تنظيم الوقت

يمكن تعريف عمليّة تنظيم الوقت بأنّها: عملية تهدف إلى الاستخدام الأمثل للوقت المُتاح، في كلّ يوم، وكلّ أسبوع؛ لتحقيق كافة الأهداف، والمَهام المُخطَّط لها، من خلال إعداد القوائم، والجداول الزمنيّة اليوميّة، والأسبوعيّة، والشهريّة -إن أمكن-، ومن الجدير ذكره، أنّ هناك فرقاً بين تنظيم الوقت، وإدراته؛ فإدارة الوقت تعني: المقدرة على استخدام مختلف الوسائل والطرق المُتاحة؛ في سبيل تحقيق الاستفادة القُصوى من الوقت المُتاح؛ لتحقيق التوازن بين الأهداف، والواجبات، والرغبات، أمّا تنظيم الوقت، فهو يُعتبَر مرحلة من مراحل إدارة الوقت، حيث تأتي بعد مرحلتي تحليل الوقت، وتخطيطه، ويتمّ فيها تحديد المَهام، والتنبُّؤ بالوقت المُتاح لها.^[١]

وتنطوي عملية تنظيم الوقت على إنشاء هيكل ومُخطَّط مُتكامِل لكافّة الأدوار، وذلك من خلال تحديد، وتمييز مختلف النشاطات الضرورية؛ لتحقيق أهداف الفرد، أو المُؤسَّسة، وتجميع هذه الأنشطة ضمن مجموعات، وتعيين فرد، أو مجموعة من الأفراد على كلّ مجموعة من هذه المجموعات، وتوكيل السُّلطة المُخصَّصة، أو الإدارة؛ لتنفيذ كافّة النشاطات، مع ضرورة وجود تنسيق متكامل بين علاقات السُّلطة، عموديّاً، وأفقيّاً في الهيكل التنظيميّ للمُؤسَّسة، وبغياب تنظيم الوقت، سيصعب الوصول إلى الأهداف المطلوبة، وقد تضيع الأوقات، والفُرَص الثمينة في المُؤسَّسات، والمجتمعات؛ بسبب انعدام تنظيم، وتنسيق الوقت المُتاح بالشكل الصحيح.^[٢]

أهمية تنظيم الوقت

هناك العديد من الفوائد التي تكمن وراء تنظيم الوقت، واستغلاله على النحو الأمثل، وأهمّ هذه الفوائد هي:^[٣]

إرضاء الله: خلقَنا الله تعالى في هذه الحياة القصيرة؛ لعبادته، وطاعته، والإعداد للحياة الآخرة، والإنسان الصالح هو من يُنظِّم وقته، ويستثمره بما أُوتِيَ من قوّة في إنجاز الأعمال المفيدة، وإعمار الأرض، وتحقيق الأهداف الخَيِّرة.
تحقيق الأهداف، والإنجازات: فمن خلال تنظيم الوقت، واستغلاله على النحو الأمثل، يتمّ الوصول إلى الأهداف المطلوبة، وتحقيق كافّة الطموحات.
الراحة النفسيّة، والشعور بالرضا عن النفس: حيث إنّ الإنسان الذي يستخدم الوقت المُتاح له استخداماً مُنظَّماً ومُخطَّطاً له، سيُحقّق ما يُريده، ممّا يُشعره بالسعادة، والراحة النفسيّة، والرضا عن الذات.
التوفيق بين واجبات العمل، والعائلة، والاحتياجات الشخصيّة: فالإنسان الذي يُنظِّم وقته ويُديره بشكل جيّد، سيتمكّن من تحقيق التوازن بين الواجبات، والاحتياجات، والأعمال المختلفة.
الاستفادة المُثلى للجهد: حيث يُساهم تنظيم الوقت بشكل كبير في حفظ الجهد، وعدم إهداره، والاستفادة القصوى منه؛ فتنظيم الوقت في الدراسة مثلاً، سيُمكّن الطالب من الاستفادة من الجهد الذي يبذله، ويُحقّق الفائدة منه؛ للحصول على درجات علميّة عالية، ومُتفوِّقة.
تجنُّب الارتباك، والازدواجيّة: فتنظيم الوقت يُساعد الإنسان على تحقيق التوازن النفسيّ له، ومنع أداء الأعمال مع بعضها البعض في الوقت ذاته؛ إذ إنّ ذلك يُؤدّي إلى إضاعة الطاقة والجهد.
إرضاء الإدارة في العمل: فالمُوظَّف الحريص على تنظيم وقته، والذي يسعى إلى تفادي التقصير في عمله، سينال الرضا، والاستحقاق من الإدارة، وقد يحصل على المُكافآت.
إنجاز الأعمال في وقتها: فالإنسان الذي يُنظّم وقته، سيتمكّن من أداء أعماله أوّلاً بأوّل، وسيتفادى تراكُمها؛ حتى لا تصبح صعبة الأداء، أو مستحيلة.
صفاء الذهن، والتركيز على أداء العمل: فتنظيم الوقت بشكل فعّال، يُساعد الفرد على معرفة الواجبات، وما هو مطلوب إنجازه بالتحديد، ممّا يجعله غير مُشوَّش الذهن، ويُصبح أكثر تركيزاً في العمل الذي يؤدّيه، وسيتمكّن من إنجاز هذا العمل بكلّ فاعليّةٍ، وإتقان.

