إن التكنولوجيا الحديثة وعصر العلم الذي يعيشه العالم حاليا كان له أكبر الأثر في ابتكار مواصفات جديدة وأساليب مبتكرة لسير عمل كل المجالات تحديدا بلا استثناء، للدرجة التي وصل فيها دور وتأثير التقنيات الحديثة إلى إبداع أساليب إدارية جديدة وسلسة تساهم في إدارة المؤسسات عن بعد والارتقاء بها واستراتيجيتها والعمل على تطبيقها بشكل أكثر دقة وتميز.

مواصفات الإدارة الالكترونية

تتمتع

الإدارة الإلكترونية

للعديد من المواصفات التي لا تكاد توجد في غيرها، ومن تلك المواصفات ما يلي :

1- العمل على توفير فرص مرنة وبسيطة للتعامل مع العملاء والموظفين من الحاسب الآلي وتحديدا عبر شبكة الانترنت.

2- يمكن الاستعانة بالإنترنت لتواصل الإدارة العليا مع أي من العملاء أصحاب الشكاوى بهدف تخفيف حدة المشكلات الناجمة عن تعاملهم مع موظف محدود الخبرة أو روتيني للغاية.

3- تتصف الإدارة الإلكترونية بأنها يمكنها فعلا الإسهام في رفع أداء وكفاءة الإدارة التقليدية، لكنها لا يمكن بأي حال من الأحوال أن تكون بديلا لها وتلغي دورها؛ لأن العنصر البشري وتعامله المباشر مع العملاء لا يمكن تعويضه مهما حاولنا تقنيا.

4- من مواصفات الإدارة الإلكترونية أن لها العديد من الأنظمة الحديثة التي تساهم بشكل فعال في تحقيقها لأهدافها، ومن تلك الأنظمة ما يلي :

أ- الأنظمة التقنية الخاصة بالإشراف والرقابة والمتابعة الفورية أولا بأول.

ب- الأنظمة الاقتصادية الإلكترونية والمتمثلة في توفير آليات تقنية حديثة بغرض الشراء والبيع والتبادل التجاري إلكترونيا.

ج- أنظمة الخدمات المتكاملة

:

وتلك هي الأنظمة التي نالت حظها من التقنيات الحديثة وأصبح بإمكانها إتمام كافة مهامها من المكتب دونما حاجة للاحتكاك الميداني بالآخرين، إلا في بعض الحالات الطارئة التي لابد فيها من استدعاء العامل البشري.

د- النظم غير التقليدية الأخرى

:

هي نظم حديثة لم تكن متوافرة من قبل في آليات عمل الأنظمة الإدارية التقليدية، وساهمت بشكل كبير في تيسير أمور ومتطلبات العميل والموظف مقدم الخدمة على حد سواء، ومن تلك الأنظمة ما يلي :

– نظم معالجة البيانات الكثيفة.

– نظم التعامل مع تلقائيا عبر ما يسمى ب

الذكاء الإصطناعي

.

– نظم معالجة وتطوير العمليات الإنتاجية، ويكون ذلك من خلال بعض ابتكارات التسويق الحديثة وكذلك الطباعة والإعلان والبيع الإلكتروني، بالإضافة لنظم العلاقات العامة الالكترونية والتي تتابع الأمر بشيء من التفصيل عبر الشبكة العنكبوتية ويكون لها دور فعال في التواصل مع الجمهور والعملاء وحتى المنافسين من مكاتبهم.

ويمكن أن نضيف من الأنظمة الغير تقليدية في الإدارة، نظم التعامل مع البنوك والمصارف والمؤسسات الداعمة والممولة من بنوك وبورصات وما إلى ذلك.

هـ- نظام الذاكرة المؤسسية

وهو من أبرز الأنظمة المتبعة في الإدارة الإلكترونية الحديثة ويقوم على ربط العاملين الموجودين بالمؤسسة ببعضهم البعض بلا أي حاجة للنظر في موقعهم الجغرافي ولا حتى الاطلاع على تراخيص وتصريحات وإجراءات إدارية عقيمة، فقط تحتاج لشبكة الانترنت وشخص متخصص يدير تلك المنظومة.

مميزات نظام الذاكرة المؤسسية :

1- التعامل التقني الكامل دون حاجة لبذل مجهود جسدي.

2- إنهاء التكليفات المطلوبة عن بعد وبكل كفاءة.

3- القدرة على حفظ المستندات والأوراق والإجراءات بكل بساطة في وسائل تخزين حديثة بلا حاجة لأرفف تشغل أماكن وغرف وعقارات كاملة.

4- سهولة توزيع ونشر القرارات والتعليمات والأوامر والسياسات الجديدة على كل أعضاء المؤسسة والعملاء وذلك بضغطة زر واحدة بلا حاجة لسكرتارية أو عامل بريد أو أي مساعدة بشرية.

5- التخلص من الأوراق والمستندات الكثيفة التي تصيب الإنسان بالملل وتحتاج لجهد عصبي وبصري للتعامل معها.

6- القدرة على الاحتفاظ بكل شيء نصا أو صورة أو فيديو وتوثيق أي لقاء أو أي عملية تتم داخل المؤسسة.

كما أن النظام المؤسسي هذا يمكنه التعامل مع خطط العمل وعمليات تقييم الأداء ومتابعة أداء التكليفات ومحاسبة الحضور والإشراف على التوقيتات وآليات التبادل المالي، بالإضافة لبعض خدمات التعليم والتدريب عن بعد في ظل نظام تقني راقي ييسر كافة سبل التواصل.