مهارات كتابة الرسالة الوظيفية
ماهي الرسالة الوظيفية
في وقتنا الحالي ومع التقدم التكنولوجي زاد احتياجنا إلى إرسال الرسائل الوظيفية أو حتي ارسال
الرسالة الادارية
، خصوصاً مع استخدام وسائل التواصل التكنولوجية في المراسلة مثل البريد الالكتروني، وكتابة الرسالة الوظيفية له خصوصية وبعض من المعالم التي يجب أن تكون واضحة.
ويجب أن يراعيها كاتب الرسالة الوظيفية، فهذه الرسالة تمنح فرصة ممتازة لمشاركة كافة المهارات التي تتمتع بها، وكذلك من خلالها يمكن تسليط الضوء على المهارات المختلفة والتي من الممكن أن تنقلها إلى الوظيفة الجديدة عن طريق خبرتك السابقة، ومن خلال
عناصر الرسالة
يتعرف صاحب الشركة او المؤسسة على مهارات ومن خلالها يقوم بتحديد هويتك. [1]
كيف تكتب الرسالة الوظيفية
من
مميزات الرسالة الوظيفية
التي يجب مراعاتها عند الكتابة هي :
- الإيجاز: أهم عنصر من عناصر كتابة الرسالة الوظيفية الاختصار والإيجاز، حيث أن مستلمي الرسائل الوظيفية يومياً يتعاملون مع العديد من هذه الرسائل،لذلك لا يجب إضافة الكلمات والجمل والعبارات الكثيرة التي ليس لها داع، ويجب التركيز فقط علي الأمور المهمة والرسمية،وشرحها بشكل قصير وموجز.
- تنقية الألفاظ: عند كتابة الرسالة الوظيفية يجب مراعاة قوة الألفاظ داخل الرسالة والكلمات والعبارات والجمل المكتوبة،وذلك بدقة شديدة، ويجب التدقيق علي الرسالة ومراجعتها لغويا قبل ارسالها، ويجب تجنب أي أخطاء إملائية.
- توضيح الأفكار الأساسية المكتوبة بالرسالة الوظيفية: ويجب توضيح جميع الافكار حتي يتم الاهتمام بهذه الرسالة والنظر لها، لذلك يجب ان يكون الاسلوب بسيط وواضح لكي يساعد على توضيح غرض هذه الرسالة.
- تنسيق الرسالة: يجب مراعاة التنسيق السليم بعد كتابة الرسالة، ومراعاة إذا كانت الرسالة تحتاج نموذج معين في الكتابة أم لا. [2]
10 مهارات كتابية للرسالة الوظيفية
- التواصل: تعتبر مهارات التواصل مثل الاستماع،والتواصل الكتابي من أهم الأمور عند صاحب العمل، لذلك فإن امتلاك هذه المهارات من المهارات القوية والتي تجعل العمل سهل، خصوصا لو كان مطالب منك التحدث مع العملاء أو مع الزملاء أو حتى مع الادارة في الشركة، لذلك يجب عند كتابة الرسالة الوظيفية توضيح مهارات الاتصال الخاصة، وكذلك ذكر جميع الوظائف السابقة.
- خدمة العملاء: وتشمل هذه الخدمة مجموعة من المهارات الشخصية مثل الاستماع الفعال، والتعاطف، وحل المشكلات، ويجب عند كتابة الرسالة الوظيفية كتابة تفاصيل موجزة عن تجربة خدمة العملاء،وكيفية استخدامها في الوظيفة الجديدة، مثل ذكر أن الوظائف السابقة كان يتم التعامل مع العملاء، ومثلا كان يطلب مني التحدث مع 100 عميل في اليوم.
- العمل بروح الفريق الواحد: وهذه المهارة من المهارات القوية التي يحتاجها أصحاب العمل بشكل كبير، وهي القدرة على العمل مع أفراد آخرين، وذلك لأن العمل الجماعي من الامور المهمة لتعزيز التقدم، وإكمال المهام، لذلك عند التقدم لوظيفة تكون مطالب بها بالعمل في فريق يجب وصف تجربة سابقة قمت بها لاكمال مهمة ما أو للوصول لهدف مشترك.
- القيادة: وتعد مهارة قوية داخل بيئة العمل، سواء كنت مديرا ام لا، القيادة أكثر من مجرد إدارة، وتشمل القدرة على إدارة الوقت والأفعال الأخرى عند العمل، حيث يقوم الشخص القيادي بأمي مشكلة تواجهه ويتواصل بوضوح،كذلك يعرف كيفية اتخاذ القرار، وكذلك توضيح أن القيادة بالقدوة هي أفضل وسيلة، عند تنظيم وادارة الفريق لإكمال أي مهمات.
