تعد الدورة المستندية من إحدى هذه الدورات الخاصة بالمحاسبة من الأساس إذ تعد الدورة المستندية عبارة عن تلك المرحلة الأولى في تطبيق العمليات المحاسبية ، و التي يرتبط بها المستند المحاسبي في كل خطوات إعداده من قبل المحاسب ، و يتم تعريف الدورة المستندية أيضاً على أنها عبارة عن مجموعة الإجراءات التي تساهم في الأساس في منح المستند المحاسبي الصفة القانونية الخاصة به علاوة على مساهمتها العالية في التحقق من مصداقيته ، و ذلك حتى يتم عمل هذه القيود المحاسبية الخاصة بكل مستند ، و ذلك بأسلوباً دقيقاً من أجل أن يتم ترحيلها إلى دفاتر المحاسبة ، و إلى القوائم المالية ، و لهذا فإنه يكون على المحاسب التأكد العالي ، و الدقيق من صحة عمله ، و ذلك يكون تلافياً لأي أخطاء قد تظهر في أثناء قيامه بتنفيذ بقية الخطوات المحاسبية إذ أن مهنة المحاسبة تحديداً هي مهنة تحتاج إلى قدراً عالياً من الدقة من جانب القائم بها .

أهداف الدورة المستندية

:-

يوجد عدداً من الأهداف التي تعمل الدورة المستندية على تحقيقها ، و هي :-

أولاً

:-

تحديد الوظيفة أو هذا النشاط المطلوب القيام بتنفيذه من قبل الإدارة.

ثانياً

:-

القيام بجمع البيانات أو هذه التقارير التي يجب إعلامها للإدارة ، و ذلك من أجل اتخاذ القرار السليم ، و الصحيح .

ثالثاً

:-

مساعدة الإدارة ، و بشكلاً عالياً على اتخاذ القرارات المناسبة ، و المبنية على معلومات دقيقة .

رابعاً

:-

القيام بعملية الربط لتلك الأقسام التي تقوم بتنفيذ وظائف أو أعمال مشتركة معاً ، و بشكلاً دقيقاً ، و مرتباً .

خامساً

:-

المعرفة السليمة ، و الدقيقة لقيم الأصول أو هذه الالتزامات التي يتم استخدامها في تنفيذ الأعمال أو المهام .

سادساً

:-

توفير عنصر المتابعة الجيدة ، و الدقيقة لهذه الحركة الخاصة بالمستندات المحاسبية بين كل أقسام المؤسسة .

سابعاً

:-

سهولة عملية الوصول إلى هذه المستندات ، و التي عادةً ما يتم استعمالها في تنفيذ الوظائف الإدارية .

أنواع الدورات المستندية

:-

يوجد للدورات المستندية ثلاثة أنواع أساسية ، و هي :-

أولاً

:-

الدورة المستندية للمخازن

:-

و هي عبارة عن تلك الدورة المستندية التي يكون اهتمامها منصباً على متابعة ، و توثيق هذه المعلومات الخاصة بكافة السلع أو المهمات التي تكون موجودة فس داخل المخازن ، و هذه العمليات المستندية التي تتم عليها سواء من عمليات خاصة بالشراء أو بالبيع أو ما يخص الاستخدام لها من جانب العاملين في المؤسسة إذ أن تلك النوعية من الدورة المستندية الخاصة بالمخازن هي عبارة عن تلك الإدارة المعنية في الأساس بتحقيق عنصر الرقابة على المخازن ، و محتوياتها ، و ضمان تطابق تلك الموجودات الفعلية الموجودة داخلها مع المسجلة على الأوراق علاوة على التأكد من هذه المستندات الخاصة باستيراد ، و تصدير المواد التي تتم خلال الفترة المحاسبية ، و القيام بتسجيلها ، و ذلك بشكلاً يومياً ، و يكون ذلك بناءا على هذه الإجراءات الخاصة بالمؤسسة أو بالشركة .

ثانياً

:-

الدورة المستندية للمشتريات

:-

و هي تلك الدورة المستندية الخاصة بعمليات الشراء ، و التي تقوم بها المؤسسة أو الشركة في خلال السنة المالية ، و يجرى تقسيم المشتريات إلى نوعان رئيسيان ، و هما :-

المشتريات الغير نمطية

:-

و هي تكون عبارة عن تلك النوعية من المشتريات ، و التي لا يتم في الأصل التخطيط لشرائها بشكلاً مسبقاً أي أنها يتم القيام بإعداد المستندات الخاصة بها فور طلبها أي وقت الحاجة الفعلية إلى شرائها إذ تضاف تكلفتها المادية الخاصة بعملية شرائها عادةً على قيمة المصاريف الأخرى .

المشتريات النمطية

:-

و هي عبارة عن تلك النوعية من المشتريات ، و التي تكون المؤسسة أو الشركة معتادة على القيام بشرائها ، و ذلك في العادة يكون بشكلاً دورياً أو شبه دائم حيث توجد قائمة بهذه المشتريات في العادة عند أمين المخازن أو كما يطلق عليه أحياناً أمين المستودعات ، و الذي يحرص على إعداد تقريراً بهذه الكميات التي تنقصه ، و يعلم بها المحاسب ، و ذلك من أجل القيام فيما بعد عملية شرائها بتوريدها إلى المخازن أو المستودعات الخاصة بالشركة أو المؤسسة .

ثالثاً

:-

الدورة المستندية الخاصة بالمبيعات

:-

و هي عبارة عن هذه الدورة التي تهتم بعمليات البيع ، و التي تجرى في الشركة أو المؤسسة في خلال السنة المالية إذ تعتمد الدورة المستندية الخاصة بالمبيعات على دراسة تلك الآراء الخاصة بالعملاء أو هذه الطلبات التي يتم تقديمها إلى المؤسسة أو الشركة من أجل الحصول على سلعاً معينة ، و يقوم المحاسب المختص بها بإعداد الدورة المستندية للمبيعات باعتماد الوثائق الرسمية الخاصة بها ، و التي عادةً ما تشتمل على الفواتير بالعلاوة إلى بطاقات صنف المادة ، و عادةً تحتوي المستندات الخاصة بعملية المبيعات على المكونات الأتية :- ( الكمية المباعة علاوة على سعر الوحدة الواحدة ، و السعر الإجمالي هذا بالعلاوة على كيفية الدفع أو السداد ، و كل ما يختص بتفاصيل المباع إذ تتكون تلك المستندات الخاصة بالمبيعات في الغالب من نسختان تكون النسخة الأولى منها للشركة أما الثانية فهي تخص العملاء .