ينصح خبراء إدارة الأعمال بضرورة فرض السيطرة على المؤسسة بمختلف أقسامها وتطبيق معايير جادة للرقابة والتقويم لتسهيل حل المشكلات والأزمات التي قد تطرأ على المؤسسة، وعملية التقويم تلك تقوم على عدة أسس وخطوات نوضحها فيما يلي.

المقصود بالتقويم الإداري

تعتبر عملية التقويم الذاتية التي تثيمها

إدارة المؤسسة

لنشاطاتها ومدى كفاءة وجدية أعضاءها أحد أهم الأدوات الإدارية التي يجب الاهتمام بتطبيقها على مدى واسع داخل أي كيان ما كمحاولة لتوفير فرصة مفيدة للتعرف على كل جوانب المنظمة والتعرف على كيفية الأداء في مجالات النشاط المختلفة ومدى استثمار الطاقات والإمكانيات المتاحة، ومن ثم تتمكن الإدارة من تحليل مصادر التفوق أو القصور في العمليات وتقويم النتائج المتحققة.

كما أن عملية التقويم تلك تساعد الإدارة بشكل كبير في الكشف عن مواطن الضعف وأسباب المشكلات وتحديد مصادرها وتأثيراتها الحالية والمستقبلية، وعن طريق االتقويم يتيسر للإدارة أن ترصد مصادر القوة في المنظمة وتبين مدى الاستفادة منها وتفعيلها لتحقيق العملية الإدارية المنشودة.

أسس ومراحل التقويم الإداري

لكي تتم عملية التقويم، يجب أن تتم وفق ضوابط ومعايير سليمة وباستخدام الأدوات التي تضمها نماذج ”

إدارة التميز

” كما هي أو بعد أن يتم تطويعها لكي تتناسب مع طبيعة عمل المنظمة ونشاطاتها وظروف العمل بها، ومن تلك الاجراءات والأسس الواجب الاهتمام بها وتطبيقها عند تنفيذ عملية التقويم الذاتي ما يلي :

1- يجب في البداية أن يتم تحديد غايات وأهداف عملية التقويم والنتائج المنشودة والمزايا المتوقعة، مع ضرورة إدماج عملية التقويم في برامج عمل الإدارات المختصة؛ بحيث لا تتم عملية التقويم منفردة بعشوائية لكن تتم بالتعاون مع الإدارة أو القسم موضع التقييم.

2- يجب عند تطبيق عملية التقويم أن يتم إعلام كافة أعضاء المنظمة ليتعاونوا مع فرق التقويم للوقوف على كافة معوقات النهوض والتعرف على وسائل النجاح التي تتميز بها المؤسسة، وأن تتم تهيئة المنظمة لفكرة التقويم وبيان أهدافها ومتطلباتها وإزالة مخاوف العاملين وأفراد الإدارة منها؛ حيث أن الكثير من العاملين يعتقدون بأن التقويم هو عملية رقابية للبحث عن الأخطاء ومعاقبة المقصرين وبالتالي لا يتعاونون مع فريق التقويم.

3- يجب تحديد المدى العام للتقويم واختيار مجالاته، أي تحديد هل سيشمل التقويم المنظمة ككل على اتساعها، أم يتم التركيز فقط على بعض الاقسام والقطاعات التي تفتقد للتنظيم أو يتم تقييم مجالات نشاط محددة أو عمليات بذاتها، ويتم تحديد ذلك في ضوء الأهداف المرجوة من التقويم والفوائد المستهدفة منه.

4- من أسس التقويم الإداري أن يتم اختيار ووضع الكيفية أو الآلية المحددة لعملية التقويم، والمقصود بذلك أن الإدارة يجب أن تقرر أي وسائل التقويم سوف تتبع، فعلى سبيل المثال هناك من الإدارات من يستخدم نماذج التقويم المرفقة ب

النموذج الأوروبي للتميز

أو النماذج التي تستخدمها منظمة الجودة العالمية، وهناك من إدارت المنظمات من يفضل وضع نماذج تقويم خاصة بها بحيث تتفق مع طبيعة أعمالها واهتماماتها.

5- من الأمور الضرورية أن يتم التقويم بمعرفة فريق مختص ومكلف بذلك دون غيره، فيجب تشكيل فريق العمل على أن يضم عناصر من مختلف قطاعات المنظمة يتم تدريبهم على إجراءات التقويم ومتطلباته.

6- أثناء عملية التقويم يتك جمع المعلومات من مختلف قطاعات المنظمة المختلفة عبر توزيع نماذج واستمارات محددة يضع فيها كل شخص رؤيته وتقييمه بكل صدق، وبعد استيفاء نماذج التقويم بمعرفة أعضاء فريق التقويم، يتم تخزين المعلومات لعرضها على الإدارة.

7- بعد جمع وتخزين البيانات والاستبيانات تقوم الإدارة بتحليلها ومقارنتها بسياسة المؤسسة ورسالتها والضوابط والمعايير المتفق عليها؛ لتتعرف على مدى اتفاق حركة ومعدلات الأداء الفعلي مع المستويات المعيارية المستهدفة.

8- إذا وجدت المؤسسة أي معوقات وفجوات في عمل المؤسسة تبدأ في البحث عن أسباب فجوات الأداء تلك حتى تصل لسبب الأزمة تحديدا وتعمل على إصلاحه وتطويره لتلافي أسباب الفجوات والارتفاع إلى مستويات الأداء المعيارية.