قواعد تنظيم الوقت

تُوجَد أربع قواعد أساسيّة؛ لتحقيق تنظيم ناجح للوقت، وهذه القواعد هي:^[٤]

برمجة الأعمال: يؤدّي الإنسان الناجح والهادف عدّة أعمال مختلفة خلال يومه، حيث تُقسَم هذه الأعمال إلى:
- الأعمال الثابتة: وهي الأعمال المُعتادة، كالعبادة، والعمل المعيشيّ من مهنة، أو وظيفة، أو حِرفة، وتنمية الكفاءات، وزيارة الأصدقاء، وصِلة الرَّحِم، والترفيه، والنوم، والتسوُّق، والراحة، حيث إنّ الأعمال الثابتة تُمثّل الأعمال التي يشترك في ممارستها غالبيّة الناس، وقد يشتركون أيضاً في نوعها، كالحِرف، والمِهن. ولترشيد الوقت، وتنظيمه، تتمّ جدولة هذه الأعمال، وبرمجتها، إمّا ذهنيّاً (أي في الذهن)، أو -يُفضَّل- من خلال التدوين على الورق، حيث يتمّ تدوين الأعمال الثابتة التي يجب ممارستها خلال اليوم، ورَسْم جدول لها خلال أيّام الأسبوع. ومن الجدير بالذكر أنّ جدولة الأعمال تساهم في تنظيم الوقت، والتحكُّم به، واستغلال الوقت المُتاح على النحو الأمثل.
- الأعمال غير الثابتة: وهي الأعمال الاستثنائيّة، أو الطارئة، ويتطلَّب تنظيمُ الوقت لها تدوينَ قائمة بهذه الأعمال، وترتيبَها حسب الأهميّة، ثمّ أداءَها، وتنفيذَها.
عدم تأجيل الأعمال: إنّ من أهم قواعد تنظيم الأوقات، والأعمال، هو عدم تأجيل عمل اليوم إلى الغد، أو المستقبل؛ فتأجيلها يُؤدّي إلى إضاعة الوقت، وتعطيل الأعمال، وقد يُشعِرُ الشخص بالهَمّ، والإجهاد، والتعب النفسيّ، والجسديّ، والازدحام الذهنيّ، أمّا القيام بالأعمال المطلوبة دون تأجيلها، فيُساهم في إشعار الإنسان بالإنجاز، والراحة، والسعادة.
تطبيق قاعدة الأهمّ فالمُهمّ: وهو ما يُعرَف بقاعدة سُلَّم الأولويّات، حيث تنصّ هذه القاعدة على أنّ الأعمال ليست جميعها بمستوى الأهمّية والضرورة نفسه؛ حيث تُوجَد أعمال من الضروريّ إنجازها أكثر من أيّة أعمال أخرى؛ فهناك أعمال ضروريّة، وأعمال أقلّ ضرورة، وأعمال عاديّة، وبمراعاة تطبيق هذه القاعدة، سيتمكّن الفرد، أو المُؤسَّسة من تنظيم الوقت، والتحكُّم به، بالإضافة إلى أداء الأعمال بحكمة ونجاح، أمّا إهمال هذه القاعدة، فإنّه سيُؤدّي إلى شلل، وعُطل، وإرباك للأعمال.
اختيار الوقت المناسب: لتحقيق تنظيم ناجح للوقت، على الشخص أن يأخذ في عين الاعتبار أنّ اختيار التوقيت الصحيح والمناسب، هو أمر حاسم؛ فقد يكون الوقت مناسباً لأداء عمل ما، أو عدم أدائه، أو قد يكون مناسباً للتكلُّم، أو الصمت، فإذا كان الشخص يتقنُ فنّ معرفة الوقت المناسب لعمله مثلاً، أو لزواجه، أو لعلاقته مع الآخرين، فإنّه سيُحقّقُ النجاح، والسعادة.
تعلُّم الصبر: فالصبر هو مزيج مُعتدل بين الحكمة، وضبط النفس، واكتساب الصبر يُمكِّنُ الإنسان من معرفة أنّ أيّ عمل يتمّ إنجازه قَبل أوانه قد يُفسدُ كلَّ شيء.

المراجع

↑ د مصطفى هاشم البنان، فن ادارة الوقت، صفحة 15،16. بتصرّف.
↑ بشير العلاق، أساسيات إدارة الوقت، صفحة 18. بتصرّف.
↑ مدحت محمد أبو النصر، إدارة الوقت: المفهوم و القواعد و المهارات (الطبعة الثالثة)، القاهرة: المجموعة العربية للتدريب والنشر، صفحة 64،65. بتصرّف.
↑ السيد رضا علوي، كيف تستثمر أوقاتك (نسخة جديدة): دليلك في تنظيم الوقت وإغتنامه وإستثماره، صفحة 130-142. بتصرّف.