مراحل إعداد الخطة

المقصود بـ إعداد الخطط

إعداد الخطط يعد عامل أساسي للنجاح، سواء كانت الخطة كبيرة مثل التخطيط للمشروعات الضخمة أم صغيرة مثل التخطيط لكيفية تمضية اليوم و توزيع المهام اليومية على عدد الساعات المتاحة أو البدء في مشروع صغير.

لا يوجد أفضل من التخطيط الجيد قبل البدء في أي شيء؛ لتجنب إهدار الوقت وإضاعة المجهود والإخفاق والإصابة بالإحباط نتيجة عدم الإنجاز بالشكل المطلوب،ويوجد العديد من


أنواع الخطط


الواجب التعرف عليها وكذلك يجب التعرف على

كيف تضع خطة استراتيجية

.

مراحل إعداد الخطط

يوجد عدة مراحل لابد أن تمر بهم أي خطة سواء كانت كبيرة أو صغيرة؛ لضمان نجاحها والوصول للهدف المطلوب، يتخلصوا في 8 خطوات كالآتي:

• 
  صياغة الإطار العام :
  
  يتطلب إعداد الخطة تحديد الإطار العام للشيء الذي ستضع الخطة لتنفيذها، من خلال تجميع كل المعلومات المحيطة ووضع الهدف العام الذي تريد تطبيقه، بغض النظر عن أي عامل من عوامل البيئة المحيطة، فهي تعد الخطوة التمهيدية لإعداد أي خطة.

مثلاً


إذا كان لديك مشروع ما وتريد أن تضع خطة للوصول لنسبة أرباح معينة في السنة، لابد أن تحدد النسبة التي تريد الوصول إليها في السنة لتبدأ في الخطوات التالية قياس هذه الهدف العام، الذي لا يخضع لأي معايير و التحقيق فيما إذا كان ممكن تحقيقه أم سيتم تعديله قبل الدخول في مرحلة التنفيذ.

وليس من الضروري أن تطبق هذا الأسلوب على المشروعات فقط، يمكنك تطبيقه على حياتك اليومية أيضاً، مثلاً إذا كان لديك هدف عام وهو خسارة عدد معين من الكيلو جرامات في الشهر، لابد أن تحدد هدفك العام مثلاً 10 كيلو جرام في الشهر ثم تبدأ في قياس هذا الهدف إذا كان قابل للتحقيق بناءاً على العديد من العوامل مثل البيئة المحيطة وطبيعة جسمك وحالتك الصحية وغيره أم سيتم تعديل الهدف ليصبح قابل للتحقيق.

• 
  دراسة العوامل الخارجية المؤثرة على الخطة :
  
  تحليل الظروف والعوامل الخارجية التي قد تؤثر على أداء تنفيذ الخطة قبل البدء في تنفيذها، تعتبر خطوة هامة جداً؛ لأنها تعد من أكبر المصادر التي تفسد سير عمل الخطة وأحياناً فشلها إذا لم يتم دراستها جيداً.

و تتم دراسة الظروف المحيطة من خلال قياس النقاط السلبية والإيجابية، التي سوف تؤثر بشكل أساسي في خط سير الخطة وقد تعرقل نجاحها.

مثلاً


إذا حددت نسبة الأرباح التي تريد الوصول إليها سنوياً،وليكن عشرين ألف جنية والظروف المحيطة بمشروعك يوجد بها قلة في طاقم الموظفين وعدم وجود خطة تسويق فعالة ومصروفات كثيرة للتعويضات بسبب قلة الخبرة، هذا يعني أن الوصول لهذا الهدف مستحيل بناءاً على الظروف الخارجية، ويجب عليك وضع خطة لإصلاح الظروف المحيطة أولاً ثم وضع خطة لتحقيق الأرباح.

ونفس الشيء عند خسارة الوزن إذا أردت خسارة 10 كيلو جرامات في الشهر، والبيئة المحيطة وهي بيتك يحتوي على العديد من المغريات ويقوم أصدقائك دائماً بدعوتك لتناول الطعام الغير صحي، هذا يعني أنه لابد لك من التخلص من المغريات الموجودة في المنزل، وطلب المساعدة من أصدقائك للبعد عن الوجبات الدسمة ثم البدء في وضع الخطة الخاصة بالوصول للهدف العام.

• 
  تحديد الأهداف ووضع الخطط البديلة  :
  
  في هذه الخطوة يتم تحديد الأهداف، ولكن ليس بشكل عام دون أخذ أي شيء في الاعتبار، بل يتم تحديد الأهداف بطريقة واقعية ومنطقية بناءاً على الظروف المحيطة التي تم قياسها في الخطوة السابقة، وإذا وجدت أن الهدف العام الذي حددته لا يمكن تنفيذه يمكنك وضع الخطط البديلة لتتناسب مع الوضع الحالي لحين تغييره.

في حالة المشروع يمكنك خفض المبلغ الذي تريد الوصول له في نهاية السنة إلى الربع مع العمل على حل المشكلات المتسببة في قلة الأرباح.

