مركز الملك عبدالعزيز للوثائق والمحفوظات هو جهة تخصصية تنظيمية للوثائق والمحفوظات تقوم على حصر الوثائق وتنظيمها ووضع اللوائح الخاصة بشؤون وثائق الجامعة، من خلال لجنة دائمه للوثائق هي المرجع الأول لشؤون وثائق الجامعة بالإضافة إلى إجازة الوثائق المرحلة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات، والتخلص من الوثائق التي أنتفت الحاجه إليها، فقد تم إنشاؤها بغرض البحث عن حل للتراكمات المعلوماتية والوثائقية الذي حدث نتيجة للتوسعات التي شهدتها الجامعة.

الهدف من إنشاء المركز:

تسهيل الوصول إلي المعلومة في اقل جهد ووقت ممكن، لكن في ظل هذا التكدس المعلوماتي الوثائقي الذي حدث نتيجة التوسعات التي شهدتها الجامعة من برامج جديدة، ونشاطات ، وفعاليات، مما جعل من الصعوبة السيطرة على حجم هذه الوثائق فكان لابد من إيجاد طريقة علميه تسهل ضبط هذه الوثائق بحصرها أولاً ومن ثم معالجتها وإتاحتها لذا ارتأت الجامعة ان توكل هذه المهمة إلي جهة تخصصيه تنظيمية تقوم على حصر الوثائق وتنظيمها والتخلص مما ليس له قيمه وما أنتفت الحاجة إليه.

الرؤية والرسالة لمركز الملك عبد العزيز للوثائق والمحفوظات:

يعمل على المركز على نشر رسالة سامية وهي أن يكون مركز الوثائق والمحفوظات ب

جامعة الملك عبدالعزيز

مركز محوري قياسي لخدمة كافة منسوبي الجامعة وذلك من أجل تحقيق رؤية القيادة الرشيدة في تطبيق

رؤية المملكة 2030

بما يحقق المنفعة العامة نحو مزيد من التقدم والإنجاز.

مهام وخدمات مركز الملك عبدالعزيز للوثائق والمحفوظات:

تعمل هذه الجهة التخصصية والتنظيمية للوثائق والمحفوظات بغرض البحث عن حل للتراكمات المعلوماتية والوثائقية، مما يجعل عملها والمهام التي تقدمها ينحصر في:

– إعداد اللوائح التنفيذية اللازمة لنظام الوثائق والمحفوظات وتنفيذها بعد إقراراها.

– إعداد دليل تصنيف موحد للوثائق والمحفوظات، ودليل ترميز شامل لأجهزة الدولة.

– جمع الوثائق والمحفوظات، وفهرستها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وتنظيم تداولها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطتي التصنيف والترميز.

– إعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لأعمال المركز وتنفيذها بعد إقرارها، وتوفير البيانات والمعلومات عن الوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفقاً للوائح المركز.

– الإشراف والمتابعة الفنية لعمليات الحفظ في الأجهزة الحكومية، والعمل على حماية الوثائق والمحفوظات.

– تحقيق التنسيق والتكامل مع الأجهزة المعنية بالوثائق والمحفوظات في المملكة ، وتبادل الخبرات والمعلومات معها.

– تجميع الأنظمة واللوائح والتعليمات والاتفاقيات والمعاهدات وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه

– العمل مع الجهات المختصة على إيجاد العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات ، واتخاذ كافة السبل المؤدية لذلك.

– الإشراف على إتلاف المحفوظات والوثائق التي يتقرر إتلافها بموجب اللائحة الخاصة بذلك.

– تحقيق التعاون في مجال الوثائق والمحفوظات مع الأجهزة المختصة دولياً، وذلك عن طريق: الاشتراك في الهيئات والمنظمات الإقليمية والدولية في مجال الوثائق والمحفوظات، وحضور الندوات والمؤتمرات والحلقات العلمية المتخصصة وإعداد البحوث المتعلقة بذلك، وكذلك تبادل المعلومات مع المراكز الوطنية للوثائق والمحفوظات في العالم.