اتيكيت ومهارات الرد على الهاتف

ما هو اتيكيت الرد على الهاتف

من أجل آداب السلوك الصحيحة عند إجراء مكالمة هاتفية او

اداب الهاتف

، أفرق بين ما يقوله شخص ما وكيف يقوله، في حالة إجراء مكالمة هاتفية احترافية ، عادة ما تكون نقطة الدخول منظمة بشكل واضح ويمكن استيعابها في جلسة تدريب عبر الهاتف: عندما تتلقى مكالمة ، قم بتسمية شركتك أولاً ، ثم اسمك الكامل وأخيراً تحية، إذا اتصلت بنفسك ، فالأمر عكس ذلك تمامًا: أولاً تأتي التحية ، ثم اسمك الكامل وأخيراً الشركة.

كن مطمئنًا: سوف يسمع الشخص الذي تتحدث إليه صوتك أكثر مما قد تشك، في المرة التالية التي تتصل فيها ، يجب أن تتحقق بنفسك من مزاج الشخص الذي تتحدث إليه حاليًا، من حيث آداب الهاتف ، عندما تكون في حالة مزاجية على الهاتف، يمكنك نقل هذا بصوتك بالابتسام وأنت تتحدث.

آداب الهاتف هي أيضا مسألة تقدير كبيرة، قبل كل شيء ، يتضمن ذلك تكريس نفسك للشخص الذي تتحدث معه أثناء وجودك على الهاتف، تجنب الأكل أو الشرب خلال هذا الوقت – ومع ذلك ، يُسمح بشرب رشفة من الماء إذا كان حلقك مخدوشًا، بالطبع ، المهام المتوازية مثل الكتابة على لوحة المفاتيح أو حفيف الورق من المحرمات، اليك اهم مهارات التحدث عبر الهاتف

مرحبا على الهاتف

  • إذا اتصل بك شخص ما ، فيجب عليك الرد بأسرع ما يمكن حتى لا تترك المتصل ينتظر دون داع.
  • في حالة المتصلين الخارجيين ، يتم إعطاء اسم الشركة أولاً ، متبوعًا باسمك الأول والأخير.
  • تقديم نفسك على أنك السيد / السيدة … يبدو غير شخصي ووقح.
  • عادة ما يعرف المتصل من المتصل ، ولكن من الممكن أيضًا أنه قد أخطأ في الرقم ، لذلك من المفيد للمتصل التأكد من أنه يتحدث إلى الشخص المناسب.
  • بعد الأداء ، أضف “ماذا يمكنني أن أفعل من أجلك؟” حتى في المحادثات الخاصة ، يجب عليك تقديم نفسك ، وليس مجرد الإجابة “مرحبًا!”

تقدم المحادثة والتواصل

  • إذا كنت تقوم بالاتصال بنفسك ، فيجب أن تخطط مسبقًا لما تريد قوله بالضبط.
  • في حالة وجود مشاكل أكثر تعقيدًا ، قد يكون من المفيد أيضًا تقديم بعض النقاط مسبقًا حتى تتمكن من الشرح بطريقة أكثر تنظيماً ، ولا تشعر بالارتباك ولا تنسَ النقاط المهمة.
  • تعرف مسبقًا على الموضوع الذي تريد معالجته حتى لا تزعج المتصل دون داع إذا كان بإمكانك حل سؤالك أو مشكلتك بنفسك.
  • إذا كنت تعرف بالفعل الشخص الذي تتصل به ، فمن حسن الخلق أن تجري محادثة قصيرة قبل أن تحدد السبب الحقيقي لمكالمتك.
  • يجب وصف القلق بأنه موجز ودقيق قدر الإمكان حتى لا تستهلك وقت المحاور دون داع.
  • إذا كانت هناك مكالمة واردة ، فمن المنطقي كتابة اسم المتصل ، إذا كنت لا تعرفه ، حتى تتمكن من مخاطبة الشخص بها أثناء المحادثة.
  • أيضًا أثناء المحادثة ، من المفيد أحيانًا تدوين الملاحظات في حال طُلب منك الاهتمام بشيء ما.
  • إذا لم تتمكن من مساعدة الشخص في مكالمة عمل ، فيمكنك إعادة توجيه المكالمة إلى زميل.
  • ومع ذلك ، يجب أن تستمع بعناية لطلب المتصل وأن تمنحه / لها الخيار فيما يتعلق بإعادة توجيهه أم لا.
  • لا تترك المتصل قيد الانتظار لأكثر من 30 ثانية.
  • في نهاية المكالمة ، يمكنك تلخيص النتائج مرة أخرى للتأكد من أن كلا الطرفين يفهم بعضهما البعض بشكل صحيح.
  • ثم قل وداعًا بتحية ودية مثل “شكرًا لك على الاتصال ، وداعًا”.

أوقات المكالمات

  • هناك أوقات معينة يعتبر فيها الاتصال بالآخرين أمرًا غير مهذب. لذا تأكد من عدم الاتصال بين الساعة 9:30 مساءً و 9:30 صباحًا حتى لا تزعج نومك في الليل.
  • أيضًا ، عند إجراء مكالمات عمل ، ضع في اعتبارك أن العديد من الأشخاص يأخذون استراحة غداء بين الساعة 12:00 ظهرًا و 1:00 ظهرًا.
  • عند الاتصال بالخارج ، ضع في اعتبارك فارق التوقيت حتى لا تتصل بالشخص الذي تتصل به في الصباح الباكر أو في وقت متأخر من المساء.
  • إذا لم يكن لدى الشخص المتصل الوقت لإجراء مكالمة ، يتم الاتفاق على وقت لمعاودة الاتصال ، والذي يجب بعد ذلك النظر فيه.

