مكونات بروفايل الشركات

الغلاف

الغلاف هو واجهة الملف التعريفي للشركة فلابد أن يكون مصمم بشكل محترف ليناسب هدف الشركة، ويمكن تصميمه بالفوتوشوب او برامج اوفيس كما هو الحال في غلاف بعض المجلات والكتب.

الفهرس

يتوي الفهرس على العناوين الرئيسية لصفحات الملف التعريفي موضح فيه أرقام الصفحات اذا لم تكن مرقمة.

المقدمة الخاصة بالشركة

يعتبر بروفايل الشركات أحد أهم وسائل التعريف الخاصة بالشركة، لذلك يجب ان يشمل ملف البروفايل على صفحة مقدمة جيدة عن الشركة لكي تعطي القراء معلومات جيدة عن نشاطات الشركة و انجازاتها، ولذلك لابد من الحرص على انتقاء الكلمات المميزة.

كلمة الرئيس

يجب أن يكون هناك صفحة لكلمة رئيس الشركة موضحاً فيها أهم المعايير التي تتضمنها الشركة في منظومة عملها وما هي الاهداف التي تتطرق الشركة لعملها ذاكراً كذلك أهم الأساليب التي تؤهل القارئ للتعامل مع الشركة، وعلى رأس تلك المعايير لابد من ارفاق صورة للمدير العام أو رئيس مجلس الادارة وذلك لضمان المصداقية لدى القارئ.

الاهداف المهمة و الرؤية

على كل شركة أن يكون لديها رؤية مستقبيله موضوعة بشكل واضح لتصور مستقبل الشركة في ادارتها وفي طريقة تعامل موظفيها، في تعبير مبسط لمدى الجهود المبذولة لدى الشكرة لتحقيق رؤيتها. ومن الافضل أن ترفق تلك الرؤية برسالة سامية توضح ما تؤمن به الشركة وتسعى الى تحقيقه، فالرسالة يكون لديها قابلية للوصول بشكل اسرع الى القارئ وذلك بما يتماشى مع رؤية الشركة. ولكي تصل أي شركة للنجاح الحقيقي لابد أن يكون لديها هدف أو مجموعة أهداف تعمل على تحقيقها وبذلك يرتفع مستوى التحدي والطموح لديها، مع التنبية بوجوب جعل تلك الاهداف حقيقية وليست خيالية.

الخدمات التي تقدمها الشركة

هي صفحة يذكر فيها كافة الخدمات التي قامت الشركة بها والتي لديها القدرة على القيام بها مراتِ عديدة، كما يجب ذكر المنتجات المهمة التي انجزتها الشركة لكافة عملائها. وفي قسم المشاريع يجب ذكر أسماء المشاريع التي قامت الشركة بها في وقت سابق، مع الاهمية على ذكر الارقم والنقاط المهمة التي قد تعطي صورة منجزة وباهرة عن الشركة مع نبذة مختصرة عن كل مشروع منهم ويدرج في آخر الكلام صور عن بعض تلك المشاريع.

الانجازات و العملاء وألبوم الصور

هي صفحة في الملف التعريفي للشركة وتعتبر الاكثر افادة في الملف لانها تحتوي على أهم انجازات الشركة على مدار السنوات موضح فيها كيف كانت محطة البداية لتأسيس الشركة وما هي العقبات التي واجهتها الشركة وكيف تم التغلب عليها والمضي قدماً لتأسيسها، ويجب اضافة اسماء بعض الانجازات السابقة لتكون محفز للعملاء على العمل مع الشركة، فعند ذكر تاريخ الانجازات وتوضيح مدى سرعة اتمامها وكيفية الاحتفاظ بالعملاء يعتبر عاملاً محفزاً للقارئ في التداول والعمل مع الشركة. مع ضرورة ذكر آخر الانجازات و التغييرات الرئيسية مرفقاً ذلك بالصور.

ولذلك تعتبر تلك الصفحة كأحد وسائل الدعاية والاعلان للشركة والترويج عن منتجاتها، والتي تساعد العملاء في تقييم الشركة ومدى جودة خدماتها. يساعد تقييم العملاء في تحسين جودة المنتجات لدى كل شركة وتحسين الخدمات التي تقدمها المنظومة التجارية وهو ما تسعى أغلب الشركات اليه وذلك من خلال دعوة المستخدمين الى كتابة تقييم عن استخدامه للمنتج او الاتصال بخدمة العملاء. تقوم بعض الشركات بإعلام العملاء عن كيفية عملها وما هو النظام المتبع في آلية العمل و لماذا قد تستغرق وقتاً طويلاً لانجاز المهمة.

