كيفية إدارة فريق عن بعد .. النقاط الأساسية للنجاح

النقاط الأساسية لنجاح في إدارة فريق عن بُعد

تتيح أدوات الاتصال الحالية إنشاء مؤسسات جديدة مع متعاونين لا يعملون بالضرورة في نفس الموقع، أو حتى في المنزل، ولكن يجب معرفة كيفية التعامل مع الفريقعن بعد، وفيما يلي النقاط الأساسية لإدارة فريق عن بعد:

• 
  المتابعة
  

من المهم أن تفهم أنه كلما كان فريقك بعيدًا، كلما احتجت إلى بناء رابطة قوية، تطلب إدارة الفريق استثمارًا كبيرًا في الاتصال والمراقبة وحتى التواجد.

بالطبع  يجب ألا نفرط في تحويل هذه المتابعة إلى قلة ثقة، لأن الثقة عنصر راجح لهذا النوع من العلاقات، ويجب أن يكون موظفوك قادرين على الاعتماد عليك، تمامًا كما يجب أن تكون قادرًا على الاعتماد عليهم، هذا شرط أساسي قبل وضع أي منظمة من هذا القبيل.

• 
  العمل الجماعي
  

يجب أن تكون المجموعة قادرة على العمل معًا لتحقيق نتيجة تتوافق مع الأهداف الجماعية، لهذا يمتلك المدير العديد من الأدوات تحت تصرفه ، من بينها:

-المكالمة الجماعية


: للتبادلات اللفظية الفورية.

-الشبكات الاجتماعية


الداخلية


: للتواصل والتفاعلات الداخلية واليومية والطبيعية، في الواقع يعد فتح مساحة اتصال دائمة مخصصة للتبادلات داخل الفريق عاملاً حقيقياً للتقدم.

• 
  تنمية روح الفريق
  

الأهداف الجماعية هي ركائز لتدريب عالمه الصغير بأكمله في نفس الاتجاه، من المهم أن تكون منتبهًا جدًا لاختيارهم وللتصاق كل متعاون، مع المسافة تصبح هذه الأهداف المشتركة أكثر أهمية لتحويل مجموع الأفراد بعيدًا عن بعضهم البعض إلى فريق حقيقي، بعيدًا عن الإدارة الفردية يتمثل التحدي في إعادة تهيئة ظروف مماثلة لتلك التي يمر بها فريق يعمل في نفس الموقع، وهنا تعد الشبكة الاجتماعية للشركة أداة ممتازة لتعزيز روح الفريق، لا يزال من المستحسن تنظيم اجتماعات جسدية منتظمة، لأنه لا شيء يحل

محل

دفء الإنسان.

نصائح لإدارة الفريق عن بعد

• 
  استخدم الأدوات لتحسين الاتصال
  

الاعتماد على أدوات العمل عن بعد لإدارة فريقك البعيد يمكن أن يعزز التواصل بينك وبين موظفيك للأفضل،

• 
  تحفيز المحادثات اليومية
  

من المهم أن تسجل الوصول مع فريقك البعيد، وتتطلب إدارة فريق بعيد علاقة بناءة مع الأشخاص الذين تعمل معهم.

تأكد من أن موظفيك يشعرون بالراحة عند التحدث إليك بشأن أي مشاكل قد تظهر وأن مخاوفهم قد خففت بعد الحديث.

• 
  إدارة التوقعات على كلا الجانبين
  

يعتبر وضع نفسك مكان موظفيك طريقة مفيدة لإدارة توقعاتك، احصل على فكرة واقعية عما يمكن أن تتوقعه من فريقك البعيد ومتى يمكنك توقعه.

ضع نفسك مسؤولاً أيضًا، لدى موظفيك توقعاتهم الخاصة حول الكيفية التي يجب أن تدير بها فريقًا بعيدًا وسيرغبون في تلبية هذه التوقعات.

• 
  خلق ثقافة النتائج والمساءلة
  

بعد بناء التوقعات قم بإدارتها من خلال

تحديد

معايير لفريقك، قم بإعداد نظام حيث سيكون المشاركون دائمًا مسؤولين عن تلك

المعايير

.

أمثلة على المعايير ذات الصلة هي التسليمات أي النتائج التي تريدها من

المشروع

ونطاق المشروع الذي يتعلق بتحديد الأهداف.

• 
  وضع أهداف واضحة ومباشرة
  

تحديد الأهداف هو مفتاح

النجاح

في مكان العمل، و أظهرت الدراسة في عام 2015 أن الذين كتبوا أسفل أهدافهم كانت 33٪ أكثر نجاحا من أولئك الذين لم يفعلوا ذلك.

الأهداف القوية والمقصودة لها تأثير كبير على الأعمال التجارية المتنامية.

• 
  تعزيز التفاعلات الاجتماعية
  

يعتبر تطوير علاقة مع من تعمل معهم مسعى جديرًا بالاهتمام، جزء من تطوير العلاقة هو الارتباط بزملاء العمل والموظفين الآخرين على المستوى الاجتماعي بالإضافة إلى سياق مكان العمل.

يمكنك ترتيب التجمعات والأنشطة الهادئة لأغراض بناء الفريق مثل الألعاب الجماعية عبر الإنترنت، أن تكون متعاونًا حقًا بهذه الطريقة يعزز المشاركة بينك وبين الموظفين.

• 
  قدم لفرقك طرقًا لتجنب  التشتت
  

تجعلك إدارة الفرق البعيدة أيضًا مدير المهام. قدم النصائح لفريقك البعيد لمساعدتهم على العمل بشكل أسرع وبأقل قدر من مصادر التشتيت، أخذ فترات راحة شيء واحد ولكن هناك حد.

