يوجد هناك الكثير من طرق التعامل بين كلا من البنك والمنشأة أو المؤسسة ، ويعمل البنك على إرسال مذكرة في آخر كل شهر إلى المؤسسة ، ويتم في هذه المذكرة توضيح لحساب هذه المؤسسة ومستحقاتها ، ويتم فيها أيضا توضيح عمليات السحب والإيداع التي تمت في الحساب الخاص بالمؤسسة من خلال البنك ، وفي هذا المقال سنتعرف على ما هي مذكرة تسوية البنك ، وما هي الأسباب التي تجعل البنك يقوم بعمل هذه المذكرة ، وما هي الخطوات المطلوبة من أجل إتمام عمل مذكرة تسوية البنك؟ .

ما هي مذكرة تسوية البنك

هى عبارة عن وثيقة يتم كتابتها بواسطة المنشأة ؛ من أجل معرفة أو الوصول إلى الفرق بين كلا من كشف حساب البنك والرصيد الموجود فى دفاتر المنشأة ، وعمل مقارنة بين كلا من العمليات التي تمت خلال الشهر والرصيد الأخير .

ومذكرة تسوية البنك لم يكن لها أي علاقة بالمستندات المحاسبية ، ويقوم البنك بعمل هذه المذكرة باستمرار مرة في كل شهر وتكون هذه المرة في أخره ؛ من أجل القيام بالتركيز على أوجه الاختلاف بين الرصيد المدون في الدفتر و بين رصيد البنك، وأيضا لمعرفة الأسباب التي أدت إلى وجود هذا الاختلاف، ويتم هذا من خلال طريقتين هما :

إما عن طريق عمل التعديل اللازم على رصيد البنك ؛ من أجل الوصول إلى رصيد الدفتر .
إما عن طريق عمل التعديل على الرصيد الموجود في الدفتر من أجل الوصول إلى رصيد البنك . [1]

أسباب عمل مذكرة تسوية البنك

لابد أن يتطابق الرصيد الخاص بالمؤسسة المدون في الدفاتر مع الرصيد الخاص بالبنك ، إلا أنه في معظم الأحيان لا يوجد تطابق بينهم ، ويرجع السبب إلى الاختلافات الزمنية في عملية تدوين المعاملات المالية المتبادلة التي تحدث بين المؤسسة والبنك؛ لذلك يقوم البنك بعمل مذكرة تسوية البنك ، فما هي الأسباب التي تؤدي إلى الاختلافات بين الرصيد في البنك والرصيد في دفاتر المؤسسة؟

يوجد هناك كثير من الاختلافات التي تكون سببا في وجود الاختلاف أو عدم التطابق بين رصيد البنك الموجود في كشف الحساب ورصيد البنك في دفاتر المؤسسة وهي كالتالي :-

الشيكات التي لم يتم صرفها من قبل المستفيد ، بمعنى أن المؤسسة تقوم بكتابك الشيك وتسليمه للمستفيد وتقوم بتدوين قيمة الشيك وتسجيله في السجلات الخاصة بها ، وفي حالة أن المستفيد لم يصرف الشيك بعد من البنك ، فإن الأموال الموجودة في البنك لم تنقص ولم يحدث بها أى تغيير في قيمة المبالغ ومن هنا يأتي الاختلاف .
إيداعات العملية التي تتم في الطريق كما يحدث في الصراف الآلي أو ماكينات الإيداع ، أي أن أحد العملاء يقوم بإيداع مبلغ من المال في سجلات المؤسسة ، ولم يقوم البنك بتسجيل هذا المبلغ، وعندما تقوم المؤسسة بأخذ الشيك من أحد العملاء وتزيد الأموال في حساب البنك بقيمة المبلغ الموجود في الشيك ، فتقوم المؤسسة بإرسال هذا الشيك من أجل صرفه فربما يتم تأخير صرف الشيك ، أو ربما يكون رصيد العميل غير كافي لسداد قيمة هذا الشيك ، ولهذا السبب يمكننا إيجاد في أخر كل شهر أن رصيد البنك في المؤسسة يكون أعلى من الرصيد في البنك .
خصم قيمة الرسوم والمصروفات التي يقوم بها البنك مقابل رسوم الخدمة التي تأخذها من وراء مصاريف طباعة الأوراق الحسابية ، ومصاريف البريد وعند قيام البنك بصرف هذه الرسوم ؛ ينتج عن ذلك نقص الحساب في رصيد البنك عن الحساب في دفاتر المؤسسة .
الإيداعات التي يقوم البنك بأخذها بدلا من المؤسسة أي أن البنك يقوم في أغلب الأوقات بأخذ قدر من المبالغ بدلا عن المؤسسة كأوراق القبض وأثناء أخذ هذه المبالغ ينتج عن ذلك زيادة الأموال في رصيد البنك بينما تقل الأموال في الدفاتر التي تكن موجودة في المؤسسة ، إلا إذا جاء للمؤسسة اشعار بهذه العملية ؛ ولهذا السبب نجد أن رصيد الحساب في البنك أعلى من الرصيد الموجود في دفاتر المؤسسة .
=قد يكون هناك بعض الأخطاء أي أن تقوم المؤسسة باكتشاف بعض الأخطاء التي حدثت من خلال البنك أو من خلال المؤسسة اثناء عمل مذكرة تسوية ، مثل أن يعمل البنك على إيداع شيك عن طريق الخطأ لفرد من العملاء في رصيد المؤسسة ، أو من الممكن أن يقوم البنك بزيادة المبلغ عن أصله ، على سبيل المثال بدلا من أن يقوم البنك بتدوين مبلغ قيمته 239 يقوم بتدوينه 293 ، وأيضا تقوم المؤسسة بتدوين هذا المبلغ بالخطأ بدلا من المبلغ الصحيح .

