قائمة لبعض نماذج جدول حضور وانصراف الموظفين

الحضور والانصراف :

كثير ما يحتاج اصحاب الشركات إلى وجود  جدول حضور وانصراف الموظفين، أو صحيفة حضور لتتبع الحضور في الاجتماعات، ويعد إعداد جدول حضور وانصراف الموظفين والجدول الزمني المناسب للموظفين أمرًا بالغ الأهمية، لأنه يضمن لصاحب العمل أن الموارد البشرية لديه في المكان المناسب ويأتون وينصرفون في الوقت المناسب، كما أن عدم الانضباط بمواعيد العمل يؤثر على تكاليف العمالة والإنتاج.

ويعتبر جدول الحضور والانصراف أحد نقاط الاتصال الرئيسية بين الموظفين ورؤسائهم ، وعادة ما يكون هناك وحدة خاصة للحضور والانصراف يتم من خلالها تجميع ساعات العمل لكل موظف وتقيم الجهود المبذولة لكل موظف، وهناك الكثير من الوسائل التي تعمل على رصد وتسجيل حضور وانصراف الموظفين.

وسائل تسجيل الحضور والانصراف :


–  يقوم الموظفين المسئولين عن وحدة الحضور والانصراف بإبلاغ الموظفين بجداول عمل محددة، بما في ذلك مواعيد بدأ العمل المعتادة والأوقات المحددة للراحة ومواعيد تناول الغداء وموعد الانصراف أو الموعد الرسمي للانتهاء من العمل، ويجب اخبار الموظفين في حالة الزامهم بوقت إضافي مؤقت بسبب ظروف العمل، ويتم تسجيل كافة البيانات الخاصة بكل موظف في دفتر خاص بالحضور والانصراف، ويقوم كل موظف بتسجيل مواعيد الحضور والانصراف الخاصة به في ذلك الدفتر، مع الحرص على وجود موظف مسئول على هذا الدفتر حتى لا يتم أي تلاعب.

– يقوم الموظف المسئول بمراجعة بيانات حضور وانصراف الموظفين وتصحيح أخطاء الإدخال، وتسجيل الإجازات الرسمية والمرضية، وتسجيل المأموريات وحصول الموظف على أي أذن خاصة، ويتم كل شهر ترحيل نتائج الحضور والانصراف إلي برنامج الأجور لحسب المرتبات وخصم من الموظفين المقصرين .

– تقوم بعض الشركات باستخدام جهاز البصمة لرصد الحضور والانصراف من خلال

بصمة اليد

، ومن خلال هذا النظام يتجنب أصحاب العمل وجود أي خطأ وارد في عملية التسجيل اليدوية، كما أنها تعمل على فشل أي تلاعب في كشف الحضور والانصراف من قبل الموظفين، وتعمل هذه الاجهزة في الكثير من المصالح الحكومية والشركات الخاصة والبنوك والمكاتب الكبرى، وهي تعمل على استبدال التوقيع اليدوي أما عن طريق بصمة اليد او عن طريق الكارت الذكي الخاص بكل موظف أو عن طريق بصمة الوجه.

قائمة لبعض نماذج جدول حضور وانصراف الموظفين :


– يمكن تنزيل نماذج جدول الحضور والغياب لبرنامج Excel أو OpenOffice أو Google Sheets، حيث يتم تصميم نماذج تسجيل الحضور والانصراف ويمكن طباعة النموذج بسهولة ليتم مليء الجدول يدويا عن طريق مسئول الحضور والانصراف الخاص بالشركة.

– على الرغم من أنه يمكن العثور بسهولة على جدول حضور وانصراف الموظفين، ولكن أحيانًا ما يحتاج إلى أن يكون أكثر مرونة، لموظفين يعملون مثلا لمدة 12 ساعة، مثل الممرضات اللاتي قد يعملن بدوام كامل أو جزئي، ويتيح هذا الجدول إدراج أي عدد من الموظفين ويمكن تغير مواعيد العمل الخاصة بكل موظف.

هناك بعض النماذج التي تتيح تسجيل غياب الموظفين بشكل منفصل على تسجيل الحضور، ويتم تسجيل كافة تفاصيل الغياب لكل موظف سواء كان غياب أو أجازة مرضية، أو اجازة عارضة.

– يتيح ذلك الجدول مواعيد العمل لمدة أسبوع، وبها جدول زمني سريع للتخطيط لأسبوع العمل وتنظيم جداول المواعيد الخاصة بالموظف .

– من خلال هذا النموذج يتم تسجيل الحضور والانصراف لكل موظف خلال الاسبوع.