كيفية عمل هيكل تنظيمي لشركة

يرتبط نجاح أي مؤسسة أو شركة ما بوجود هيكل تنظيمي أو نظام مؤسسي يدور دولاب العمل بمقتضاه، ودائما ما يتكون هذا الهيكل التنظيمي من الأنشطة والمهام التي يتم توزيعها بين العاملين بالمؤسسة، والمنوط بهم القيام بها، ويضم أيضا مسؤولي عمليات التنسيق والإشراف، وغالبا ما يكون القصد من الهيكل التنظيمي تحقيق أهداف المؤسسة أو الشركة، ويمكن هيكلة أي منظمة أو مؤسسة بطرق عديدة ومختلفة اعتمادا على حسب أهدافها، إذ أن هيكلة التنظيم يحدد أسلوب عملها ونتائجها.

أهمية الهيكل التنظيمي

1 – يحدد الهيكل التنظيمي مهام ومسؤوليات الوظائف، والعمليات المحدد القيام بها  لجهات مختلفة مثل الفروع أو مجموعات

العمل

.

2- يوفر الأساس الذي يتحكم بإجراءات التشغيل القياسية و

الروتين

.

3- يحدد ويحصر مسؤولية تحمل صنع القرار في كل إجراء.

4- يكشف ضعف الأداء وجود هيكل تنظيمي غير متوافق مع الحقائق.

5- تكيف الهيكل التنظيمي مع متطلبات العمل، يؤدي إلى الحصول على نتائج أفضل ويحسن نسبة الكفاءة بين المدخلات والمخرجات.

العلاقات الوظيفية في الهيكل التنظيمي

1 – تحدد الهياكل التنظيمية العلاقات بين جميع الموظفين بداية من القيادة الأعلى، حيث يوجد نوعين من العلاقات، علاقة عمودية من الأعلى إلى الأسفل، وتكون بين الرئيس والمرؤوسين، وعلاقة أفقية تكون بين الموظفين في نفس المستوى.

2- تحدد المسؤوليات الوظيفية على أساس التسلسل الوظيفي، وتأتي في أشكال قد تكون الهيكلية المصفوفة، أو الشكل الهرمي حيث توسع السلطة والمسؤولية حسب المستوى الوظيفي.

3- لكل وظيفة حقوق وواجبات وامتيازات والتزامات وتحدد سلوك

الموظف

المنوط به القيام بهذا الدور بشكل رسمي.

4- تقسم النشاطات المحددة للمؤسسة على أشخاص يتحمل كل واحد منهم مسؤولية عمله ووظيفته.

5- يؤدي استخدام تحليل الوظائف إلى توظيف

الموارد البشرية

في الأماكن المناسبة لهم مع التقيد بالاستراتيجية التي تهدف إلى تحقيق أهداف المؤسسة.

المخططات الهيكلية

غالبا ما يستعمل رسم بياني لتمثيل الهيكلية التنظيمية للشركات يعرف باسم المخطط الهيكلي، ويوضح الرسم العلاقة التنظيمية بين الموظفين داخل الشركة أو المؤسسة، ويوجد من هذه المخططات الهيكلية مجموعة متنوعة من التصاميم، ومنها

الرسم الهرمي، وفيه تتمثل التراتبية بين الرئيس والمرؤوسين.

الرسم المصفوفي، وهو رسم يظهر العلاقات بين أقسام المؤسسة المختلفة، كما يمثل العلاقة الأفقية والعمودية.

الرسم المسطح أو الأفقي، ويستعمل في الشركات البسيطة.

أنواع الهياكل التنظيمية

1

– هيكل ما قبل البيروقراطية

يعتبر الأكثر شيوعا في المنظمات الأصغر حجما، ويستخدم في القيام بالمهام البسيطة، ويكون مركزيا بشكل تام حيث يقوم الرئيس الاستراتيجي بأخذ كل القرارات الرئيسية ويتم التواصل بشكل فردي.

لأنها تتيح للمؤسس السيطرة على نمو العمل وتنميته.

يستند هذا الهيكل عادة على السيطرة أو الهيمنة التقليدية الكاريزمية.

2- الهيكل البيروقراطي

يعتمد الهيكل البيروقراطي على الدقة والسرعة والغموض، والتبعية الصارمة، والحد من الاحتكاك والمواد والتكاليف الشخصية، إذ ترتفع فعالية هذه العوامل إلى درجة أمثل مع النظم البيروقراطية البحتة.

يلائم الهيكل البيروقراطي المنظمات الكبيرة والمعقدة.

يتسم هذا الهيكل بثلاثة خصائص هي

تحديد واضح للأدوار والمسؤوليات.

بنية هرمية.

احترام الجدارة.

3- هيكل ما بعد البيروقراطي

يقوم هذا الهيكل على الحوار، وأخذ القرارات بالإجماع بدلا من السلطة الفوقية المفروضة من القيادة. حيث أنه نظام يتعامل مع الشركة على اعتبار أنها شبكة وليس تسلسل هرمي.

يستخدم هذا الهيكل في التعاونيات والمنظمات غير الربحية أو منظمات

المجتمع المدني

، إذ تشجع هذه النظم على مشاركة وتمكين الجميع في

اتخاذ القرار

.

4- هيكل وظيفي

يقوم الموظفين في الاقسام الوظيفية بأداء مجموعة من المهام المتخصصة.

يؤدي استخدام هذا الهيكل إلى كفاءة تشغيلية عالية ضمن المجموعة.

يناسب هذا الهيكل المؤسسات المنتجة لسلع وخدمات بكميات كبيرة وبتكلفة منخفضة.

5- هيكل تشعبي

يقوم هذا الهيكل على عدة هياكل فرعية إذ تنشئ المؤسسة شعبة لكل وظيفة تحتاجها للقيام بعملها.

تحتوي كل شعبة كافة الموارد الضرورية للقيام بوظيفتها، وتصنف الشعب على أساس جغرافي أو على أساس المنتج أو الخدمة التي تقدمها، ويمكن أن يكون لكل شعبة قسمها الخاص بالمبيعات و

التسويق

.