المطلوب لكتابة مذكرة تسوية البنك

يوجد هناك عدة أشياء لابد من توافرها من أجل القيام بكتابة مذكرة تسوية البنك وهم :

كشف رصيد البنك .
دفتر الأموال أو ما يعرف بـ أستاذ مساعد البنك .
مذكرة تسوية البنك التي تم عملها مؤخرا . [2]

خطوات كتابة مذكرة تسوية البنك

يوجد هناك عدد من الخطوات اللازم اتباعها أثناء كتابة مذكرة التسوية وهي :

القيام بعمل مقارنة بين الايداعات الموضحة في كشف الحساب والايداعات الموضحة في دفاتر المؤسسة ، والقيام بالتأكيد على تسجيل الإيداعات في كشف الحساب ، التي تتم في الطريق عن طريق البريد أو ماكينة الصراف الآلي وإذا لم يتم تسجيل هذه الإيداعات فلابد من تدوينها في مذكرة التسوية في الرصيد الخاص بالبنك ، وأيضا يتم التأكيد على إيداعات الشهر السابق وأنه قد تم تدوينها .
القيام بعمل المقارنة بين إجمالي الشيكات التي عملت المؤسسة على تدوينها أو تسجيلها مع إجمالي الشيكات التي أخذت من كشف الرصيد ، وأيضا يتم التأكيد على الشيكات التي تم صرفها في الشهر الماضي ، وفي حالة عدم التاكد من عدم الصرف ، فلابد أن يتم تدوينها في مذكرة التسوية .
لابد من معرفة كلا من إشعارات الإضافة و إشعارات الخصم ، التي قام البنك بتحصيلها والعمل على تدوينها في دفاتر المؤسسة أثناء إجراء أو عمل مذكرة التسوية .
معرفة الأخطاء أول بأول في كلا من رصيد البنك في كشف الحساب ورصيد البنك في دفاتر المؤسسة ، إما عن طريق إضافة المبلغ الناقص ، أو عن طريق خصم المبلغ الزائد عن المبلغ الصحيح .
عمل مذكرة التسوية من أجل الحصول على الرصيد الفعلي في كلا من رصيد البنك ورصيد المؤسسة . والقيام بعمل كافة العمليات اللازمة فى دفاتر المؤسسة .

مثال مذكرة تسوية البنك

في تاريخ 1/ 4 /2018 م ورد كشف حساب البنك لمنشأة ما عن شهر مارس 2018 م وكان رصيد البنك الوارد بكشف الحساب 61,676 ريال ، في حين بلغ رصيد ح/ البنك بدفاتر المنشأة 280,000 ريال ، بفحص الاختلافات تبين ما يلي :

هناك شيك مبلغه 4800 ريال حررته المنشأة لأحد الموردين ، إلا أنه لم يقدم للصرف حتى نهاية الشهر .
قام البنك بتحصيل كمبيالات لصالح المنشأة قيمتها 320,000 ريال ، وخصم مصروفات التحصيل بمبلغ ٣٢٠ ريال ، ولم تصل إشعارات هذه العملية للمنشأة حتى نهاية الشهر .
استلمت المنشأة شيك من أحد العملاء قيمته 2800 ريال ، أودع البنك ولكن تبين أنه رفض لمخالفته بعض النواحي الشكلية ، كما استلمت المنشأة شيك آخر من أحد العملاء مبلغه 2660 ريال سجله المحاسب بالدفاتر 2264 ريال .
هناك شيك مستلم من أحد العملاء بمبلغ 4400 ريال ظهر بكشف الحساب بمبلغ 4000 ريال .