استخدم جهاز الرد على المكالمات

  • في الوقت الحاضر ، يعتبر عدم وجود بريد صوتي أو جهاز رد على المكالمات أمرًا غير مهذب لأنه قد يفقد معلومات مهمة وعاجلة.
  • تذكر أن تضع تحية جادة على صندوق بريدك أو جهاز الرد الآلي.
  • إذا لم تتمكن من الوصول إلى الشخص الذي تتحدث إليه شخصيًا ، فيمكنك ترك رسالة توضح اسمك الكامل وسبب مكالمتك ورقم هاتفك مع طلب معاودة الاتصال.

قواعد السلوك العامة

  • بشكل عام ، يجب ألا تأكل أو تشرب أو تدخن عند استخدام الهاتف لتجنب التسبب في ضوضاء خلفية غير سارة.
  • تحدث بصوت مريح إلى الشخص الذي تتحدث إليه دون الصراخ أو الهمس.
  • حاول تقليل ضوضاء الخلفية ولا تتصل من الأماكن الصاخبة جدًا مثل محطات القطار.
  • في المقابل ، يجب عليك أيضًا التأكد من أنك تزعج زملائك بأقل قدر ممكن إذا كنت تشارك المكتب مع شخص ما أو كنت جالسًا في القطار.
  • لا تتحدث بصوت عالٍ ، وكن موجزًا ​​واسأل عما إذا كان أي شخص قد أزعجه قبل محادثات طويلة.
  • إذا كنت ترغب في استخدام وظيفة التحدث الحر ، فيجب إخطار شريك المحادثة هذا بالبيانات[1]

ما هي آداب الهاتف للمكتب

تشتهر النساء بشكل خاص بإجراء مكالمات هاتفية طويلة وواسعة النطاق، عندما تقوم بالعصف الذهني مع أصدقائك ، فإنهم ينسون المكان والزمان، القواعد ليست ضرورية هنا. ومع ذلك ، يبدو الأمر مختلفًا في الحياة المهنية.

الاسم عند الطلب

  • تتلقى مكالمة خارجية.
  • لذلك قل مرحبًا ، وقم بتسمية اسم الشركة والقسم إذا لزم الأمر ، ثم الاسم الأول والأخير.
  • الآن يعرف الشخص الذي تتحدث معه ما إذا كان متصلاً بشكل صحيح و هو من

    آداب وأخلاقيات استخدام الجوال

    .

ركز على الأساسيات

  • على عكس المكالمات الخاصة ، يتم الاحتفاظ بمكالمات الشركات قصيرة.
  • إذا كنت تعرف الشخص الذي تتحدث إليه ، فابدأ بمحادثة قصيرة ، ولكن بعد جملتين أو ثلاث جمل ، اكتشف سبب اتصالك.
  • تذكر أن الشخص الآخر لديه القليل من الوقت وأنت أيضًا (خاصة إذا كنت تعمل في مركز اتصالات) عليك أن تبقي الخطوط خالية.

المشاركات الثانوية من الممنوعات

  • لن تصدق مقدار الضوضاء التي يصدرها خط الهاتف.
  • يمكن للشخص الذي تتحدث إليه أن يسمعك تكتب أو تأكل أو تقصر مع زميل في نفس الوقت ، حتى لو وضعت يدك أمام البطلينوس.
  • لذلك ، لا توجد أنشطة أخرى على الجانب.
  • ركز على المحادثة الهاتفية وكلمات المتصل.
  • كل شيء آخر يمكن أن ينتظر في هذه اللحظة.

تواصل باحتراف

  • ليس الشخص المناسب للاتصال بالمتصل؟ ثم ضعه بكفاءة.
  • للقيام بذلك ، يجب أن تعرف نظام هاتفك.
  • إذا لم يكن كذلك ، اطلب منه الاتصال بلوحة المفاتيح مرة أخرى
  • يجب أن يكون لديك هذا الرقم في متناول اليد في جميع الأوقات.
  • في المرة التالية التي تتصل فيها ، ستكون على علم بهاتفك.
  • طالما أنك تتصل ، فأنت تضع المتصل قيد الانتظار.
  • أخبر زميلك بإيجاز ، الذي سيتلقى المكالمة الآن ، ومن يريد التحدث إليه ولماذا.
  • إذا لم يكن موجودًا ، استرجع المتصل ، وامنحه مهلة لزميلك واجعله يحاول مرة أخرى لاحقًا.

لا تجيب خلال الاجتماع

  • المكالمات الهاتفية أثناء مؤتمر أو محادثة رسمية بين الزملاء من المحرمات.
  • ضع هاتفك الخلوي في الوضع الصامت.
  • إذا كنت تتوقع مكالمة مهمة ، فأشر إليها مسبقًا.
  • إذا ظهرت المكالمة أثناء الاجتماع ، فاعتذر لفترة وجيزة للطرف الآخر وغادر الغرفة.
  • إذا كنت تجلس مع زميل حول موضوع هام ورن هاتفك على المكتب ، دع زميلك يتلقى المكالمة.
  • للقيام بذلك ، قم بتبديل الهاتف إليه مسبقًا.
  • إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فاطلب من مركز التحكم أو قم بتبديل هاتفك إلى جهاز الرد على المكالمات.
  • المقاطعات الهاتفية وقحة وتمزق الاجتماع دون داع.
  • حان الوقت الآن للتركيز بشكل كامل على المحاور الخاص بك.[2]