خريطة

    الرواتب على العديد من أوجه القصور لأنها تغفل عامل

    العمر

    والذي يظل مؤثرًا على الإنتاجية.

  • أسلوب الإدارة، يجب تحليل هذا العامل على مستوى ثنائي الأبعاد، من ناحية أخرى، على المستوى العالمي للشركة هل تدار الشركة بشكل جيد هل تتمتع بوضع جيد للعلامة التجارية هل يوجد نمو اقتصادي أم لا.

  • توجيه العملاء لأنه من المهم أن يكون للخدمات المركزية للمؤسسة نفس توجه العملاء.

  • الشعار، إدارة الصور، حيث يتعلق الأمر بتحليل وضع العلامة التجارية، ومعرفة ما إذا كانت معترف بها، وما إذا كانت تولد الثقة وما إذا كانت تتمتع بسمعة طيبة.

  • التدريب والتمرين، التدريب يعني إمكانيات التحسين، هذا يعني أن هناك فرصًا لتصبح الشركة والموظفين أكثر احترافًا بشكل أفضل ولا تتعثر.


مشاكل بيئة العمل


يمكن مواجهة مشاكل تتعلق بمكان العمل وتؤثر عليه ومع ذلك، العديد من المشكلات الأكثر شيوعًا يسهل معالجتها نسبيًا، ومنها على سبيل المثال:


  • الحافز منخفض


كل فرد من الموظفين قادر على الشعور بالحماس للقيام بجهد رائع في العمل، لكن من المهم تذكر أن الدوافع هو طريق ذو اتجاهين.


في الغالب يميل العمل إلى الاندماج مع

الحياة

الخاصة،  فقط لأن الموظف يفكر في العمل باستمرار، لكنهم قد يحرموا من الأجازات رغم أهميتها.


يجب التعرف على مدى التزام الموظفين بوضع ساعات عملهم مع القيام بوظائفهم بأفضل ما في وسعهم.


  • التدريب الغير كاف


من الطبيعي أن يُطلب من الموظفين تحمل مسؤوليات جديدة وإكمال المهام الصعبة حتى يمكن الاستفادة من كل فرصة في مصلحة العمل. [4]



أنواع بيئة العمل



  • البيئة التقليدية


بيئة العمل التقليدية هي بيئة رسمية ومحافظة وغير مرنة، ساعات العمل فيها التقليدية من خمس إلى تسع ساعات كما يعمل الموظفين خمسة أيام، على الأغلب يكون لديهم قواعد لباس صارمة أو فورمال وإرشادات واضحة لتحقيق الأهداف.


  • البيئة المرنة


تقع بيئة العمل المرنة هذه في الطرف الآخر من البيئة التقليدية، حيث يسمح للعمال بتعديل ساعات العمل أو جداول العمل أو أماكن العمل بما يتناسب مع تفضيلاتهم واختياراتهم، وفي المقابل، يجب عليهم إكمال العمل على مستوى عالٍ، حسب جداول زمنية متفق عليها.


  • بيئة تنافسية


تحظى بيئة العمل

التنافسية

بشعبية بين فرق المبيعات والتجزئة والشركات الناشئة، لإنها مدفوعة بالأساس للمنافسة، حيث يعمل الموظفون نحو تحقيق الأهداف، في كثير من الأحيان، تتوفر المكافآت أو المزايا القائمة على النقد للموظفين والمجموعات التي تحقق أهدافهم.


  • البيئة الخلاقة


توفر هذه البيئة للموظفين العديد من المسارات الوظيفية في فنون بيئة العمل الإبداعية، حيث يتمتع المبدعون مثل الممثلين والراقصين والمصممين والفنانين بنهج غير تقليدي وهذا يضمن أنهم قادرون على التجربة والتعبير عن أنفسهم.


  • بيئة عقابية


بيئة العمل هذه، ترتبط بتقنيات التحفيز بالخوف من العواقب السلبية إذا لم يتم تحقيق الأهداف، غالبًا ما يتم ملاحظة بيئة العمل هذه في المصانع.


حيث يسعى صاحب العمل إلى زيادة الإنتاجية عن طريق تخويف أو معاقبة موظفيهم، حيث يتم معاقبة مشكلات جودة العمل والسلوكيات الرديئة، بدلاً من العمل مع الموظف لمعالجة الأسباب الجذرية. [3]


أثار البيئة المادية على العاملين


عمل العديد من المختصين والمهتمين بالدراسات الإدارية والتجارية والوظيفية على معرفة مدى أثر البيئة المادية على العاملين، لتحديد مدى أهمية البيئة المادية عليهم، وقد توصلوا إلى أهمية وضرورة هذه البيئة، وتبين ما يلي:


  • الانخفاض في القدرة والوظيفة المعرفية عند الموظف إذا كان عمله يتم في بيئة غير نظيفة، او بها أماكن عفونة أو مواد كيميائية متنوعة.

  • عدم الاحتفاظ بذاكرة جيدة بالمقارنة بغيرهم، مع عدم القدرة على التركيز واستخدام المهارات.