يعتبر تحليل وضع المؤسسة والتعرف على مدى نهوضها وتقدمها إداريا، وضمان التعرف على أبرز وأهم فرص النهوض والتطور من أقصى اهتمامات أية مؤسسة، وللتعرف على فرص النهوض والتحسن هناك العديد من الخطوات والمراحل الواجب القيام بها.

مراحل تطوير وتحسين وضع المؤسسة

لكي تقوم أي شركة بتطوير وتحسين أوضاعها فإنها يجب أن تهتم جيدا بتحليل ايجابيات وسلبيات فرص التحسينات، ودراسة مدى إمكانية تطبيقها بشكل طبيعي، ولا شك ان التحليل الجيد للتحسينات ومعرفة حيثيات وتداعيات تطبيقها يتطلب مجهود ودقة واهتمام كبير من الإدارة العليا بالموافقة عليها أو رفضها، ومن مراحل الوصول لخطة تطوير وتحسين مناسبة ما يلي :

1- تقييم الأفكار:

قبل البدء في تنفيذ وتطبيق أية تحسينات عشوائية يجب التعرف على كافة الأفكار والمقترحات المعروضة على

إدارة المؤسسة

، ومن ثم تقييمها بعد دراستها جيدا في جلسة عمل استشارية للتعرف على الاختيار الأنسب بموافقة مختلف الخبرات المتواجدة بمجلس الإدارة.

2- تحليل التكاليف والفوائد:

بعد اختيار الفكرة أو المقترح المراد تطبيقه على المؤسسة من اجل تطويرها والنهوض بها، يجب تحليل تلك الفكرة جيدا وعمل دراسة جدوى لها على أعلى مستوى، بحيث نتعرف على المزايا والعيوب التي قد تنتج عن تنفيذ أو عدم تنفيذ تلك الفكرة، وكذا التكاليف والفوائد والمميزات المتوقع الحصول عليها وكافة تأثيراتها الجانبية.

3- تحليل مجالات القوى:

عند تطبيق الفكرة المختارة بعد التعارف على مميزاتها وعيوبها بالتفصيل الدقيق، يجب اختيار فريق العمل الأنسب لتنفيذ وتطبيق تلك التحسينات، مع التأكد من تمتع جميع من يشارك في تنفيذ أية خطة بمهارة وخبرة وكفاءة مناسبة؛ إذ أن تلك التحسينات في الغالب ما يترتب عليها مستقبل المؤسسة ومستقبل جميع العاملين فيها، وهو أمر ليس بالهين ويتطلب الكثير من الجهد والالتزام والاهتمام.

4- مخطط الطوارىء:

بعد أن مررنا من أهم مراحل تنفيذ خطة واستراتيجية التحسين وتأكدنا من مدى صلاحيتها والأمور والتأثيرات المحيطة بها والمترتبة عليها، نبدأ في وضع أطر خاصة لتأمين المؤسسة ضد أية خروقات او أعمال خلل تصيب سير عمل المؤسسة في حال فشل الخطة، ويتم ذلك عبر الاتفاق على مخطط عام للطوارئ يجب اللجوء إليه في اللحظات الصعبة كالانهيارات الاقتصادية، أو خسارة أسهم الشركة في البورصة، أو تفكك شراكاتها، أو عدم التزام موردين أو مستوردين، أو غير ذلك من أضرار تتعرض لها المؤسسات.

5 تعصيف الأفكار:

والعصف الذهني بالطبع المقصود منه التشاور والتحاور بحيث يخرج كل عضو بإدارة المؤسسة او حتى العاملين به ببفكرة او مقترح أو لفت انتباه أو ملحوظة هامة للنهوض بالمؤسسة، أو تجنب آثار ما سلبية، أو التغلب على مشكلة تخص العمل أو التصنيع أو العاملين أو العملاء أو الترويج و

التسويق

أو حتى التعامل مع الجمهور والشركاء والمنافسين، فمن أهمية تعصيف الأفكار أنها تجمع لدى إدارة المؤسسة كافة الآراء والمقترحات وتيسر عليها عملية الاختيار الأنسب وفق ظروف وسياسة عمل المؤسسة.

6- المتابعة والتقييم:

بعد تنفيذ الخطة على الوجه الأكمل وضمان سير العمل على أكمل وجه، لا يجب الإبقاء على موقف المؤسسة في موقف المتفرج وأن تخلي مسؤوليتها عن متابعة فرص التحسين والتطوير، بل يجب وضع سياسة خاصة للرقابة والمتابعة والتأكد من الجودة ومدى تقدم العمل في الطريق الصحيح وعدم تراخي العاملين عن القيام بواجباتهم بشكل سليم.

بعد اتباع كافة الخطوات السابقة تكون إدارة المؤسسة على يقين وضمانة تامة بانها في خلال سنوات قليلة ستسود مجالها محليا ودوليا مع مرور الوقت، فالإدارة كما أنها خبرة ومهارة وكفاءة فهي كذلك علم، وعلم إدارة الأعمال يجب القيام به والاهتمام بضوابطه ومعاييره لضمان تحقيق الغايات النهائية لأي كيان مؤسسي.