نظام erp

هو نظام تخطيط موارد المؤسسة (Enterprise Resource Planning) إذ أنه برنامج يعمل على إدارة العمليات التجارية وهو ما يتيح للمؤسسة أو المنظمة استخدام أنظمة التطبيقات المتكاملة فيما يتعلق بإدارة أعمالها بالإضافة إلى إتمام الكثير من الوظائف المكتبية الخلفية ذات الصلة بالتكنولوجيا، الموارد البشرية والخدمات، وهو ما يندمج عادة مع نظام تخطيط موارد المؤسسات من كافة الجوانب العملية بقاعدة بيانات واحدة، واجهة المستخدم، وتطبيقات محددة.

خصائص نظام ERP

من الجوانب العملية لنظام erp ما يتم من خلاله من تصنيع وتطوير وتخطيط للمنتجات المتعلقة بالتسويق والمبيعات بما ييسر من عمل نظم التخطيط والبرمجيات لموارد المؤسسات لكي تتخذ قراراتها عن طريق جمع كافة بيانات الشركات ومن ثم طرحها كمعلومات أمام المديرين تقبل الاستخدام.

ويمكن القول أن ذلك النظام لم يتمكن من إثبات النجاح حتى وقتنا الحالي حيث إنه يعتمد على بعض الخصائص ومنها الوحدات البرمجية للتخطيط من أجل إجراء العمليات التجارية الممثلة في التصنيع والموارد البشرية بما يسمح لاستخدام العديد من الوحدات، ولعل من أبرز تلك الوحدات إدارة الإمدادت وأنشطة المكاتب، والرفع من كفاءة البيانات المالية، بالإضافة إلى الحد من المهام المبالغ بها، وكذلك أتمتة دورة الحياة للموظف، بما يجعله قادر بالاعتماد على مختلف الوسائل التكنولوجية الحديثة، وتيسير التخطيط للمشروعات الجديدة وإعداد كشوف المرتبات وخفض تكاليف الشراء. [1]

وبذلك يعتمد علم تخطيط موارد المؤسسة بمختلف الأنشطة الخاصة بالشركات من خلال اتباع حزمة من الأنظمة المتكاملة المعروفة في الإنجليزية باسم (integrated system) يما يسمح بالتعاون مع جميع أقسام الإدارة بالمؤسسة بأسلوب متعاون ذو انسيابية متميزاً بالمهارات الإدارية الموحدة في سبيل وصول الشركة لتحقيق النجاح، وهو ما يختلف في العمل عن طبيعة الأنظمة الآلية الإدارية التي دوماً ما تحرص على تحقيق الاستقلال بين كل إدارة وأخرى بما لا ينشأ معه حلقة وصل متكاملة من أجل الاتصال والتواصل بين جميع إدارات وأقسام الشركة.

مميزات نظام erp

يستخدم نظام erp بمجال الأعمال والمال الخاص بالتخطيط فيما يتلق بإدارة جميع أنواع الشركات وكما يتمتع ذلك النظام بميزات، فهو كذلك يشوبه بعض العيوب مثله مثل أي نظام به من الجوانب ما هو إيجابي وآخر سلبي ينتج عنهم إما دعمه ونجاحه، أو فشله وهو فيما يلي:

الدقة بالتفاصيل والحرص على فرز المشكلات والتخلص منها باستمرار.
المتابعة الدائمة للموظف والمداومة على تقديم التقارير حول عمله للمدراء.
إجراء الأعمال بالتزام في توقيتها المحدد.
العمل على إعداد وتجهيز فرق عمل مجهزة ومدربة.
وضع رؤية مستقبلية على المدى البعيد.
تقديم الاستشارات والملاحظات الخاصة بالعمل والموظفين بالمؤسسة.

عيوب نظام erp

من أهم عيوب نظام ERP ما يلي :

لا يعمل على مساندة الإدارات العليا.
لا يوفر الفرصة من أجل الاهتمام بالبنى التحتية.
دوماً ما يترتب عنه افتقاد الفرصة تجاه التدريب المكثف لمستخدميه.
لا يتيح القدرة على التواصل الجيد فيما بين الموظفين.
انعدام الانصياع لما يتم من تغيرات من قبل الإدارات والموظفين.
عدم الإحكام بالجدول الزمني واتصافه بالضعف وافتقاد المرونة.
انعدام الواقعية وكثرة التعديلات التي يقوم المدراء بإدخالها للنظام وهو ما يعد من بين أبرز عوامل فشل نظام erp.
لا يتيح التعرف على الخبراء الاستشاريين بذلك المجال، بالإضافة إلى الجهل بالمتطلبات والتكلفة المرتفعة للاستشارات.