يضاف ألبوم صور الى ملف التعرف للشركة والذي يعتبر كدليل واضح على قيام الشركة بنفس نوع المشاريع ، قد تستخدمه بعض شركات المقاولات والديكور الداخلي و الخارجي صور بها لافتات اعلانية تخص مقاول المشروع وهذا يكون

نموذج بروفايل شركة مقاولات

جيد لأنجذاب العملاء.

المستندات والشهادات وعناوين الاتصال

يعتبر هذا الجزء اختياري في ملف التعريف بالشركة وذلك لانه بطبيعة الحال لا يمكن وجود شركة من دون وجود المستندات الخاصة بها. وفي صفحة الاتصال يذكر فيها جميع المعلومات والبيانات الخاصة بالتواصل مع الشركة، واذا كان لدى الشركة مواقع الكترونية يجب ذكرها بالاضافة الى ذكر البريد الالكتروني للشركة، وذكر عنوان الشركة مع كافة فروعها بالتفصيل ابتداء من ذكر المدينة حتى رقم المبنى. مع التنبية أن تكون كتابة المعلومات باللغة العربية و باللغة الانجليزية أيضاً.

الملكية الفكرية

يجب ذكر الملكية الفكرية في الملف التعريفي للشركة وهو عامل مهم لرفع شأن الشركة تجاه القارئ و العملاء.

المسؤولية الاجتماعية

هي صفحة يذكر فيها بعض النقاط الهامة والتي توضح اهتمام الشركة بمبدأ حماية البيئة ومساهمتها و تطويرها لقضايا اجتماعية و ممارستها رسالة عادلة.

البيانات المالية

بعض المنظومات التجارية تتطلب الافصاح عن البيانات المالية ، كتوضيح الايرادات والانفاق و المعلومات الضريبية، ويعتبر ذلك نوع من انواع المصداقية والشفافية.

بعض الملاحظات التي يجب مراعاتها في تصميم البروفايل

عمل الفواصل وتبويبات الخاصة بالبروفايل
الاطلاع على بعض الشركات الاخرى للاستفادة من أفكارها.
الحرص على تقديم عرض البروفايل أما ادارة الشركة، وعلى أن يكون بمواصفات و جودة عالية وتوفير ميزانية جيدة للبروفايل

بعض الأخطاء الشائعة في ملف البروفايل

عناوين الهاتف والتواصل الرئيسية السريعة ليست في ذيل الصفحة الاولى بواجه ملف البروفايل.
الصفحة الخاصة عن الشركة تأتي قبل اضافة عناوين اتصال هاتفيه سريعة.
لايجوز كتابة المختصر المفيد عن الشركة الا في نهاية الموضوع ويمكن الاستعاضة عن ذلك بفهرس.
الرؤية والاهداف والقيم عبارة عن سطور بسيطة ولا يجوز التصريح للعملاء كيف ستحقق هذه النوايا او جعلها طويلة بدون داعي
لا يجوز ان يتضمن ملف البروفايل اسم الموظف او الجنسيه الا في حالة طلب العميل معلومات عن الموظفين وعموما هو يطلب السيرة الذاتية لمن سيقوم بتنفيذ أعماله.
يجب على المنظمات أن تضيف معلومات عن الهيكل التنظيمي مصحوبا بصور كما هو موضح بالمثال أعلاه بقسم ادارة الجودة
الخدمات التي تقدمها الشركة تأتي في نهاية الملف وهذا مخالف تماما للقواعد المعمول بها فهي المفروض بداية الملف بعد التعريف بالمؤسسة.
قائمة المشاريع لا تضمن اسم العقد وسنه التعاقد او رقمه ومدة تنفيذه.
تكرار الصفحات على سبيل المثال صفحة تعرض الخدمات وصفحة اخرى تعرض كل الخدمات وصفحة تعرض مختصر عن الخدمات وبينهما البوم صور غير معلوم الهوية.
سياسة الامن و السلامة والبيئة اخر صفحة في الملف مما يدل على انها ليست في المقام الاول.
لا يجوز كتابة عبارة إلخ إلخ… متبوعة بنقاط في صفحة.
المقدمة التعريفية بالأعمال تحكي قصة حياة الشركة وهذا هو المفروض ان يتم وضعه في مقدمة عن الشركة اما التعريف بالاعمال يكون مرتبط بصفحة الاعمال.
قائمة المعدات جيدة في ملف البروفايل ولكن يجب الحذر منها اذا تم تقديمها في المشاريع الكبرى التي يمكن أن تحتاج معدات اكثر من ذلك. [1]