في حالة خسارة الوزن يمكنك تقليل عدد الكيلوجرامات التي تريد خسارتها في الشهر بشكل يتناسب مع الظروف المحيطة الحالية مع العمل على تغييرها.

• 
  طرح الأسئلة حول الأشياء المطلوبة لبلوغ الأهداف :
  
  عملية طرح الأسئلة تعتبر الخطوة الأهم؛ لأنها تعمل على توضيح الخطة بشكل أكبر وتساعد على حل المشكلات التي قد تعوق تنفيذ الخطة.
• 
  تحديد الوقت  :
  
  لابد من وضع جدول زمني معين يتم التقيد به لقياس أداء العمل والقدرة على تقييم النتائج ، و إذا تم ترك الزمن مفتوح يفسد أهم عنصر من عناصر الخطة؛ لأن الخطة الناجحة لابد أن يكون لديها زمن معين.
• 
  وضع الخطة :
  
  بعد اختبار وقياس الهدف العام الذي يتم تحديده في الخطوة الأولى، وتعديله بشكل يتناسب مع الوضع الحالي، يأتي دور وضع الخطة قيد التنفيذ ومراقبة الوضع للقدرة على قياس الأداء بشكل دقيق في الخطوة التي تليها.
• تقييم الأداء :يتم تقييم الأداء بناءاً على النتيجة التي تم الوصول إليها في الزمن المحدد، ومن خلال قياس الأداء العام طوال فترة تنفيذ الخطة.

ثم البدء في كتابة الملاحظات في حالة نجاح الخطة في جزء من الأهداف أو في حالة فشل الخطة وتدوين الأسباب التي أدت لهذه النتائج.

• 
  القيام بالتعديلات المطلوبة :
  
  في هذه الخطوة الأخيرة يتم وضع التعديلات والأهداف الجدية للوصول للهدف المطلوب بناءاً على الملاحظات التي تم تدوينها في الخطوة السابقة وإخضاعها لكل مراحل إعداد الخطة السابقة.

اساليب التخطيط الاستراتيجي

• 
  أسلوب التحليل الرباعي
  

يعتمد هذا الأسلوب على دراسة الواقع وتحليله من خلال الاعتماد على أربع عناصر، هما نقاط القوة والضعف والفرص والعوامل الخارجية المحيطة.

• 
  أسلوب تحليل مجالات العمل
  

يعتمد هذا الأسلوب على المنافسة في الحصص السوقية، يتم دراسة الوضع التنافسي ووضع الخطط التي تساعد على المنافسة بشكل أكبر، والدخول إلى مجالات جديدة؛ لزيادة المنافسة وبالتالي زيادة حصص الشركة في السوق.

• 
  أسلوب تحليل الأسئلة
  

يعتمد هذا الأسلوب على طرح الأسئلة ومن خلال الإجابة عليها يتم وضع الاستراتيجية المناسبة.

• 
  أسلوب كتابة السيناريو
  

يعد هذا الأسلوب من أكثر النماذج الفعالة حيث أنه يعتمد على توقع عدة سيناريوهات للشركة في المستقبل بناءاً على وضعها المالي الحالي ووضعها في السوق، ومن خلاله يتم وضع الاستراتيجية المناسبة.

ويحوي هذا الأسلوب في داخله سيناريو للطوارىء أيضاً، يحتوي على حلول فعالة وسهلة التنفيذ لتوفير الوقت، يتم استخدامه عند حدوث أي مشكلات أثناء العمل.

أهمية إعداد الخطة

يوجد العديد من الفوائد في وضع الخطط بشكل عام، أهمها:

• 
  تمنع إهدار الوقت والجهد.
  
• 
  تمكن من الوصول السريع للأهداف.
  
• 
  تسهل عملية التطوير والوصول للأشياء الرئيسية المسببة للمشكلات.
  
• 
  تعد طريقة هامة وفعالة في حالة المشروعات الكبيرة والصغيرة.
  
• 
  اشتهر أسلوب العمل عن طريق الخطة في الآونة الأخيرة في الحياة العامة عن طريق التخطيط لأداء المهام اليومية ووضع خطة لتطوير الذات ووضع الأهداف للوصول لنقطة معينة في العمل.
  

عوامل نجاح الخطة

• 
  التقيد بالوقت المحدد للخطة
  
• 
  لابد من إخضاع الهدف العام للظروف الخارجية المحيطة وتحليلها جيداً.
  
• 
  لابد من وضع أهداف منطقية وواقعية وقابلة للقياس.
  
• 
  لابد من قياس الأداء طوال فترة تنفيذ الخطة.
  
• 
  عدم نجاح الخطة في الوصول إلى الهدف المحدد بالضبط لا يعني فشلها مادام تم اتباع الخطوات الأساسية لضمان نجاح الخطة، يمكن دراسة الأخطاء من جديد ووضع تعديلات والبدء في العمل مرة أخرى مع التكرار إلى الوصول للهدف المنشود.