أنواع نظام ERP

تعمل الكثير من أنظمة ERP باعتبارها أنظمة وبرامج خدمة بما يسمح بالقيام بالحوسبة السحابية عن طريق التخطيط بسهولة لموارد المؤسسات بطريق آمن على المؤسسات لإدارة المعلومات، كما يمكن أن تتم صيانة مثل ذلك النظام من قبل الشركات المتخصصة بصيانة قواعد البيانات والخوادم والحفاظ عليها آمنة.

تجعل تلك الأنظمة من اليسير توسيع نطاق الأنظمة بالتزامن مع نمو العمل، أما فيما يتعلق بالشركات التي لا تتمكن من الحصول على البيانات بالسحابة أو التي لا تريدها فيمكنها تشغيل النظام الداخلي من ERP عبر مركز البيانات الخاص بالمؤسسة، كما يمكن عوضاً عن ذلك أن تمتلك الشركة نظام تخطيط مختلط لموارد المؤسسات التي يدير بالسحابة وغيره من الأنظمة بعض أنظمتها على فرضية. [2]

أدوات نظام ERP

يترتب على التعرف فيما يقصد بنظام ERP التعرف على منهجيو موجهة ناحية العملية التي تدمج ما بين المستخدم من النظم عبر مختلف الإدارات بالشركة بما يسمح بالتدفق الموحد للمعلومات وفقاً لضوابط محددة، كما يساهم في استخدام أفضل الممارسات لتطبيقات البرمجيات، ولعل من أفضل الأدوات المستخدمة بنظامERP التالي: [3]

إدارة قواعد البيانات:

يقصد به مستودع الأدوات والبيانات بإدارة المعلومات اتي تساهم في تخزين تلك البيانات مع سير العمل بانتظام بالوظائف والإدارات المختلفة فهي تعد بمثابة العمود الفقري لجميع أنظمة ERP.
الواجهات والتطبيقات مع إذن تحكم مناسب:

تتطلب إدارة تخزين البيانات الوصول للقراءة أو تحليل البيانات وفور أن يتم خلق العناصر لابد من وضع علامة تدل على أن المخزون أصبح جاهز، ليبدأ قسم إدارة المخزون بتحديثه ليصبح قابل للبيع.
أداة لإدارة سير العمل:

يتكون نظام ERP من وحدات متعددة نمطية وجداول البيانات إذ تتبع إجراءاتها تحديثات للبيانات في إطار تسلسل محدد ومنطقي بالاستناد به إلى احتياجات العمل، وقد تم وصف سير العمل بالعقل المتحكم في جميع وظائف الجسم.
أداة الإبلاغ:

يطلق عليها لوحة المعلومات ويعد مستوى الفريق، أو مستوى القسم أو مستوى الإدارة أو إعداد التقارير الفردية مطلب هام لنظام ERP والذي غالباً ما يكون متاحاً بنموذج لوحة المعلومات بالتزامن مع عرض البيانات بالوقت الفعلي مثلما يستخدم من تقارير تقبل للتخصيص والتي يتم إنشائها بكلمة أو بيانات مشتركة لتحرير التطبيقات مثل جدول البيانات.

تكلفة نظام ERP

عقب التعرف على ذلك النظام بدأت الكثير من الشركات باستخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التي تتبع ذلك النظام عوضاً عن برامج المحاسبة إذ يختلف ذلك النظام عن غيره من الأنظمة المحاسبية التي تؤدي فقط لا غير المهام ذات العلاقة بالمحاسبة، وعلى الرغم من ذلك لا يمكن لنظام ERP معالجة المهام المحاسبية فقط بل أيضاً مهام إدارة الأعمال.

وبذلك يمثل نظام ERP مجموعة من حُزم البرمجيات والبرامج التي تقوم بأداء المحاسبة وتطوير وتخطيط المنتجات من أجل إدارة وتصنيع المخزون والموارد البشرية وإدارة المبيعات وغيرها من المهام، ولذلك لابد من التعرف على التكلفة الإجمالية لنظام ERP والتي تتضمن:

الدعم والترقيات.
أعمال الصيانة.
إعادة التصميم للعملية.
تطوير التخصصات.
التدريب والتنفيذ.