- حل المشكلات: مهارة القدرة على حل المشكلات من المهارات القيادية والمفيدة لأي موظف، لذلك يجب إبرازها داخل الرسالة الوظيفية ، وعند شعور المدير بالثقة في قدرتك على إدارة النفس وحل المشكلات دون الحاجة إلى إشراف،فإنه ينظر لك على أنك أحد الأثول القيمة داخل العمل، لذلك يفضل المدير اختيار الموظفين الذين يمتلكون هذه المهارة وذلك لان مشكلاتهم اقل.
- إدارة الوقت : يقدر المديرين الموظفين الذين يمتلكون هذه المهارة،وذلك لان مهارة ادارة الوقت تعني لهم القدرة على إكمال المهام الوظيفية الضرورية في نهاية يوم العمل،أو عند تحديد موعد نهائي، و يدل ذلك على القدرة على إكمال المهمات بشكل سريع وفوري، لذلك يجب عند كتابة الرسالة الوظيفية تقديم مثال عن قدرتك على إدارة الوقت أو حتي وقت الآخرين وذلك بشكل فعال،وذلك عن طريق فهم ديناميكيات المهمة وكذلك الفريق لإكمال أي مهمة يجب القيام بها.
- القدرة على التكيف : تعد مهارة القدرة على التكيف من الأمور المهمة، خصوصا داخل بيئة العمل المعرضة دائماً للعديد من التغيرات، فعند حدوث أي تغير أو تحول داخل الشركة،سوف يبدأ الموظف القادر على التكيف بتعديل أي مهمات وأهداف سواء لمصلحته الشخصية أو لمصلحة الشركة، وكذلك القدرة على تعلم مهارات جديدة وبسرعة وكفاءة عالية من الأمور المهمة للشركة .
- الاعتمادية: من الأمور المهمة عند أصحاب الشركات أن يكون الموظف شخص موثوق فيه،ويمكن الاعتماد عليه، وتنشأ هذه المهارة نتيجة الخبرة الناتجة من الانتقال من وظيفة الى اخرى، لذلك يجب إبراز هذه المهارة عند كتابة الرسالة الوظيفية،والحديث عن الانجازات التي قمت بها أو انجازك لأي مهمة وتحمل مسئولية إجراء كل شئ فيها حتى إتمامها.
- التكنولوجيا: مع التطور التكنولوجي الهائل الان في بيئة العمل،وزيادة التكنولوجيا داخل الشركات والمصانع، أصبحت امتلاك هذه المهارة والكفاءة التقنية من الأمور المهمة التي يفكر فيها صاحب العمل عند القيام بتعيين موظفين، في القدرة التقنية والمهارة العامة، من الأمور المرتبطة التي تؤهله للقبول في الوظيفة،لذلك يجب الشرح بايجاز عن المهارات التكنولوجية،ومدى قدرتك على التكيف مع المهارات المختلفة المطلوبة، وكذلك يجب التركيز على نقاط القوة من خلال شرح البرامج التي تعرفها و سرعتك في الكتابة و اجادتك للغة.
- أخلاقيات العمل: يهتم أصحاب العمل بهذه المهارة ويبحثون عنها عند التوظيف،في القدرة علي متابعة واجباتك وكذلك المحافظة على العلاقات الايجابية والناجحة بين زملاء العمل وادارة الشركة من الامور المهمة جدا، وهذه المهارة تمنح ميزة مهمة جدا عند التقديم للحصول علي وظيفة ما، وكذلك النظرة الايجابية للشركة، والهام الموظفين الآخرين من الأمور المهمة جدا التي يجب التركيز عليها عند كتابة رسالة وظيفية.[1]
مكونات الرسائل الوظيفية
- كتابة العنوان وتاريخ ارسال هذه الرسالة في أعلى يسار الصفحة، وفي بعض الأحيان يتم ادراج البريد الإلكتروني، ورقم الجوال.
- يجب ترك فراغ بسيط وكتابة تحية مختصرة لا تتجاوز سطر واحد عند ارسالها، و يجب إلقاء التحية وذكر اسم الجهة المختصة التي نقوم بمخاطبتها سواء كانت شركة او مؤسسة او حتى فرد.
- كتابة نص الرسالة، وهي الجزء الذي يحتوي على موضوع الرسالة، ويجب أن يكون حجم ولون ونوع الخط ثابت، ويجب محاذاة الفقرات وضبط نفس المسافات و التباعد بين الأسطر، وكذلك ضبط نهايات الفقرات.
- خاتمة الرسالة الوظيفية، ويجب أن تكون قصيرة ومختصرة، وكذلك يجب كتابة جملة مع فائق الاحترام والتقدير،ونترك مسافة وتقوم بكتابة اسمك وتوقيعك أسفل الصفحة.[2]