تحديات إدارة الفريق عن بعد

على الرغم من أن معظم الأشخاص يفضلون العمل من المنزل إلا أن إدارة الفرق البعيدة لا تزال تواجه بعض التحديات مثلاً:

• 
  الاتصالات
  

كم مرة يكافح الأشخاص في نفس الغرفة لفهم بعضهم البعض؟ تخيل الآن أنك بحاجة إلى التواصل مع شخص ما على بعد مئات الأميال، يمكن القول إن الاتصال هو أكبر مشكلة عندما يتعلق الأمر بإدارة فريق بعيد.

حتى مع وجود

التكنولوجيا

التي تسمح لنا بالتواصل على الفور، فإن قلة التفاعلات وجهاً لوجه يمكن أن تؤثر سلبًا على الفريق، يظهر سوء الفهم في كثير من الأحيان في التواصل عبر الإنترنت، وليس في الحوار العادي.

يعتمد العمل الجماعي بشكل كبير على التعاون، مما يعني أن التواصل المستمر هو أساس المشروع الناجح.

• 
  تدريب المواظفين
  

يمكن أن يكون تعيين مطورين جدد للعمل في مشروعك عملية طويلة وصعبة، عندما تدير فريقًا عن بُعد قد يكون من الصعب على أعضاء الفريق تعلم إجراءات جديدة لأنهم غير قادرين على مشاهدة العمليات الهامة وتعلمها شخصيًا.

عادة ما يتطلب التعرف على ممارسات الشركة بعض

الوقت

والإرشاد، قد يكون من المحبط الاعتماد فقط على رسائل

البريد الإلكتروني

أو المكالمات الهاتفية عندما تحتاج إلى تعيين موظفين جدد.

غالبًا ما يكون لدى الموظفين الجدد الكثير من الأسئلة التي ستحتاج إلى الإجابة عليها، في الوقت الحالي لا يعد الاتصال الرقمي خيارًا مثاليًا لعملية الإعداد.

ضع في اعتبارك إنشاء وثائق وإرشادات مفصلة لنقل أكبر قدر ممكن من المعلومات للموظفين الجدد.

• 
  ترسيخ ثقافة الشركة
  

إن امتلاك ثقافة راسخة هو ميزة لا جدال فيها في مجال الأعمال، عندما يؤمن الناس بما يفعلونه، ويشعرون بالاتحاد حول قضية مشتركة فإن هذا يؤدي إلى زيادة الأداء.

بالنسبة للشركات التي لديها موظفين عن بعد يمكن أن يصبح إنشاء ثقافة الشركة والحفاظ عليها أمرًا صعبًا بعض الشيء.

بدون وجود مادي، قد تجد الإدارة صعوبة في توصيل أفكار الشركة إلى الفرق البعيدة، نتيجة لذلك قد يواجه الموظفون عن بُعد انخفاضًا كبيرًا في التحفيز والزخم.

يشعر المحترفون الذين يشاركون بنشاط في حياة الشركة بمزيد من التقدير والتقدير، تتحول طريقة تفكيرهم من “العمل في شركة” إلى “أن تكون جزءًا من شيء أعظم”.

ابذل جهدًا لجمع الفرق البعيدة معًا من خلال الأنشطة والأحداث الجماعية.

• 
  انخفاض الإشراف
  

قد تتضمن التفاعلات وجهاً لوجه من المديرين إلى الموظفين في مساحة مكتبية فحوصات يومية وتبادل مستمر بين بعضهم البعض.

إذا كنت ترغب في إدارة فريق بعيد، فيجب عليك التأكد من منحهم المساحة التي يحتاجون إليها للقيام بعملهم بفعالية، من خلال القيام بذلك يجب أن تثق في أن موظفيك يعملون بنفس

القدر

من الجدية بدلاً من المراقبة المباشرة.

لاحظ أولئك الذين يديرون الفرق البعيدة هذه المخاوف في كثير من الأحيان في الواقع تظهر الأدلة أن العاملين عن بعد يمكن أن يكونوا أكثر إنتاجية من نظرائهم.

• 
  المزيد من الاغتراب
  

عندما يكون هناك اتصال أقل يكون هناك مزيد من الاغتراب، العزلة الاجتماعية لم يسمع بها أحد في

العالم

البعيد.

يستخدم الكثير من الناس العمل كمبادرتهم الأساسية للتفاعل والتواصل الاجتماعي مع الآخرين، هذا لا يعني أن الناس غير قادرين على تكوين صداقات خارج العمل ولكن هذا العمل جزء كبير من

الحياة

اليومية، ولا ينبغي أن تقتصر إدارة الفرق البعيدة على الأداء التنفيذي، فيكون هناك مسؤولية للمساعدة في بناء العلاقات الاجتماعية.

• 
  المزيد من الإلهاءات
  

بسبب مساحة العمل في المنزل إلى حد كبير يكافح العديد من العمال عن بُعد لتقسيم حياتهم المنزلية عن حياتهم العملية، قد يستخدم الآباء والأمهات الذين لديهم أطفال صغار بشكل خاص العمل عن بعد كفرصة لرعاية أطفالهم في المنزل.

يجب على أولئك الذين يسعون إلى إدارة الفرق البعيدة تحذير موظفيهم من وجود رعاية أطفال مناسبة بالإضافة إلى مساحة عمل مثالية مفيدة لإنتاجيتهم.

في سيناريوهات أخرى ، يشعر الموظفون عن بعد بالملل، بدون تفاعل اجتماعي، قد يبحثون عن مصادر تشتيت أخرى لتهدئة الملل، يمكن أن يشمل ذلك التمرير عبر وسائل التواصل الاجتماعي أو مشاهدة التلفزيون خارج فترات الراحة.[2]